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29年度 第1回 情報公開・個人情報保護運営審議会

[2018年3月6日]

ID:7487

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29年度 第1回 情報公開・個人情報保護運営審議会

日時

平成30年1月29日(月曜日)午前9時30分~正午

場所

長岡京市役所大会議室B

出席者

委員(敬称略、五十音順)

荒木加代

井原悠造

金井夏子

國定道晃

小暮浩史

小松浩

下村誠

本多滝夫

山本昌枝

事務局

中小路健吾(長岡京市長)

喜多利和(対話推進部長)

八島杜申子(広報発信課長)

上田敦子(広報発信課情報公開・市民対話担当総括主査)

本間友也(広報発信課情報公開・市民対話担当)

岡山喜昭(広報発信課)

諮問及び案件関係部署

大江啓子(学校教育課学校教育係総栄養士長)

山口洋樹(学校教育課学校教育係)

柳沢茂樹(税務課課長補佐)

傍聴者

なし

配布資料

○  事前送付(開催通知で送付)

・【諮問案件1】(学校教育課)

学校給食費管理システム稼働に伴う個人情報の目的外利用について

・【諮問案件2】(事務局)

市の事業(住民説明会若しくは用地買収)や苦情処理等の解決のための

固定資産税の所有者の個人情報の目的外利用について

・【諮問案件3】(事務局)

附属機関(市長の諮問機関)が実施する市民アンケート調査のための個人情報の

目的外利用について

(別紙資料)ごみ袋の利用状況等に関する調査

・(資料)長岡京市情報公開・個人情報保護運営審議会答申集

○  当日机上配布

・(当日配布資料1)事務局からの報告案件

・(当日配布資料2)平成28年度 情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書

・条例「長岡京市情報公開・個人情報保護運営審議会に関する条例」、「長岡京市個人情報保護条例」、「長岡京市情報公開条例」

・規則「長岡京市個人情報保護条例施行規則」、「長岡京市情報公開条例施行規則」

開会

市長挨拶、委員自己紹介、事務局紹介

議事

1.会長の選出について

2.職務代理者の指名について

3.【諮問案件1】学校給食費管理システム稼働に伴う個人情報の目的外利用について

【諮問案件2】市の事業(住民説明会若しくは用地買収)や苦情処理等の解決のための

固定資産税の所有者の個人情報の目的外利用について

【諮問案件3】附属機関(市長の諮問機関)が実施する市民アンケート調査のための

個人情報の目的外利用について

4.報告案件(事務局より)

5.その他

内容(以下、概要)

1.会長の選出について

委員の互選により、本多滝夫委員を会長に選出する。

会長挨拶

 

2.職務代理者の指名について

会長より小松浩委員を職務代理に指名する。

職務代理者挨拶

 

3.【諮問案件1】学校給食費管理システム稼働に伴う個人情報の目的外利用について

ア.事業所管課(学校教育課)より説明

【事業課】

・資料の訂正(個人情報保護条例第9条第1項第4号⇒第5号)

・現在本市では小学校のみ学校給食を実施していますが、平成30年8月下旬より中学校給食も順次実施していく予定です。

・小学校は各学校で徴収してきましたが、中学校は教職員の業務負担を増やさないということで、市の歳入歳出予算に計上しまして、市で徴収事務を行います。管理件数が多数になり、事務が煩雑になることが想定されます。

・給食費管理システム導入予定です。給食費の管理に特化したシステムで、児童・生徒・保護者の住所、氏名、所属学校等の基本情報、世帯の就学援助の認定状況、食物アレルギー情報等について、これらの情報を給食の実施にあたり新たに本人から収集し、データ入力するということは事務の効率性からも現実的に難しいことが考えられますので、住基情報を利用して、市独自系システムの学齢簿システムというところから情報を抽出し、利用を想定しています。これが個人情報の目的外利用に該当する予定です。抽出したデータは給食費管理システム上で管理します。

市役所にサーバーを置かない外部のクラウドシステムを想定していますが、インターネット環境に接続せず、高度のセキュリティを有するLGWANネットワークを利用したシステムを予定しています。

