○長岡京市文書取扱規程

平成9年3月28日

訓令第4号

長岡京市文書事務取扱規程(昭和55年長岡京市訓令第12号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の受領、配付及び収受(第13条―第15条)

第3章 文書の処理(第16条―第26条)

第4章 文書の浄書、施行及び発送(第27条―第34条の2)

第5章 文書の整理及び保管(第35条―第44条)

第6章 文書の保存及び廃棄(第45条―第55条)

第7章 電子メールの利用に関する特例(第56条―第60条)

第8章 雑則(第61条・第62条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 本市における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(文書管理の基本)

第2条 事務は、原則として文書により処理しなければならない。

2 文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正常かつ迅速丁寧に取り扱い、適正に管理しなければならない。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 到着文書 郵送その他の経路で庁外から市に到着した文書をいう。

(3) 配付文書 文書主管課から各課及び各事務部局(以下「課」という。)の文書取扱責任者に配付された到着文書をいう。

(4) 収受文書 到着文書及び配付文書を課の文書取扱責任者が受領し、その文書に課の収受印(別記様式第1号)を押し、又は必要な登録をして文書の到達を確認する手続を経たものをいう。

(5) 起案文書 事案の処理についての原案を記載した文書をいう。

(6) 決裁文書 決裁権限を有する者の決裁を受けるべき文書をいう。

(7) 決裁済文書 決裁権限を有する者の決裁を受けたが、いまだ施行されていない文書をいう。

(8) 完結文書 一定の手続に従って施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事件の完結した文書をいう。

(9) 未完結文書 決裁、供覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了してもいまだ事件の完結しない文書をいう。

(10) 懸案文書 調査検討中又は起案中の未処理文書をいう。

(11) 移換え 当該年度の文書保管場所から前年度の文書保管場所へ移すことをいう。

(12) 引継ぎ 完結文書を一定の年限保存するため文書主管課長に引き渡すことをいう。

(13) 置換え 完結文書を一定の年限保存するため事務室から書庫以外の所定の場所に移すことをいう。

(14) 保管文書 完結文書で引継ぎ又は置換えに至るまでの間、各課において一定期間保管するものをいう。

(15) 保存文書 引継ぎ又は置換えをして一定期間保存する文書をいう。

(16) 廃棄文書 保管文書又は保存文書のうち保管期間又は保存期間を経過してその必要性がなくなったため廃棄する文書をいう。

(17) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。

(18) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(19) 課 長岡京市事務分掌規則(平成28年長岡京市規則第33号)第4条に規定する課及び出先機関並びに長岡京市会計管理者の補助組織設置規則(昭和49年長岡京市規則第18号)第1条に規定する課並びに課に準ずる組織をいう。

(20) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(課長の職務)

第4条 課長は、常に当該課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者及びファイル担当者)

第5条 課に文書取扱責任者を置き、係長及び係長相当職以上の職員のうちから課長が指定する。

2 係にファイル担当者を置き、主事及び主事相当職以上の職員のうちから課長が指定する。この場合において、ファイル担当者の職1名は、文書取扱責任者に指定された職員が兼ねることができる。

3 課長は、文書取扱責任者及びファイル担当者を指定したときは、直ちにその職及び氏名を文書主管課長に通知しなければならない。

(文書取扱責任者及びファイル担当者の担任事務)

第6条 文書取扱責任者は、課長の命を受けて課における文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(3) 文書の整理、保管、保存、及び廃棄に関すること。

(4) 文書の引継ぎ並びに保管文書及び課保存文書の借閲覧に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 ファイル担当者は、課長の命を受けて係における文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。

(1) 配付文書の受付、収受及び発送に関すること。

(2) 係の中心となり文書の整理、保管、保存、移管及び廃棄の事務処理に関すること。

(3) その他係の文書事務に関すること。

(電子文書取扱主任)

第6条の2 課に電子文書取扱主任を置き、課の文書取扱責任者をもって充てる。

2 電子文書取扱主任は、課における次に掲げる事務を行う。

(1) 電子メールの受信、収受及び配付に関すること。

(2) 電子メールの送信及び発送に関すること。

(3) 電子署名に関すること。

(文書事務の連絡調整)

