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26年度 第2回 情報公開・個人情報保護運営審議会

[2018年8月23日]

ID:4618

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日時

平成26年12月1日(月曜日)午後5時50分~7時50分

場所

長岡京市役所会議室2

出席者

委員

本多滝夫(会長)

小松浩(会長職務代理)

井原悠造

小暮浩史

下村誠

辻真弓

谷口良江

秦陽子

真壁恭代

事務局

企画部長 仁科正身

情報広報課長 川上善子

情報広報課情報公開担当総括主査 菱田ルミ子

情報広報課情報公開担当 玉城晋太郎

情報広報課情報公開担当 熊谷敏

諮問

図書館長 橋本政道

図書館総務係長 大前真理

報告

社会福祉課長 井上晃

社会福祉課地域福祉・労政係長 板垣美紀

情報システム推進課長 田中浩二

情報システム推進主幹 森下裕泰

傍聴者

なし

議事

  1. 図書館システムについて(諮問)
  2. 災害時要配慮者支援制度について(報告)
  3. 新システム導入に伴う保有個人情報の取扱について(報告)
  4. その他

審議内容(以下、概略)

1.図書館システムについて(諮問)

① 図書館より資料に基づき説明

② 質疑

会長

ありがとうございました。担当からご説明がありましたが、委員からご質問はありますか。

委員

先ほど現状よりもセキュリティが向上するとありましたが、現行システムの方が危ないということでしょうか。

担当

データが蓄積されるデータセンターは、厳重なセキュリティ対策がとられています。

事前調査の対象とした数社においては、データセンターをすべて国内に置いています。

委員

データセンターでサーバを管理する人間による情報漏えいももちろんありますが、インターネットに接続しているので、不正アクセスによる情報漏えいも考えられます。

外部からの侵入に対するセキュリティは信頼できるのでしょうか。

現行システムはインターネットに接続されていますか。

担当

現行システムは導入型といい、館内にサーバを設置し、館内でネットワークを構築して使用する形になります。インターネットに接続しているのは、蔵書検索システムや予約システムのみです。

導入予定のクラウド型では、外部に設置したサーバにインターネットを通じて図書館サービスを利用するため、全面的にインターネットで通信をすることになります。

通信回線については、通信を暗号化、業者によっては“VPN”というインターネットを仮想専用回線として使用できる技術を用い、外部からの不正アクセスを防ぎます。

サーバについても、ファイアウォールでインターネットからの不正アクセスを防いでいます。

また、サーバは2種類あり、個人情報のデータベースがある業務サーバとインターネットに公開しているWebサーバに分かれています。外からアクセスできるのは、予約システム等に使用するWebサーバのみです。業務サーバ・Webサーバ間にもファイアウォールを設置し、Webサーバからの侵入を監視しています。

さらに、サーバ内のデータは暗号化されており、ある業者の説明ではデータを取得できたとしても解読に15年ほどかかると聞いております。

以上、セキュリティ対策は十分にとられていると考えております。

委員

データセンターに設置するサーバは専用サーバとのことですが、これはつまりプライベート型のサーバと理解してよろしいでしょうか。

担当

システム環境のデータベースに図書館のデータが蓄積されます。サーバそのものではなく、広い環境の中に図書館のデータが収まるという環境設定になっていると聞いております。サーバがそこにあるということではございません。

委員

資料中に図書館システムで扱う個人情報のうち、“利用累計”というのは、“何冊借りたか”という記録でしょうか。

担当

何回借りたかという記録です。

委員

利用状況というのは、書名が記録されるということですね。

担当

今借りられている書名を本が返却されるまで保持します。

委員

最後に“メールアドレスなど”となっていますが、この“など”にはどのようなものがあるのでしょうか。

担当

本が返却されない場合は督促させていただくことになります。その督促回数も記録しています。

委員

ある人が図書館の保有する自己の情報を知りたい場合、知ることは可能なのでしょうか。

担当

次期システムの情報は現行システムと変わりませんので、現行システムについて申します。借りた本の記録は返却時本の状態に問題がなければ消去されるので、本人は今までどんな本を借りていたかを知ることができません。