・給食費は原則、口座振替による管理をし、毎月給食費を引き落とすことになります。保護者は口座振替納付依頼書を使用し、金融機関で引き落としの手続きを行います。この用紙は金融機関控、市役所控、納付義務者保管用の3枚複写となっており、その中で「申込内容の確認のため、市が保有する私の納付義務に関する資料、住民基本台帳及び学齢簿の閲覧については同意します。」という文言を入れる予定です。そのため、学齢簿の情報を抽出した事後にはなりますが、口座振替手続きをした保護者からは個人情報の閲覧については、事後承諾を得る形になります。費用に関しては、12月補正予算で議決を得たため、契約事務に着手しました。今後、8月下旬の中学校給食開始に向けて事務を進めていくことになります。

・学齢簿からのデータ抽出を行い、給食費の徴収を行うことは、公平性を担保するために必要なことと考えております。ご審議いただきますよう、お願い致します。

イ.質疑

【会長】

・只今の説明について、委員より質問はございませんか。

【委員】

・同意書について説明してください。

【事業課】

・保護者の方に口座振替の手続きを金融機関でしていただきます。学齢簿と住民基本台帳の閲覧について同意しますという文言を記載する予定です。

【委員】

・今回は給食費のみで、学校教材費などは学校で徴収するのですか。

・いずれは小学校の給食費徴収も実施するのですか。

【事業課】

・現在は中学校の給食費のみを予定しています。小学校については現時点では未定です。中学校の給食費の徴収事務が落ち着いた段階になってからの検討になるのではと思われます。

【委員】

・教材費等は住基システムを使っていないから、こういった審議は不要ということですか。

【事業課】

・学校の諸費(教材費等)は各学校とも口座振替により対応しています。保護者の同意のもと、それぞれ個人情報を保有しており、学校の中で完結しているものと考えます。

【委員】

・口座振替以外の手続きはあるのですか。

【事業課】

・原則、口座振替を考えています。ただ、給食費の徴収に関しては、口座振替の手続きをしておられない方からも徴収していかなければなりませんので、納付書を発行する等して、支払っていただく手続きを行っていかなければならないと考えています。

【委員】

・現在、口座振替の割合はどれくらいですか。

【事業課】

・小学校給食費徴収は、ほとんどの方が口座振替の手続きをしていただいています。口座振替の手続きをしていただいていない方は、各学校とも数名程度かと思われます。

【委員】

・食物アレルギー情報は、給食費とどう関連するのですか。

【事業課】

・主食と牛乳に関して一旦徴収後返金手続きをするため、今回も給食費の返金に関係して必要となります。

【委員(会長)】

・食物アレルギー情報は、給食費返金以外の目的への利用はないのですか。例えば、市内で別の学校へ転校したなどの事情で転校先の学校への情報提供として利用されるということはないですか。

【事業課】

・市内の転出入であれば、それに伴った情報提供で食物アレルギー等の情報は提供されますが、今回のこのシステムとは別ルートで対応しています。

【会長(補足説明)】

・個人情報保護条例第9条に規定があり、基本的には目的外利用はできないということになっています。ただし、一定条件下で、目的外利用ができるという仕組みになっています。市の内部で他の機関(部署)が保有している情報を他の機関(部署)が使うというような場合で、第9条第1項第1号から第4号までの規定に当てはまらない時に、第5号の規定でこの審議会に諮っていただいて、この審議会が認めた場合は利用ができるということになります。

本件は、既存のデータベースから幾つかのデータを抽出して新たなるデータベースを作成して利用するということが目的外利用になるので、今回こちらの審議会に諮っていただいています。

【委員】

・収集したデータはいつごろ消去されるのですか。

【事業課】

・何年間で消去ということに関しては、まだ具体的なことを検討していません。給食費を完納されている場合であれば、卒業後一定期間経過したらデータベースから削除していくことになると思います。

【委員(会長)】

・未納付の方については残るということですか。

【事業課】

・未納付の方についてはデータを削除せずに残すということになるかと思います。

【委員】

・事後承諾を取られるという話でありましたが、例えばこの審議会で目的外利用を認めた場合で、その後、保護者等の事後承諾の同意が得られなかった場合は、その方の取扱いはどうなりますか。

【事業課】

・口座振替の申込をされた方については、事後承諾いただいたということになりますが、口座振替の手続きをされない方についても、給食費の管理のためには学齢簿や住基情報を利用しますので、それを考慮しますとこの審議会で目的外利用について認めていただく必要があるのではと考えています。