第7条 文書主管課長は、必要の都度、文書取扱責任者を招集し、文書事務についての連絡調整を図るものとする。

(備付帳票)

第8条 文書管理担当係に、次の帳票を置く。

(1) 特殊文書受領表(別記様式第2号)

(2) 保存文書借閲覧表(別記様式第3号)

2 例規管理担当係に、次の帳票を置く。

(1) 公示令達表(別記様式第4号)

(2) 例規番号表(別記様式第5号)

3 各課に、次の帳票を置く。

(1) 文書処理表(別記様式第6号)

(2) 文書処理カード(別記様式第7号)

(3) 起案用紙(別記様式第8号)

(4) 起案継続用紙(別記様式第9号)

(5) けい紙(別記様式第10号)

(6) ファイル基準表(別記様式第12号)

4 各課に必要に応じて、次の帳票を置く。

(1) 指令番号表(別記様式第13号)

(2) 文書処理集合表(別記様式第14号)

(3) 文書処理表に代わるべき帳票

(文書の種類)

第9条 市において取り扱う文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 公示令達文書(法規文書、令達文書及び公示文書をいう。以下同じ。)

(2) 一般文書(公示令達文書以外の文書をいう。以下同じ。)

2 文書の文例及び書式は、別に定める。

(文書の記号番号)

第10条 収受文書及び施行を要する文書(以下「施行文書」という。)には、当該文書の種類に応じて次に定めるところにより記号及び番号を付けるものとする。

(1) 一般文書の記号は、処理年度の数字並びに市、部及び課名の略称を用いて、文書主管課長が別に定める。

(2) 公示令達文書の記号は、別表第1に定める使用区分によるものとする。ただし、指令には続けて前号による部及び課名の略称を入れるものとする。

(3) 番号は、記号に続けて「第号」をもって記載するものとする。

(4) 一般文書の番号は暦年又は会計年度を通じて、指令文書の番号は会計年度を通じて、課ごとに一連番号とし、事案の完結するまで同一番号とする。

(5) 公示令達文書(指令を除く。)は、それぞれの文書の種類ごとに暦年を通じて一連番号とする。

(6) 同一内容の文書が複数あるときは、必要により番号の後に枝番号を付して処理することができる。

2 前項の規定にかかわらず、法令等別に定めのあるときはその記号番号を、第8条第4項第3号の文書処理表に代わるべき帳票に記号番号があるときはその記号番号を付けるものとし、次の各号に掲げる文書については、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 案内状、感謝状、契約書その他記号番号を付けることが適当でないもの 記号番号は省略する。

(2) 文書の内容が軽易なもので、記号番号を付する必要がないものと認められるもの 記号番号は省略又は「事務連絡」で処理する。

(文書処理の年度)

第11条 文書処理の年度は、次に掲げるもののほか4月1日から翌年3月31日までとする。

(1) 公示令達文書(指令を除く。)

(2) 市議会の会議録、議案及び議決書

(3) その他文書主管課長が指定するもの

(文書処理表の記載)

第12条 文書は、文書処理表によりその処理経過を明らかにしておかなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書処理表への記載を省略することができる。

(1) 文書処理表に代わるべき帳票を設けてその処理経過を明確にしているもの

(2) 申告書、申請書、証明等の届書、願書その他これらに類するもの

(3) 儀礼的な通知書、案内書等で軽易なもの

(4) 新聞、定期刊行物、パンフレットその他これらに類するもの

(5) 庁内連絡文書等軽易なもの

(6) その他回答等の事務処理を要しない軽易なもの

第2章 文書の受領、配付及び収受

(文書の受領及び配付)

第13条 到着した文書は、各課において直接受領したものを除き、文書主管課において受領するものとする。

2 文書主管課において受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 次号以外の文書は、封筒等表面に受付印(別記様式第15号)を押し、宛先別に区分して関係課の文書取扱責任者に配付する。この場合において、配付先が明確でないものについては、開封の上配付する。

(2) 書留扱い等による文書(現金書留、簡易書留、特定記録、配達証明、内容証明等をいう。)は、特殊文書受領表に所要の事項を記載し、関係課の文書取扱責任者に交付して受領印を徴する。

