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24年度 第1回 情報公開・個人情報保護審査会

[2015年12月15日]

ID:2110

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日時

平成24年7月17日(火曜日)午後2時~3時

場所

長岡市役所会議室2

出席者

委員

岩佐嘉彦
恩地紀代子
加福雅和
高橋明男

事務局

市長 小田豊
事務局企画部長 森良男
情報管理課長 藤井徹
情報管理課情報公開担当課長補佐 永田美樹
情報管理課情報公開担当 玉城晋太郎
情報管理課情報公開担当 熊谷敏

配付資料

平成23年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書

議事

  1. 会長の選出について
  2. 会長代理の指名について
  3. 平成23年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況について

審議内容

会長の選出について

高橋明男委員を会長に互選する。

会長代理の指名について

会長より岩佐嘉彦委員を会長代理に指名する。

平成23年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況について

ア配付資料に基づき説明
イ質疑

会長
情報公開運用状況についてご質問等ございましたらどうぞ。

委員
情報公開運用状況の説明の中では、何件か同一請求人であるというお話でしたね。平成22年度にも同一の方がたくさん請求されたとありましたが、その人が23年度に引き継いで請求されているケースがあったという事ですね。それは先程ご説明いただいた中に入っているのですか。

事務局
先程の説明以外にも請求しておられ、同一の方の請求は22年度51件、23年度12件となっています。

委員
その人は長岡京市の市民の方ですか。

事務局
はい。

委員
その方は24年度も請求されていますか。

事務局
現在のところ1件です。

委員
工事資料の公開請求は大抵ものすごい量になると思うのですが、これは業者の方が請求されたものですか。

事務局
請求は個人名で頂いております。会社名での請求ではございません。

委員
何のために情報公開請求するかということは問うところではないですが、何か市政で重要な議論のテーマになっているようなことに関連しての請求は、過去あるいは23年度、24年度にありますか。

事務局
23年度、24年度については大きな特徴はございませんが、平成19年度ですと、小中学校の耐震診断や府営水道の協定書の関係で公開請求が多くありまし た。平成16年度には職員の不祥事があり、当時はその内容に関する情報公開請求が多くございました。平成22年度については、指定管理者制度に関する請求が目立っています。

委員
指定管理者制度について、長岡京市ではどうですか。

事務局
制度が始まりましたのは平成17年度からでして、現時点では14施設が指定管理者制度に基づいて運営されています。平成22年度に請求がありましたのはそ のうちの10施設について、同一の方がそれぞれの指定管理に関する、年度協定書や事業報告書及び収支報告書、あるいは実地調査等についての文書の公開請求でございました。指定管理者制度については3年もしくは5年で契約更新をしておりますので、その更新の時期に請求が多くなっていると考えます。

委員
先程ご説明いただいた中に、京都府の南部の他市でも、異議申立てや不服申立ての件数は少ない、というお話でしたが京都市でもそうですか。

事務局
京都南部都市協議会に京都市は加入しておりませんので、申し訳ございませんが、京都市の情報は存じ上げません。

委員
京都市は公開請求の件数がすごく多いですよね。

委員
委員情報公開制度開始の頃はすごくたくさんありました。今の状況についてはあまり詳しく存じませんが、人口に比例していることでは説明できないくらいの数でした。

委員
大阪府下は、今いろいろな行政不信の影響で、公開請求が全体的に増えてきています。いわゆる事業見直し等の影響で増加しているのだと思いますが、それに比べると、京都府下は今のところそういった影響はないようですね。

委員
京都市でも多い時は10件とか20件の不服申立てがありましたが、22年度は4件、21年度は1件と、確かに以前に比べると少なくなっています。

委員
個人情報に関して、外部提供や目的外利用が何件かあったということですが、これに関しては審議会で審議はされていないのですか。

事務局
平成12年度から個人情報保護制度をスタートしており、これまでに審議会で諮問し、答申をいただいた類似の内容については「類型承認」という形で承認されたものとして扱っております。従って、改めて審議会へ諮問は行っておりません。

委員
ここに挙がっているのは、既に過去に同じような事例があったものばかり、ということですか。

事務局
はい。

委員
文書不存在の時は不存在の通知文書を出すのですか。また、不服申立ての教示がそこに記載されていますか。

事務局
不存在については、本当に文書が存在しない場合と、文書の保存年限が過ぎて廃棄した場合がありまして、基本的には請求者に文書が存在しない旨を伝えて、その時点で請求を取り下げていただくよう促しています。そこで了解していただけない場合や、不存在という証明を要望された場合については、不存在の通知文書を出しています。

委員
そこに教示は書いてありますか。

事務局
記載されております。

委員
不存在通知は決定通知書という形になっているのですか。

事務局
通知の形式については事務処理要綱という内規で定めており、決定通知書という形式をとっています。

委員
不存在を証明するというのは、廃棄されれば廃棄証明というようなもので記録に残すことができるのでしょうが、ないものを証明するのは結構難しい話ですね。でも、いままで不服申立てになっていないということは、申請人の方も納得されていたのでしょうね。

委員
文書の保管に関しての規則は、情報公開されていますか。

事務局
文書取扱規則もしくは規定などに基づき、文書管理課が永年、10年、5年、1年と定めています。永年以外については再度延長できます。それに基づいて公文書管理をしており、ファイル基準表を作成し、情報提供として市民情報コーナーに配架しています。

委員
では、公文書として残す必要がないと初めから判断されたものついては、文書管理規則の適用は、受けないのですか。例えば委託契約に付随する情報処理のようなもので、これは残しておく必要がないと判断した場合などはどうするのですか。

事務局
文書は全て、各部署のキャビネットに保存しており、今でしたら、24年度と23年度の文書を保存しています。22年度の文書は5年や10年の保存の必要があれば書庫へ移すのですが、その段階で真に不要と判断したものについては廃棄処分します。

委員
それは廃棄したという記録を残すのですか。

事務局
残っております。また、何時をもって廃棄という期日も記載しております。

委員
重ねてですが、記録を残さないで廃棄ということはありえませんか。

事務局
基本的にはありえません。

委員
市民の方が出されたもので、不要と判断していつのまにか廃棄されてしまったということもありませんか。

事務局
原則ないと思います。文書を保存するときに、各担当者が作った意思形成過程でのメモなどについては、最終的にはそれぞれの所属長が判断をして、保存するか処分するか決定します。

会長
文書不存在が一番厄介な問題ですね。でも、今お聞きした範囲では、しっかり管理規則があるので問題はないかと思います。万が一、不服申立てがあったときは、委員の皆様よろしくお願い致します。では本日の案件はこれで終了致します。ありがとうございました。

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