【委員】

・同意書はどういう風に書かれることになるのでしょうか。

【事業課】

・文言を記載していまして、そこに押印をいただくことになります。押印いただかなければ、金融機関で口座振替の手続きが出来ない想定をしています。

【委員】

・そういう方には納付書対応になるのですか。

【事業課】

・そうなりますが、できるだけ件数は少なくしたいと考えています。

【委員(会長)】

・事後承諾とは、どういう意味になりますか。

【事業課】

・システム利用に当たり、個人情報を利用した後に、保護者から同意書を提出いただく流れを想定しています。

【委員(会長)】

・個人情報保護条例第9条の絡みで言うと、どうしてそれが必要となるのでしょうか。

【委員】

・保護者が同意しなかった場合にも、目的外利用できるように適用して欲しいということでしょう。

【委員(会長)】

・この審議会で承認すれば、本人同意はなくとも目的外利用できるし、もし本人が目的外利用を拒否される場合は、利用停止請求していただく形になります。

【事業課】

・この審議会で承認いただいた場合も、本人同意を得ておいた方が望ましいかと考えています。

【委員(会長)】

・それでは、この件について保護者の同意が得られない場合などの整理は必要ですがこの審議会では了とします。

【委員】

・この給食費は、就学援助を受けておられる場合も全世帯が支払の対象となるのですか。就学援助の家庭は、書類等は出す必要がないのですか。

【事業課】

・現在の小学校給食費運用においては、就学援助に該当される場合は保護者から徴収せず、就学援助担当から学校へ給食費を支払います。

・今後、中学校給食においては市が債権者となります。就学援助に認定されている時点では給食費の支払ということは該当されないかとは思いますが、就学援助の認定から外れた場合、すぐ手続きをするとしても1ヶ月程度の日数がかかるので、他の家庭と同時期に手続きしていただいた方が、遅滞なく対応できるようになると考えられます。

【委員(会長)】

・事務の煩雑さ等では、今説明のあったことなども理解はできますが、就学援助の世帯への案内はするのですか。

【事業課】

・今後、学校給食の開始にあたっては、説明会等の実施を検討していますので、その中で、詳しく説明していくことを検討しています。

【委員(会長)】

・委員ご指摘のこの件については、今後留意いただきたいと思います。

【会長】

・他に質問や意見はありませんか。

・では、担当課は退席いただき、委員で審議に移ります。ありがとうございました。

ウ.審議

【会長】

・今のところ、委員からは反対意見は出ていませんので、この諮問事項については是ということで、委員から指摘のあった就学援助を受けていて支払い義務を負っていない家庭に対して口座情報を収集するときは、趣旨をしっかりと説明するといったことを留意していただくということで答申をまとめていきたいと思います。

(委員から異論なし)

【会長】

・では、この方向で答申案を策定し、手続を進めていきたいと思います。

・『諮問案件1』の審議を終了致します。

 

【諮問案件2】市の事業(住民説明会若しくは用地買収)や苦情処理等の解決のための

固定資産税の所有者の個人情報の目的外利用について

【会長】

・続きまして諮問案件2について、事務局から説明をお願いします。

なお、情報保有課の税務課が出席しております。

ア.事務局より説明

【事務局】

・長岡京市個人情報保護条例第9条第1項第5号の規定に基づく個人情報の目的外利用についてです。

・税務課保有の個人情報に対して、次のような例で目的外利用を希望する各課(市全般)を想定しています。

・税務課が保有する固定資産税の所有者の個人情報は、原則として登記情報を基に管理しているところですが、住所(※登記上の住所ではなく住民基本台帳上の住所を管理している)や未登記固定資産の所有者の個人情報については固定資産税を賦課するために税務課が収集したものです。

・そこで、以下の点につき、審議をお願いします。

1.都市計画課が都市計画の見直し等に関し、周辺住民を対象に住民説明会を開催する際、税務課が保有する固定資産税の所有者の個人情報を目的外利用する場合

2.まちづくり推進室が道路用地の買収交渉を行うにあたって、税務課が保有する固定資産税の所有者の個人情報を目的外利用する場合

3.空地及び山林等に不法投棄等があり、近隣住民からの苦情を解決するために道路河川課及び環境政策室が、税務課が保有する固定資産税の所有者の個人情報を目的外利用する場合

・情報保有課から以上のような内容で、他課の目的外利用のために保有している情報を提供しても差し支えないか、本審議会の見解をお聞かせ願いたいとのことで、今後の市全般に係る事例として、事務局からの諮問提出としました。