3 前項の規定による配付又は交付の処理は、文書主管課長が別に定める方法により行う。

4 郵便料金その他送付に要する費用が未払又は不足の文書は、発信者が官公庁であるもの及び文書主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払ってこれを受領することができる。

5 時間外窓口で受領した文書は、時間外窓口主管課で宛先別に区分して関係課の文書取扱責任者に配付する。ただし、配付先が明確でないもの及び第2項第2号の書留扱い等による文書は文書管理主管課に交付する。

(文書の収受)

第14条 各課の文書取扱責任者は、前条の規定により文書主管課から配付若しくは交付を受け、又は当該課において直接受領した文書について収受したときは、自己の課に属する文書であることを確認したうえ文書の上部余白に課収受印を押し、文書の右上部に文書処理カードを貼付するとともに文書処理表に所要の事項を記載し、上司の閲覧に供さなければならない。

2 第12条第2項の規定は、前項の規定による文書処理カードの貼付について準用する。

(ファクシミリで受信した文書の収受)

第14条の2 第13条及び第14条の規定は、ファクシミリで受信した文書の収受について準用する。

(配付文書の事故処理)

第15条 職員は、事故により所管でない文書の配付があったことを確認したときは、当該文書を所管課へ速やかに到着させるための最善の手段を講じなければならない。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第16条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第17条 課長は、第13条の規定に基づく手続を終えた文書について処理の方針、担当課、回答の要否、処理期日、必要により供覧先の課等を文書処理カードに記入し、担当係長に回付しなければならない。

2 課長は、前項の文書が重要な文書で上司の指揮により処理する必要があると認めたとき又は処理前に上司の供覧に付す必要があると認めたときは、先に上司の供覧に付し、指示を受けなければならない。

3 課長から指示を受けた担当係長は、担当者、文書の処理に必要な指示事項及び別表第2の規定による保存年限を文書処理カードに記入し、担当者に具体的に指示して当該文書を回付しなければならない。

4 担当係長から指示を受けた担当者は、その指示に基づいて当該文書を処理し、決裁完了、発送完了等適切な時点で、それぞれ文書処理表及び文書処理カードに日付とその旨を記入しなければならない。

(事案の処理)

第18条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

2 決裁文書は、次に掲げる場合を除き起案用紙を用いて行わなければならない。

(1) 定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であって、一定の帳票により起案できるとき。

(2) 軽易な事案の処理を行う場合であって、文書処理カード又は軽易な事案に係る文書の余白に必要事項を記載して処理できるとき。

(3) 法令等別に定めのあるとき。

(起案文書の作成)

第19条 起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(1) 上司の指示に基づいて作成すること。

(2) 1事案ごとに作成すること。

(3) 法令により定められたもの及び文書主管課長が特に必要と認めるものを除き、左横書き及び口語体とし、用字、用語等については別に定める公用文作成の手引によること。

(4) 起案文書には、内容のよくわかる標題をつけ、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔明瞭に記載し、必要により最小限の関係文書、参考資料等を添付すること。

(5) 経費を伴う事案についての起案文書には、予算との関係を明らかにすること。

(6) 施行者名は、市長、会計管理者、福祉事務所長その他職務権限を有する者の職名及び氏名又は市名若しくは市役所名を記載すること。ただし、軽易なものについては職名のみの記載とすること又は事案の軽重若しくは宛先名の区分により、副市長、部長若しくは課長の職名及び氏名の記載とすることができる。

(起案文書の審査)

第20条 起案文書は、次に掲げる事項について文書取扱責任者の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。ただし、第18条第2項各号に掲げる場合又はあらかじめ課長が指定する文書についてはこの限りでない。

(1) 起案文書の件名、起案の年月日、文書の記号番号、保存年限及びその他必要事項

(2) 決裁権者及び決裁権の根拠

(3) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の形式、用字、用語及び課長が指示する事項

(回議)

第21条 起案文書は、所管の係長から順次所属上司の承認を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。この場合において、当該起案文書については決裁権者欄の該当箇所に〇印を付し、決裁権の根拠を記入し、不要となる承認欄は斜線で抹消する。

2 前項に規定する場合において、回議を受けた者が当該文書について承認するときは、承認の旨押印しなければならない。

(合議)