委員

氏名や住所など他の個人情報についてはいかがですか。

担当

本人確認書類の提示があれば、本人に限り自己の情報は見ることは可能です。

委員

データベースのバックアップはどのような体制を考えていますか。

担当

データベースのバックアップは定期的にサーバが自動で行います。万一に備え、一時点ではなく、三時点でバックアップを行います。また、それに加えて、外部記憶装置にバックアップを取る業者もあります。より確実性が高いバックアップ体制を採用する業者を評価したいと考えています。

委員

契約終了後は更新するか新しい業者と契約することになります。その際はデータの引渡しや消去などが必要になると思いますが、データを本当に消去したのかどうかの確認はどうされるでしょうか。

担当

データを次の業者に引渡した後は確実に消去するよう契約書に記載します。どのように証明するかは業者決定後に契約に至る過程で詰めていくことになると思いますが、現段階で考えていることはデータ廃棄の証明書を頂くことです。

委員

選定業者には大手以外の業者も含まれるのですか。

担当

含まれます。

委員

いずれも国内にデータセンターを置いているのですか。

担当

すべての業者について把握していませんが、業者選定の段階でデータセンターを海外に置いていないということを前提にしたいと考えております。

会長

質問がなければ、終了とします。審議に移りますので、諮問の担当にはご退席いただきます。ありがとうございました。

③審議

(非公開)

2.災害時要配慮者支援制度について(報告)

①社会福祉課より資料に基づき説明

②質疑

会長

ありがとうござました。担当課からご説明がありましたが、委員の方からご質問はありますか。

委員

長岡京市災害時要配慮者支援制度実施要綱の第5条に、申請書の保管について、“申請書の写しは、地区民生児童委員及び地区自主防災組織が保管する。ただし、地区自主防災組織が無い地域は地区自治会が保管する”とあります。私が住んでいる地域は自治会がなく、2、3年前に自主防災会ができました。自治会が57ありますが、自治会が無い地域はいくつありますか。

担当

地域の数え方が難しいので、いくつあるとは言い切れません。

委員

自治会が無い地域のすべてに自主防災会がありますか。

担当

ありません。

委員

対象者を網羅しているとはいえないのではないでしょうか。

担当

自治会も自主防災会もない地域は、民生児童委員さん頼みになっているのが現実です。民生児童委員さんが各家庭を訪問して集めた情報をご提出いただくのですが、それを地域に返すというのがこの制度の目的です。自治会も自主防災会もなく、返す先がないということでしたら、民生児童委員と行政だけが保有することになります。

委員

そのような地域がいくつあるかは把握できないのですか。

担当

自治会の無い地域から選出されている民生児童委員さんが10人おられます。

委員

では、10地域ほどでしょうか。

担当

現在、長岡京市域では126人の民生児童委員がおられ、その内の10人が担当されている地域が、自治会も自主防災会もない地域です。

委員

1割にも満たないということは、かなり少ないですね。

担当

少ないか多いかは様々な議論があると思いますが。

委員

自治会での保管はどのようにされるのでしょうか。

担当

保管先の報告書があり、これに基づいて市で保管先を把握しております。例えば自治会長宅や自治会館の金庫に保管するとご報告いただいています。

委員

それを閲覧するときに制限ありますか。

担当

保管先までは行政にご報告いただいていますが、保管方法や活用方法は自治会任せになっているのが現状です。今後、防災部局から適切な管理・活用の徹底を自治会や自主防災会に指示していく必要があると思います。

委員

特に高齢者の情報ということで、誰でも閲覧、コピー、メモできるようなことがあれば、犯罪に絡むこともあります。これは非常に心配なことです。せっかくの支援制度が悪い方向にいってしまいますので、この点は制度化した方がよいと思います。

委員

情報の更新の頻度はどれくらいですか。

担当

同意名簿は従来から1年に1回です。全体名簿については、今後決めますが、基本的には1年に1回とすることが作業部会での見解です。

委員

スケジュールのところで、調査依頼が2,600人で、一斉訪問調査が2,300人と説明がありましたが、その差は何ですか。

担当

同意しない、登録を希望しないという方と、死亡・転出された方が300人ほどおられたため、この差が生まれています。

委員

実施要綱は広い意味では行政内規のようなものですが、条例や規則で定めることは考えていなかったのですか。

担当

この件については、条例や規則で定めることは考えておりません。長岡京市地域防災計画という計画があり、要配慮者支援の内容についても規定されていますので、この上位の計画に基づいた実施要綱という考え方です。