・利用項目は、税務課が保有する固定資産税の所有者の個人情報(住所、氏名)です。

・審議をお願い致します。

イ.質疑

【会長】

・今説明がありましたが、委員から質問はありませんか。

【委員】

・住民説明会になぜ所有者の個人情報が必要になるのですか。

【保有課】

・事前に案内文書を送付するために周辺住民の住所を知りたいという依頼があります。

【委員】

住民と、所有者(納税義務者)もですか。

【情報保有課】

・事業所管課がどこまで必要かの判断によると思いますので、情報保有課では分かりかねます。

【委員】

・どういった例がありますか。

【情報保有課】

・駅付近の用途地区変更を予定されていまして、具体的にどの範囲まで対象に説明会を事業所管課が考えていたのかは、情報保有課では分かりません。

【委員(会長)】

・住民だけでなく固定資産の所有者に話をするのが目的で税情報に当たるのは分かりますが、手段として住基情報が制度上使えないからといって、代案に税情報を使うというのは話の筋が違う気がします。

【委員】

・登記情報で住民の情報を収集するという方法ではできないのですか。

【情報保有課】

・登記住所から移動されていることも多いので、登記上の住所に送付しても返戻されてくるといったことがあるため、そちらの利用ができない場合があるのだと考えられます。

【委員】

・これまでもこういった話はあったかと思いますが、どう対応されていたのですか。

【情報保有課】

・これまで保有課に依頼があったのかは定かではありませんが、今回は事業所管課も、無理だろうという前提で打診をしてきて、現時点では情報提供できませんという対応をしています。これまでどういった対応をしていたのかは把握していません。

【委員】

・おそらく2つ目の事例は、事業の一例であって、恐らく他の事業へも包括的なことを聞いているのだと思いますので心配です。

一つ一つ具体的な事例に対して、目的外利用ということであれば良いのですが、包括的にということは如何かと思います。

【委員】

・今回はまとめて諮問されていますが、本来であれば、3つ別々に諮問していただきたいと思います。

【委員(会長)】

・これは情報保有課によく他課から要望があるので、今後、保有課の判断で提供してもよいかという包括的承認を求めているということですか。

【情報保有課】

・承認が欲しいというか、現在対応に苦慮しておりますので、審議会で承認いただけるのであれば、それを根拠として適用ができると考えています。

【委員】

・他の自治体の状況はどうですか。

【情報保有課】

・こういった事例に関して、情報は把握していません。

【委員】

・どこの自治体もありそうな話ですね。

【情報保有課】

・依頼課に投げかけてはいますが、答えは返ってきていない状況です。

【委員(会長)】

・木津川市は包括的に承認したという例もあるようです。ただ、条例が違うので、本市も包括的承認ができるとは、一概には言えないです。本市の条例は厳しい設定になっていますので、この審議会にかけないといけないことになっています。ただ、一つ一つ承認を受けなければ事務が進められないということになれば、色々支障が出てくるということもあるでしょうし、今回のような包括的な承認が欲しいという趣旨は分かります。

・それでは事情は分かりましたので、担当課は退席していただき、委員での審議に入りましょう。

ウ 審議

【会長】

・審議を進めていきたいと思います。条例では目的外利用と外部提供は原則禁止ですが、一部規定により認められます。その一つがこの審議会での承認です。

・今回は資料にあるのが例示で、今後の包括的な利用について諮問されています。

【委員】

・個人情報保護と事務の簡素化のバランスということもあるのでしょう。これまでは恐らく登記簿情報を利用していたのでしょう。

【会長】

・そうですね。登記簿は公開されていますし、ただ、登記簿では真の所有者や移動先の住所は分からないこともあります。

【委員】

・相続手続をきちんとしましょうとなってきているようですが、それでは対応できないのですか。

【会長】

・実際には登記では真の所有者が分からないことが多くて、問題になっているのは、登記上の住所に住んでいなくて、今どこに住んでいるのかが分からず、交渉をやりにくくしているということがあります。

【委員】

・説明会を実施するといっても、所有者が住んでいる場合もあれば、賃借人が住んでいる場合もあり、登記情報だけでは色々難しい問題もあると感じます。

【会長】

・原則は案件が生じた度に、諮問いただくのが良いと思います。ここに挙がっている例などでは、直ちに目的外利用に問題があるだろうという風にはならないのではという印象もあります。ただ、何に使われるか分からないものも含めて、今後利用しても良いですよというような話をすることは違和感を覚えます。