第22条 他の部又は課に関係のある文書は、主管の部又は課の回議を終えた後、決裁権限を有する者の決裁を受けるまでに、長岡京市事務決裁規程(昭和49年長岡京市規程第3号)の定めるところにより、その関係する部課長に合議しなければならない。

2 合議文書は、原則として1課1日以内に処理するものとする。ただし、決定についてさらに期日を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

3 合議を受けた部課長に異議がある場合は、主管の部課長と協議し、協議が整ったときは、協議経過を起案文書に明記して決裁権限を有する者に回付するものとし、なお決定しないときは、意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4 合議を終えた後主管の課において原案を改廃したときは、関係ある部課長に通知しなければならない。

5 合議した案件について再回を要するときはその旨及び再回先を、合議を受けた者が回議の結果を知ろうとするときは「要再回」とその旨を表示するものとする。

(並列式合議及び会議式合議)

第23条 合議先の部課が多いとき又は内容の検討に時間を要するため必要と認めるときは、合議文書を複写し、同時に関係ある部課に配付して行う並列式合議をすることができる。

2 合議の事案が特に重要又は異例なものであって衆議をつくす必要があると認めるときは、合議文書を複写して同時に関係ある部課に配付し、主管課が司会をする会議方式により行う会議式合議をすることができる。

(合議の特例)

第24条 次の各号のいずれかに該当する文書は、例規主管課長に合議しなければならない。

(1) 公示令達文書(指令を除く。)

(2) 議会に提出する議案類

(3) 法令又は例規の解釈又は適用に関する案類

(回議の緊急処理及び持回り)

第25条 起案文書で緊急を要するものは、決裁板の上部に「至急」を表示するものとする。

2 急施、秘密又は説明を要する文書は、決裁若しくは承認を得、若しくは閲覧に供し、又は意見を調整するため自ら持回りをしてこれを行うことができる。

3 前2項の場合において、特に緊急に処理すべき必要があり、かつ、正規の手続を経るいとまがない事務で所管部長が必要と認めたときは、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合においては、事後速やかにこの章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第26条 市長又は副市長による決裁済文書は秘書担当課において、部長又は課長による決裁済文書は当該部又は課の庶務担当係において、速やかに主管課に返付するものとする。

第4章 文書の浄書、施行及び発送

(浄書の依頼)

第27条 決裁済文書又は帳票類の浄書(印刷を含む。以下同じ。)をするときは、課で浄書できるもの及び外部発注するものを除き、浄書印刷依頼票により文書主管課長に依頼することができる。

(浄書の審査)

第28条 文書主管課長は、前条の規定による依頼があった文書の浄書においては、次の事項について審査することができる。

(1) 浄書の方法が適正であるか。

(2) 書式、用字及び用語が適正であるか。

(3) 本市の文例に合っているか。

2 前項の規定による審査において、文書主管課長は、不適切なものについてはこれを変更し、修正し、又は浄書の依頼者に返付することができる。

(浄書に対する各課の協力)

第29条 各課は浄書業務の円滑を期するため、浄書期間に余裕のあるよう留意しなければならない。

(浄書の対象)

第30条 文書主管課長が行う浄書の対象は、市の執行機関とする。ただし、文書主管課長が特に必要と認めるものはこの限りでない。

2 浄書の対象となる文書は、予算編成時期に文書主管課と調整を終えたものとする。

(公印)

第31条 施行文書には長岡京市公印規程(昭和54年長岡京市規程第6号)の定めるところにより公印を押し、決裁済文書と契印しなければならない。ただし、次に掲げるものは「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(1) 庁内連絡文書等軽易な文書

(2) 行事等の通知文書、招待状、案内状、あいさつ状等の書簡で軽易なもの

(3) 回答等で直接法律効果を生じない文書

(4) 刊行物、資料等の送付文書

(5) その他軽易な文書

(電子署名)

第32条 前条の規定にかかわらず、電子文書により施行される文書は、同条各号に掲げる文書を除き、電子署名を付与しなければならない。

2 前項の電子署名は、地方公共団体組織認証基盤における長岡京市登録分局の運営に関する規程(平成19年長岡京市訓令第7号)第2条第2号に規定する組織が発行する職責証明書により作成されたものでなければならない。