委員

その計画は災害対策基本法の改正に合わせて制定したのですか。

担当

そうです。

委員

実施要綱5条の2第1項で、避難行動等関係者とありますが、地域防災計画でどのような範囲の方か定められているのですか。

担当

定められています。具体的には、資料中の“避難行動等関係者となる者”という箇所に記載されているものが計画にも明記されています。

委員

その中に水防団とありますが、この組織は市内各地域にあるのですか。

担当

長岡京市単独ではなく、桂川流域右岸の広域的な組織です。

委員

災害があれば、広域的に支援し合うということでしょうか。

担当

そうです。桂川流域右岸の堤防が決壊すると、非常に広範囲で被害が出るということで、水防団が広域的に対応するという形です。

委員

同意名簿はかなり広範な方々に提供するということになりますね。

担当

避難行動等関係者すべてに常時提供するという考え方ではなくて、災害が発生した際に最も避難要支援者に近い住民組織に対しては常時提供するという考え方です。自主防災会もしくは自治会、民生児童委員、状況によっては社会福祉協議会に提供することを現段階では予定しており、常時消防団や水防団に提供することは考えておりません。災害対策基本法第49条の12の規定に基づき、名簿はむやみやたらに拡散しないよう、あくまで必要最低限の提供とします。

委員

災害時にはすべてに名簿を提供することになりますが、災害後の名簿の回収についてはいかかでしょうか。

担当

十分配慮したいと思います。実施要綱では、第5条の2第1項に廃棄、返却等を求める旨規定しております。

委員

市の求めの有無に関わらず、廃棄、返却するよう規定してもよいのではないでしょうか。

委員

廃棄ではなく、返却のみとするのがよいと思います。廃棄したといっても本当に廃棄したのかがわかりませんので。

担当

わかりました。次の要綱改正時には今のご意見を取り入れさせていただきたいと思います。

会長

他に質問がないようですので、終了とします。ありがとうございました。

3.新システム導入に伴う保有個人情報の取扱について(報告)

①情報システム推進課より資料に基づき説明

②質疑

会長

ありがとうございました。ご報告いただいたのは市町村基幹業務システムと公共施設案内予約システムの2件ですね。

委員

先程の図書館システムの場合は、民間業者のデータセンターにサーバを設置するとのことでしたが、この報告案件の場合は、庁内に設置しているとみなすことができると強調されています。やはり民間に設置するということが不安なのでしょうか。

担当

現状のシステムの運用と変わらず、サーバの保管場所だけが京都府となります。上位機関である京都府の場所を借りるため、本市所有の場所と考えております。

委員

先程の図書館システムは業務委託ですが、市町村基幹業務システムは京都府とどのような関係になるのでしょうか。

担当

市町村基幹業務システムと公共施設案内予約システムで少し関係性が異なります。

まず、市町村基幹業務システムの場合は、京都府と府下市町村すべてで協議会を設置しています。その協議会がシステムを開発していますので、その協議会と長岡京市とパッケージソフト開発業者が三者契約することとなります。契約は委託契約となり、委託費については長岡京市から業者に支払う形となります。

公共施設案内予約システムの場合は、同様に協議会を設置していますが、京都府と府下各市町村が負担金を払い、協議会として業者と契約していますので、負担金を払っている京都府と各市町村が利用できるという形になります。

委員

公共施設案内予約システムは、協議会と事業者との委託契約で、その契約の中に協議会の加盟団体はこのシステムを利用できるとあるのですか。

担当

そうです。

会長

他に質問はありますか。質問がないようですので、終了とします。ありがとうございました。

4.その他

会長

その他について、何かありますか。

事務局

諮問案件については、会長を中心に委員の方々とやりとりし、答申をまとめていきたいと考えております。

今のところ、今年度の審議会開催予定はありませんが、今後ともよろしくお願いいたします。

会長

ありがとうございました。以上で本日の案件はすべて終了いたしましたので閉会といたします。

 

以上

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