・是とする又はこれで良いという意見の方はいらっしゃいますか。

(賛同の声なし)

【会長】

・それでは、従来どおり、必要が生じた案件ごとに諮問いただくということで、今回は、包括的な承認はできないということでよろしいでしょうか。それでは、そういう趣旨で答申をまとめていきたいと思います。

 

【諮問案件3】

附属機関(市長の諮問機関)が実施する市民アンケート調査のための個人情報の目的外利用について

ア.事務局より説明

【事務局】

・長岡京市個人情報保護条例第9条第1項第5号の規定に基づく個人情報の目的外利用についてです。

・各課から相談があった場合、市民アンケートを市長名で実施する場合は、「答申番号27-1、審議会等の市民公募委員候補者名簿登録制度における個人情報の目的外利用について」での答申や過去の取扱いを参考に、本審議会に諮問することなく、類型承認で個人情報の目的外利用を実施して差し支えないと個人情報保護・情報公開所管課として助言しています。

・しかし、今回、執行機関の附属機関である審議会等(市長の諮問機関)が同様の目的外利用(市民アンケート)をすることについての質問であったため、個人情報保護・情報公開所管課としては、類型承認が可能かどうか、念のため、本市議会に諮問する方が良いと考え、今後の市全般に係る事例として、事務局からの諮問提出としました。

・なお、個人情報を取り扱うのは、事務局(市職員)のみが行います。

・今回相談があった事例の参考資料を付けています。

・アンケート内容の説明を行います。

・本市のごみ減量施策に関して提言等を行う「長岡京市廃棄物減量等推進審議会」において、ごみ減量につながるごみ袋のあり方を審議するために、現在のごみ袋の使用状況等に関する調査を実施するということで実施課から相談を受けました。

・この調査は、住民基本台帳の中から無作為に800人を抽出し、ご協力をお願いするもので、回答いただいた調査内容は、市のごみ減量施策の検討にのみ利用させていただくものであり、回答者個人が特定されたり個々の回答内容が他にもれたり他の目的に利用されたりすることは一切ありませんという条件での実施でありました。

・また、個人情報は事務局の市職員のみが取り扱うことになります。

・提言を行うために調査をするということであったため、審議会長名でのアンケート調査を実施したいということがあったのですが、相談時期と本審議会の開催予定とのスケジュールが合わず、事務局からの回答は保留して、実施者名を市長に変更してアンケートを実施しました。ただ、今後のために、市全般に係る事例として諮問しました。

・利用項目は、住所、氏名、生年月日、性別です。

・市民課が保有する個人情報の目的外利用にあたります。

・保護措置として、答申番号27-1の答申内容を参考に、新しい個人情報ファイルの作成・利用に際し、取得した個人情報の取扱いを適正に行う旨の明記や、使用期限到来後にはデータ台帳等を溶解処理すること等を考えております。

・ご審議をお願い致します。

イ 質疑

【会長】

・質問はありませんか。

【委員】

・類型承認とはどういった制度ですか。

【事務局】

・過去に承認いただいた事例に類似している場合は、同等の扱いを可としています。

【委員】

・類型承認という取扱が、果たして良いのでしょうかと思いました。

【会長】

・市長名で実施するアンケートは実施していたということでしょうか。

【事務局】

・目的にもよりますが、類型承認して実施したアンケートはございます。

・過去の答申「27-1」を参考にしたのですが、一定の条件下で情報抽出してアンケートを実施しています。

【委員】

・その案件では利用して良いと承認したので、市長名だから類型承認しますというようなつもりでの承認ではありません。

【委員】

・アンケートは色々なところで実施しているでしょう。

【会長】

・ある案件について承認したら、類似するような案件に適用するということは、取扱に疑問を感じます。条例第9条第1項第1~4号の規定に該当するというような利用であれば良いのですが、同第5号については、アンケートごとに公益性があるのかどうかということも含めて、個別判断が必要かと感じます。今回は、包括的に承認して欲しいという趣旨かと思いますし、見なしで承認というのは、議論が必要と感じます。

【委員】

・利用項目に性別が入っていますが、最近の動向で慎重な取り扱いが求められています。

【会長】

・アンケートによって、様々な均衡を図るための抽出の中で、判断があるのかもしれませんが、アンケートの趣旨によって、どの項目を目的外利用するということで、尚更審議が必要かと感じます。