3 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済原議書を当該文書に添えて、電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

4 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、文書主管係長に決裁済原議書を呈示し、その承認を受けなければならない。

5 第1項の電子署名を付与するために必要なかぎ情報等の発行等については、別に定める。

(施行日)

第33条 文書の施行日は、公示令達文書にあっては、公告式番号簿、令達番号簿又は指令番号簿に登載した日、一般文書については次の各号に掲げるいずれかによるものとする。

(1) 通知し、又は発送した日

(2) 決裁の終了により事務処理を始める日

(文書の発送)

第34条 文書の発送は、直接主管課で発送する必要がある場合を除き、全て文書主管課が行う。

2 文書を発送しようとするときは、主管課において封かんし、又は包装し文書主管課に到着するようにしなければならない。この場合において、大量又は特殊な発送文書については、文書主管課の指示により直接主管課で種別に分類し、又は必要な発送区分印を押印するなどの事前処理のうえ依頼しなければならない。

3 文書主管課は、料金後納郵便物差出票、後納郵便物等取扱票等により料金を算定して発送するものとする。

4 庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要なものを除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。

第5章 文書の整理及び保管

(整理及び保管の原則)

第35条 文書は、系統的に整理、配列及び保管し、必要な文書が必要なときに、速やかに取り出せるようにしておかなければならない。

(保管文書の整理点検)

第36条 文書取扱責任者及びファイル担当者は、課内の文書の整理保管状況を常に点検し、文書の円滑な整理保管に努めるものとする。

2 文書主管課長は、必要に応じて各課の文書整理保管状況について点検を行い、適切な助言及び指導を行うものとする。

(保管期間)

第37条 文書の保管期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の末日までとする。ただし、文書の処理が暦年によるものは翌年の末日までとする。

(文書の完結日)

第38条 文書の完結日は、次に定めるところによる。

(1) 公示令達文書は、所定の手続により公示又は令達された日

(2) 照会、進達、副申、許可、申請等の往復文書は、これらに対して、回答、通達、許可の指令等が発送又は配付された日。ただし、照会、不服の申立てその他再度必要とする場合は、これらに対する回答等が発送又は配付された日

(3) 前2号以外の文書は、次に定める日

 復命書、供覧文書、届、辞令等で上司の決裁を必要とするものについては、その決裁が終わった日

 契約関係文書は、当該契約期間満了の日

 出納関係の証拠書類は、当該事件が完結した日

 訴訟関係書類は、当該事件が完結した日

 賞状、表彰状、感謝状等については、該当者に交付した日

(文書の保管単位)

第39条 文書は、課を単位として保管する。ただし、文書主管課長が特に必要と認めた場合は、係その他を単位として保管することができる。

(文書の保管用具)

第40条 文書の保管用具は、原則としてA4の4段ファイリングキャビネットとする。

2 前項の保管用具の増設又はこれ以外の保管用具の使用については、文書主管課長と協議するものとする。

(文書の整理及び保管)

第41条 完結文書及び未完結文書でその内容がすでに処理されているものは、原則としてとじないでフォルダーに収納しなければならない。

2 現年度のフォルダーはファイリングキャビネットの上段に、前年度のフォルダーは下段に収納するものとする。

(懸案文書の整理保管)

第42条 懸案文書は、個人ごとに懸案フォルダーによりファイリングキャビネットの所定の場所に収納し常にその保管場所を明らかにしておかなければならない。

(ファイル基準表の作成等)

第43条 文書取扱責任者は、毎年保管文書の移換え時までにファイル基準表を作成しなければならない。

2 文書取扱責任者は、個別フォルダーの増減その他の事由によりファイル基準表の記載事項に変更が生じたときは、ファイル基準表を補完訂正しなければならない。

(保管文書の移換え)

第44条 文書の移換えは、毎年4月末日までに現年の保管文書を前年度文書の保管場所に移し換えなければならない。ただし、常用文書、貸出文書、資料及び年度内に完結しなかった文書については、移換えを行わないことができる。

第6章 文書の保存及び廃棄

(保存年限)

第45条 文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4区分とする。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。

