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25年度 第1回 情報公開・個人情報保護審査会

[2014年8月27日]

ID:3932

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日時

平成26年3月7日(金曜日) 午後2時~4時

場所

長岡京市役所会議室2

出席者

委員

岩佐嘉彦

恩地紀代子

加福雅和

高橋明男

事務局

情報広報課長 川上善子

情報広報課情報公開担当課長補佐 永田美樹

情報広報課情報公開担当主事 玉城晋太郎

情報広報課情報公開担当 熊谷敏

配付資料

平成25年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書

議事

  • 平成25年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況について
  • 制度運営に係る課題について(意見交換)

審議内容

平成25年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況について

会長

文書不存在の決定が数件ありますが、文書の保存については条例で定められているのでしょうか。

事務局

文書の保存については、総務課が所管しております「文書取扱規程」で定めております。

会長

保存年限が満了した文書はどうされるのですか。

事務局

廃棄処分します。

会長

何らかの方法で残しておくということはされないのでしょうか。

事務局

歴史文書などの重要文書については永年保存という取扱いとなります。

会長

近年、公文書の管理については整備の必要性が謳われているところであり、長岡京市の歴史がわかるような文書の廃棄については慎重にご判断いただきたいと思います。

事務局

歴史文書などの重要な文書の保存年限については、担当課において保存年限を慎重に判断しております。しかし、一般文書については文書保管庫が既に飽和状態となっているため、出来る限り保存年限を設定し、廃棄するようにしております。

会長

将来的に長岡京市として市の歴史などを説明しなければならない場面が出てくることも考えられるので、歴史文書に限らず、市政がどうであったかを示す文書の保存についてはよく考えていただきたいと思います。

情報公開請求に関してですが、同一の案件で多数の部署にまたがるものがあったため、件数が増えているとのことですが、それを除けば特に増えているということはないのでしょうか。

事務局

そうですね。それを除けば前年度とほぼ同じ件数になります。

会長

最近、長岡京市では高速道路や新駅ができるなど公共工事が盛んに行われていますが、その関係での請求はなかったのですか。

事務局

開発の関係では、例えば、新駅東駐車場指定管理者の事業計画と収支予算書を公開請求されています。

会長

自己情報開示請求に関しても件数が増えていますが、同一の案件で多数の部署にまたがるような請求があったわけではないのですか。

事務局

そうですね。「介護保険認定調査票及び主治医意見書」の請求が、17件のうち11件と大部分を占めております。文書不存在と取下げの2件については、本人以外に住民票の交付を行った者がいるかどうかを知るために請求されたものでした。それ以外については個別の事案となっています。

会長

他人が自分の情報を勝手に取得していないかという問題ですが、DVの関係などで他人が自分の情報を絶対に取得できないようにするような制度はあるのですか。

事務局

そのような場合は、住民票閲覧禁止の申出を市民課で受けており、本人以外の住民票の閲覧を制限することが可能です。今回の自己情報開示請求については、1件は裁判に関することで弁護士等からの請求があったかどうかをお知りになりたいという内容でした。もう1件は、紛失した印鑑登録カードを他人が不正利用して印鑑登録証明書を勝手に発行していないかをお知りになりたいという内容でした。

会長

介護保険認定調査票は、認定の内容に疑問があるため請求されるのですか。

事務局

介護保険認定調査票と主治医意見書は施設入所される際に必要となるので、そのために請求されるのがほとんどだと思います。認定に不服があるため、自己情報開示請求されたという事案はここ2年の間ではありません。

会長

入所するためには、介護保険認定調査票と主治医意見書が必要と制度的に決まっているのでしょうか。

事務局

そう聞いております。

会長

個人情報保護条例に基づいて交付するのではなく、もう少し合理的な方法があってもよいとは感じます。

委員

これは全般的に言えることですが、ご本人の情報であるのだから現場レベルでコピーをお渡しすればよいのではと思うようなものでも、自己情報開示請求が必要となることがあります。ものにはよると思いますが、明らかに違法とならないものについては個人情報保護条例に依らない取扱いがあってもよいと思います。

会長

例えば、住民票の写しの交付などを本人が請求する場合は、住民基本台帳法に基づくため、自己情報開示請求の対象にはなりませんね。

事務局

そうです。

会長

では、介護保険認定調査票などの写しの交付については、法令上定めていないということでしょうか。

委員

おそらくそうなのでしょう。

事務局

この件については、協議事項の中でも先生方のご意見を頂戴したいと考えております。後ほど再度ご説明させていただきますが、長岡京市の場合は、介護保険制度が始まった平成12年に、本人に関しては自己情報開示請求に基づくとする審議会の答申を得ましたので、それを受けての運用を行っております。しかし、他市では本人に対しても情報提供という形で運用されているところもございますので、本市でも今後どのように対応していくのか考えなければならないと思っているところです。

会長

では、この件は後ほど伺うこととします。

委員

請求の取下げについてですが、この案件にかかわらず、文書不存在ということになれば、そのほとんどが請求を取り下げてくれるものなのでしょうか。文書不存在ではなく、取下げという扱いになることの方が多いものなのですか。

事務局

請求者の意向が、文書が存在していない証明が欲しいということであれば、文書不存在の決定をすることもありますが、その必要がない場合は、所管課より請求者に文書が存在していないことを伝え、取下げていただくことをお願いしております。

会長

今回のように住民票の交付申請書や印鑑登録証明書など確実にその文書が存在しないというものなら問題はありませんが、文書不存在とは徹底的に文書を探した結果、存在していなかったということですから、すぐに存否が判明するものでない限り、文書不存在の決定は慎重に行うべきものであると考えます。

制度運営に係る課題について(意見交換)

  • 情報提供に係る写しの作成費用徴収の考え方について
  • 縦覧・閲覧資料の情報提供の方法について

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