ウ.審議

【会長】

・では、委員の審議に入ります。

【委員】

・2件目の案件と同様に包括的にではなく、個別事例ごとに諮問いただくということが良いのではないでしょうか。

 【会長】

・類型承認という取扱は如何でしょうか。

【委員】

・あまり好ましくないと思います。

【委員】

・拡大解釈されてしまう恐れがあるので、問題があると感じます。

【会長】

・今回初めて類型承認という取扱を実施しているということが分かりましたので、審議会開催回数や諮問案件が減っていた理由がわかりました。

行政事務の円滑な遂行という観点でいえば、審議会を開催してということであれば、時間もかかっていくということで類型承認という考え方があったのかもしれませんが、少しやりすぎの印象があります。今後、類型承認をやっていきたいということであれば、条例等の規定を設けていただくなどが必要になってくるのではないでしょうか。

審議会でもあらゆる事態を想定して、包括的に承認していくということは難しいです。アンケートの種類によって、目的外利用が必要かというものもあるかもしれませんので、現時点では基本的には類型承認の取り扱いや包括的な承認はできないという方向で答申をまとめていきます。

ただし、事務の円滑化等で類型承認の実施の必要性があるということであれば、条例等の規定を含めて整理が必要でしょうし、改めて、この審議会にも諮っていただきたいと思います。

【委員】

・アンケートなどは相当数あるかと思いますので、その都度、審議会にかけていくというのが難しいということもありそうですね。

【会長】

・そうですね。例えば、報告事項にして会長専決で次回の会議で事後承認といったやり方もあるかもしれませんが、事務の円滑化等で運用の仕方が工夫できるのかということに関しては、今回結論を出せないので、次回の審議会で検討できればと考えます。

・答申に関しては、従来通り類型承認は現時点では認めず、案件ごとに諮問・答申ということでまいります。

・以上で『諮問案件3』を終了します。

 

4.報告案件(事務局より)

【会長】

・事務局の報告案件についてお願いします。

【事務局】

・まさにこの報告が類型承認等の報告となっております。先ほどご意見を頂きましたので、今後の運用の仕方については、報告の後に、またご意見等頂戴できればと考えておりますので、宜しくお願い致します。

ア.事務局より説明

【事務局】

・当日配布資料1と答申集に基づいて説明します。

・平成29年度に個人情報保護・情報公開担当所管課(広報発信課)に相談があり、過去の答申の類型承認や取扱を参考にして助言を行い、本審議会への諮問には至らなかった主な事例です。

(1)平成29年5月(自治振興室)事例です。

【参考:答申集 P.29,30、答申日 平成27年8月26日、答申番号 27-1】

・内容は、審議会等の市民公募委員の就任をお願いする際に活用している「市民公募委員候補者名簿」を、ワークショップの参加を案内する通知に利用しても良いかというものでした。

・広く市民の意見を聞き、市政へ反映させるためという目的であり、当事者が諾否の意思決定できる機会があるのであれば、名簿登載期間内に、審議会「等」と記載しているため、ワークショップの案内もその中に含めても差し支えないと考えると助言しました。

(2)平成29年8月(社会福祉課)の事例です。外部提供は差し支えないと担当課が判断しました。

【参考:答申集 P.7(外部提供2)、答申日 平成12年2月16日、答申番号なし】

・内容は、京都府から戦没者等の遺族に対する特別弔慰金の未請求者に個別通知した中で、宛先不明で戻ってきた分の所在調査依頼が市にありました。

過去答申の外部提供事例2「国又は他の地方公共団体が実施する事務に関して行う照会に対して、個人情報を提供する場合」を適用し、情報提供を行いました。

(3)平成29年8月(市民課)の事例です。

【参考:答申集 P.26-28、答申日 平成26年12月25日、答申番号 26-1】

・内容は、平成29年10月2日から住民票等のコンビニ交付サービスを開始しました。

・コンビニでの発行にあたり、本市基幹システム等で保有する情報を外部の証明書発行サーバに連携(外部提供)する必要があるということでした。

コンビニ交付は、市役所の開庁時間に縛られず、必要な証明書を身近なコンビニエンスストアで取得できることから、住民に大きな利便性を供与し、かつ公証性をより簡素な形で保証できるものと考えます。また情報のセキュリティ対策についても、使用する回線や暗号化、情報漏洩対策等、万全を期しているということから、担当課の理由づけや対策から、過去事例の類型承認で差し支えないと考え、外部提供しても差し支えないという助言を行いました。