2 文書の保存年限は、次に掲げる事項を考慮し、かつ、別表第2の規定に基づき決定しなければならない。

(1) 証拠書類としての価値

(2) 歴史的文化的な価値

(3) 行政資料としての価値

(保存年限の起算)

第46条 文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書の処理が暦年によるものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(引継ぎ等の方法)

第47条 各課長は、移換え後1年を経過した文書及び貸出文書でなお保存を必要とする文書を文書主管課長に引き継ぐものとする。ただし、市役所庁舎外の課で文書主管課長の承認を得たものにあっては、あらかじめ指定した保存場所に置き換えることができる。

2 前項の規定により引継ぎ又は置き換えを行うときは、個別フォルダーを保存年限別に区分して文書保存箱に収納し引継ぎを行う課にあっては文書主管課長に提出しなければならない。

3 各課長は、前2項の規定による引継ぎ又は置換えに当たっては、第41条の規定により作成したファイル基準表をなお保存を要しない個別フォルダーのタイトルを見え消しする等調整を行った後文書主管課長に提出しなければならない。

(引継ぎ文書の審査)

第48条 文書主管課長は、文書の引継ぎを受ける場合は、保存文書の保存年限その他保存方法の適否を審査し、不適当と認めるときは、保存年限の修正等必要な措置を求めることができる。

2 文書主管課長は、前項の規定による審査の結果、適当と認めた文書は、文書保存箱の保存箱整理番号をファイル基準表に記入して1部を当該文書の主管課長に送付しなければならない。

3 前2項の規定は、当該課で保存する課長が置換えを行う場合について準用する。

(保存文書の管理)

第49条 引継ぎを受けた保存文書は、書庫において文書主管課長が、置換えを行った保存文書は当該課の課長が、適正に管理しなければならない。

第50条 保存文書のうち、文書主管課長が適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルムを、その文書に代えて保存することができる。

(保存文書の借閲覧)

第51条 執務のため保存文書を借覧し、又は、閲覧しようとするときは、保存文書借閲覧表により、引継ぎをした文書にあっては、文書管理担当係長の承認を、置換えをした文書にあっては、当該課の文書取扱責任者の承認を得なければならない。

2 前項の規定により借覧する場合は、当該文書の保存位置にアリバイカードを挿入しておかなければならない。

3 保存文書の借覧期間は、7日以内とする。7日を超えて借覧を要する場合は、あらかじめ文書管理担当係長の承認を得なければならない。

(禁止事項)

第52条 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、添削し、又は他に転貸してはならない。

(保存文書の廃棄)

第53条 保存期間が満了した文書は、毎年4月末日までに廃棄しなければならない。

2 文書主管課長は、保存期間中の文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、関係課長と協議してこれを廃棄することができる。

3 文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、関係課長と協議してさらに期間を定めて保存することができる。

4 前項の規定により保存期間を延長したときは、当該文書のファイル基準表及び文書保存箱に延長した廃棄年月日及び保存年限を記入しなければならない。

5 永年保存の文書については、文書主管課長は、10年ごとに関係課長と協議して、その必要性を精査し、保存の要否を決定するものとする。

6 前各項の規定は、当該課で保存する課長が置換えにより保存する文書の取扱いについて準用する。

(廃棄の方法)

第54条 文書は、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。

(歴史資料)

第55条 文書主管課長は、永年保存文書で相当期間を経たものを歴史資料として、別に保管することができる。

第7章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第56条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、庁内情報LANシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第57条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第31条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第58条 前条の施行文書の相手方は、長岡京市の機関、LGWAN(総合行政ネットワークをいう。)が接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行)

第59条 電子メールを利用する施行文書は、新規メール画面の主題欄に「公文書扱い」と入力して送信しなければならない。

2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(収受)

第60条 電子文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち電子文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 電子文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

第8章 雑則

(文書の発表)

第61条 文書はすべて上司の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付することができない。

(委任)

第62条 この訓令の施行に関し必要な事項は、文書主管課長が定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(長岡京市帳票管理規程の廃止)

2 長岡京市帳票管理規程(昭和41年長岡京市訓令第7号)は、廃止する。

(経過措置)

3 この訓令による改正前の長岡京市文書事務取扱規程に規定する様式により作成した帳票は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

(長岡京市公印規程の一部改正)

4 長岡京市公印規程(昭和54年長岡京市訓令第6号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(長岡京市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

5 長岡京市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和59年長岡京市訓令第7号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成10年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成12年3月31日訓令第6号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する 。

附 則(平成13年2月14日訓令第1号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成13年3月30日規則第13号)

(施行期日)

1 この規則は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成16年3月31日訓令第12号)

(施行期日)

1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。

(長岡京市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

2 長岡京市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和59年長岡京市規程第7号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成19年3月9日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の長岡京市文書取扱規程に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成19年3月20日訓令第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第16号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第4号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第10条関係)

公示令達文書の記号

文書の種類

文書記号の使用区分

文書記号

条例

全庁

長岡京市条例

規則

長岡京市規則

訓令

長岡京市訓令

合同訓令

長岡京市合同訓令

公告

長岡京市公告

告示

長岡京市告示

指令

各課ごと

長岡京市指令( )

備考 指令の括弧内には、部及び課名の略称を入れる。

別表第2(第17条、第43条関係) 文書保存年限基準表

ア 共通文書

文書名

取扱い

保存年限

(1) 共通全般

 

 

庁内通知

内容により適宜又は移換え時廃棄

1

照会・回答(庁内)

 

1

行政機構図

事務分掌表

新版と差替え

事務引継ぎ書

不必要となつた時点で廃棄

1

事務報告

 

1

総合計画

基本計画・実施計画(各課報告控を含む。)新版と差替え

5

地域防災計画・水防計画

新版と差替え

長岡京市統計書

〇〇計画書

庁議

内容により適宜又は移換え時廃棄

1

幹部会議

1

〇〇調整会議

1

(2) 広報・広聴・情報公開

 

 

人口速報

 

1

市広報

広報紙等依頼原稿を含む

1

事業(行事)予定表

 

1

表彰

 

1

陳情・要望

回答文書を含む。未解決は常用扱い

5

情報公開・個人情報保護

公開・開示請求書、決定通知(控)

5

(3) 例規・文書

 

 

例規立案(原議)

条例・規則・訓令・要綱制定改廃

5

行政手続

未解決は常用扱い。重要は永年保存

10

訴訟

〃        〃

10

公示・公告

 

5

ファイル基準表

年度別に分冊。原本は文書主管課で永年保存

5

文書処理表

 

1

指令番号表・証明番号表

 

1

ファイリングシステムの手引き

新版と差替え

公用文作成の手引

新版と差替え

文書取扱責任者

 

1

(4) 議会

 

 

市議会議案書

 

1

市議会本会議答弁資料

 

1

市議会〇〇委員会答弁資料

 

1

継続問題答弁経緯・資料

解決事項は適宜内容を整理して廃棄

要求資料(予算・決算)

 

1

(5) 人事・給与

 

 

人事・服務・給与通知

内容により適宜又は移換え時廃棄

1

各種休務届

翌月指定日までに人事担当課へ

各種職員手当・勤務命令簿(給与振込分)

 

臨時職員

出勤簿及び明細書は翌月指定日までに会計担当課へ

(6) 研修・福利厚生

 

 

研修・講演・講座通知

内容により適宜又は移換え時廃棄

1

同和研修

1

職員健康診断

1

市町村職員共済組合

1

長岡京市職員厚生会

1

(7) 予算編成

 

 

予算編成方針・通知・報告

内容により適宜又は移換え時廃棄

1

予算書

 

1

当初予算見積書

 

1

補正予算見積書

 

1

(8) 予算執行

 

 

予算執行方針・通知・報告

内容により適宜又は移換え時廃棄

1

執行計画書・通知書

 

1

領収済通知書

 

5

収入(調定)・支出関係

 

1

財務関係伝票(課控)

 

 

財務会計各種打出しリスト

不必要になつた時点で廃棄

1

債権者コード一覧表

新版と差替え

(9) 決算

 

 

決算通知・報告

内容により適宜又は移替え時廃棄

1

決算書

 

1

(10) 監査

 

 

監査通知・報告

内容により適宜又は移替え時廃棄

1

監査結果

 