(4)平成29年10月(防災・安全推進室)の事例です。

・内容は、次の2つです。 

・【個人情報の収集】について、防犯カメラとブルートゥースを活用した見守り機器を市内200箇所に設置することで、防犯カメラによる犯罪抑止、見守り機器による認知症徘徊者や子どもの見守りを行い、セキュリティの高いまちづくりを目指す。

防犯カメラの運用については、既存の本市街頭防犯カメラ設置及び管理運用要領の適用を予定しており、セキュリティ対策、プライバシー保護への配慮をするということでした。

・【外部提供】については、法令に基づく場合や生命、身体及び財産の安全の確保その他公共の利益のために緊急の必要のある場合等、条例規定に則った取り扱いを行うということ。

また、管理責任者若しくは当該責任者が指名した職員の立ち会いのもとでしか、画像の閲覧・提供を行わないということでした。

・本人以外からの個人情報の収集及び外部提供は差し支えないと助言しました。

【判断理由:事業目的が防犯・見守り・安心安全なまちづくりであること。要領が定められ、規定に則った設置・管理・運用を実施するとしている。外部提供も法令に基づく場合等条例に記載された事項に限って実施するとしている。】

・以上のことより、防犯カメラの映像の取扱いについて、管理・運用に関するガイドラインや街頭防犯カメラ設置及び管理運用要領や個人情報保護条例に基づいて取扱いを行うということであるため、差し支えないと判断し、その旨助言しました。

イ 質疑・意見

【会長】

・ご意見は如何でしょうか。

【委員】

・最後の事例は、これまで本審議会に諮られたことがあるのでしょうか。条例に基づいているので差し支えないという説明がありましたが。

【事務局】

・答申集では当該事例の記録はないのですが、条例に基づいてという部分については、外部提供する場合の条件が条例規定の範囲でということでありましたので、条例に基づいた取扱ということで差し支えないと助言しました。

【委員】

・審議会での審議はないということであれば、類型承認ということでもないのですね。審議会に諮る必要はないと判断されたのですね。

【事務局】

・本来であれば、審議会にお諮りする必要があったのかもしれませんが、要綱規定があって、外部提供も条例規定範囲内でということで、相談があったときに、これまでの取り扱いや助言を参考に、審議会への諮問をせずに取り扱って差し支えないという判断を致しました。

【委員】

・これ以外にも市が管理している防犯カメラはあるのでしょうか。

【事務局】

・正確には把握していないのですが、既存の要綱という文言がありますので、もしかしたら管理している防犯カメラはあるかもしれませんが未確認です。

元々、今回審議会の開催が予定された段階で、事業所管課からは諮問した方が良いかという相談を受けた事例でして、その時の判断として、要綱等規定があり、それに則った運用を図るということであったため、諮問不要という助言を事務局が行いました。

【委員】

・報告案件は類型承認ということで分かるのですが、最後の事例は、一度も審議されたことがないようなので、それを類型等の取り扱いでいくということは疑問に感じます。

【会長】

・先ほど議論にもありましたが、1つ目の事例は類型承認ということなので、類型承認という取扱自体がどうであるかと思います。

・2つ目は、これは報告で問題ないと思います。

・3つ目は、諮問を経た上でということで、過去に答申されて類型と判断されたものとはまた性格が違いますので、情報漏洩や機器の管理はどうなのかとか、例えば、コンビニに設置されているマルチ端末などもデータ消去していますとは言われていても、実際はどうなのかという疑問が残ることもあります。コンビニの出力されるデータがきちんと消去されるのかといったところも確認していますかというようなことも、審議する必要があったのではないかと思います。過去の案件とは、全然違う性格の電算結合になるかと思います。

この案件は、事業はスタートしているようですので、事後承認という形になるかもしれませんが、一度、審議会で精査したいと思います。

もし、チェックしていないようなことがあれば、そういった点に意見を言うということも必要かと思います。

・そして、最後の案件は、審議会にかけて頂くのが筋だと思います。一般的には、交通違反を取り締まるオービスとかではなく、安全なまちづくりという目的は理解できますが、勝手に隠しカメラのように撮られているということなのか、どういう周知・運用が図られているのか分かりませんが、知らないところで警察に提供されて利用されるというようなことがあってもいけないと思いますので、設置管理の要綱等も審議会に提供いただき、精査を受けてさせてください。

事後的な段階ですので、今更答申というわけにはいかないかもしれませんが、審議させて下さい。また、必要であれば、意見等を言わせて頂きたいと思います。

・年度内、あまり時間が空かない時点で、再度審議会を開催して、報告事項のコンビニ交付と防犯カメラの件は審議させて下さい。

【会長】

・続いての報告案件をお願いします。

ア 事務局より説明

【事務局】

資料に基づいて説明

『報告案件2平成28年度 情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書』

・平成28年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書について、抜粋して説明させていただきます。

・1ページの1の公開請求の状況カッコ1(1)請求・申出 件数及び請求・申出 内容ですが、平成28年度の公開請求は33件でございました。

・主な請求の内容は、事務執行に関する情報が20件、契約行為(契約書、設計書、仕様書等)に関する情報が7件、開発指導関連の情報が3件、住居表示・住民票等に関する情報が2件、指定管理に関する情報が1件となっております。

・請求・申出 に対する処理状況についてでありますが、

先ほどの33件に対する内訳ですが、全部公開が15件、部分公開が13件、非公開1件、文書不存在1件、保留3件となっており、部分公開を含めた公開率は96.5%となっています。この保留3件につきましては、年度末の受付でございまして、それぞれ保育所入所判定に用いる市の判断基準表・入所決定最低指数が2件、裁決書の原本が1件でこの請求につきましては、翌年度の4月13日に開示、4月3日に部分開示されております。

・つづきまして2の 自己情報の開示請求等について、(1)請求件数及び請求内容について、平成28年度の自己情報開示請求は28件ありました。内訳は、市民協働部が印鑑登録証明書や住民票の発行履歴など17件・健康福祉部が介護保険認定調査票や主治医意見書など11件でございました。なお、訂正、削除、利用中止の請求はありませんでした。

・請求に対する処理状況ですが、平成28年度に請求のあった28件に対する処理の内訳は、全部開示12件、部分開示9件、文書不存在5件、保留2件となっています。

なお、部分開示を含めた開示率は100%となっています。

・なお、この保留分につきましても、年度末の申請でして、内容は保育所入所に用いる自身の決定指数が2件でそれぞれ4月13日に全部開示されています。

・そのほか、平成28年度の審議会、審査会の開催状況や内訳の資料等となっています。

・以上で報告を終わります。

イ 質疑

【会長】

・ご質問はありますか。

・情報公開の非公開がありますが、この理由はなぜですか。

【事務局】

・市職員の収賄事件で当時資料を警察に提出していましたので、文書自体が手元にないという状態でした。本件は、捜査に支障という点で非公開の理由付けをしています。

【会長】

・当時は、警察に提供中で資料不存在ということだったということですが、もし存在していた場合はどうなったのですか。

【事務局】

・返却されていれば、公開の対象になったと考えています。

【会長】

・根拠法のあて方がどうかと感じます。当時不存在のため公開できないが、戻って来たら公開できるということと、捜査支障項目を当てた場合はいつまで経っても公開対象にならないということで、少し意味合いが異なると思います。

【委員】

・警察に押収されていて不存在と、捜査に支障で非公開とは全然違ってきますね。

【会長】

・不存在(宅地開発の会議録)というのは、府主催のため市にはないということはどういうことですか。

【事務局】

・府主催で、会議には参加したが、資料を持ち帰っていなかったということで、市には不存在ということです。

【会長】

・最近、会議資料の不存在というのは、ニュースにもなっていますね。見せたくない場合に不存在ということで終わらせていることもあるようですし、運用において、情報公開の請求者が窓口に来られて、担当課と一緒に公開請求対象の文書を特定していくと思いますが、特定の仕方に注意をして頂きたいと思います。厳密にして、そのような文書はありませんとしてしまうのではなく、請求者が求めている意を酌んで、文書特定していくことが必要と思います。

 

5.その他

【会長】

・案件5ですが、委員から何かありますか。

・事務局は如何ですか。

【事務局】

・答申までの手続き等を案内

・報告案件に係る審議会を3月頃に日程調整させて頂きたいと思います。

【会長】

・類似案件等の取り扱い・運用方法の調整、会長専決して事後報告・事後承認等というやり方等も次回挙げて下さい。

・他には、よろしいでしょうか。

・ないようでしたら以上で本日の案件は全て終了いたしました。

・これをもって閉会といたします。

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