1

(11) 備品・物品

 

 

共通備品要求依頼

 

1

在庫物品要求分類表

分類表は新版と差替え

備品台帳

記載備品が廃棄されるまで

イ 共通文書以外の文書

永年保存

10年保存

5年保存

〇市行政の総合計画及び運営に関する基本方針の決定に関する文書

 

 

〇重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書

〇比較的重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書

〇比較的軽易な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書

〇市の区域の変更並びに町及び字の区域の変更等並びに名称の変更等に関する文書

 

 

〇条例、規則、訓令及び重要な通達、要綱等の制定及び改廃に関する文書

 

 

〇告示、公示、公表、公示送達その他公示に関する文書で重要なもの

〇告示、公示、公表、公示送達その他公示に関する文書で比較的重要なもの

〇告示、公示、公表、公示送達その他公示に関する文書で比較的軽易なもの

〇市議会関係の文書で重要なもの

〇市議会関係の文書で比較的重要なもの

〇市議会関係の文書で比較的軽易なもの

〇他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの

〇他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書

 

〇附属機関等に関する諮問、答申及び建議に係る文書で重要なもの並びに会議録で重要なもの

〇附属機関等に関する諮問、答申及び建議に係る文書並びに会議録

 

〇請願、陳情、要望等に関する文書で重要なもの

〇請願、陳情、要望等に関する文書で比較的重要なもの

〇請願、陳情、要望等に関する文書で比較的軽易なもの

〇不服申立て、訴訟等に関する文書で重要なもの

〇不服申立て、訴訟等に関する文書

 

〇通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で重要なもの

〇通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的重要なもの

〇通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的軽易なもの

〇許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で重要なもの

〇許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的重要なもの

〇許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的軽易なもの

〇行政代執行に関する文書で重要なもの

〇行政代執行に関する文書

 

〇市長及び副市長の事務引継ぎに関する文書

〇部長、次長及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書

〇課長、課長補佐及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書

〇職員の任免及び賞罰に関する文書

 

 

〇職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で重要なもの

〇職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的重要なもの

〇職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的軽易なもの

〇重要な儀式、表彰及び行事に関する文書

〇比較的重要な儀式、表彰及び行事に関する文書

〇儀式、表彰及び行事に関する文書〇後援名義等の使用に関する文書で将来の例証となるもの

〇予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で重要なもの

〇予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的重要なもの

〇予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的軽易なもの

 

〇金銭の出納に関する証拠書類

 

〇契約及び協定等に関する文書で重要なもの

〇契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの

〇契約及び協定等に関する文書で比較的軽易なもの

〇公有財産の取得及び処分に関する文書

 

 

〇公有財産の管理に関する文書で重要なもの

〇公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの

〇公有財産の管理に関する文書で比較的軽易なもの

〇補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの

〇補助金の申請及び交付に関する文書で比較的重要なもの

〇補助金の申請及び交付に関する文書

〇貸付金に関する文書で重要なもの

〇貸付金に関する文書で比較的重要なもの

〇貸付金に関する文書

〇寄附又は贈与の受納に関する文書で重要なもの

〇寄附又は贈与の受納に関する文書で比較的重要なもの

〇寄附又は贈与の受納に関する文書で比較的軽易なもの

〇損失補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの

〇損失補償及び損害賠償に関する文書

 

〇市政と特に関係の深い史実に関する文書

 

 

〇調査研究、統計等に関する文書で重要なもの

〇調査研究、統計等に関する文書で比較的重要なもの

〇調査研究、統計等に関する文書で比較的軽易なもの

〇工事施行図書等で重要なもの

〇工事施行図書等で比較的重要なもの

〇工事施行図書等で比較的軽易なもの

〇台帳、原簿等で重要なもの

〇台帳、原簿等で比較的重要なもの

〇台帳、原簿等で比較的軽易なもの

〇前各項に掲げる文書に類するものその他永年保存を必要と認める文書

〇前各項に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認める文書

〇前各項に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認める文書

1年保存

1 決定事項の単なる連絡に関する文書

2 一時的な各種照会、回答等の往復文書

3 係員の事務引継に関する文書

4 共通文書に掲げる文書に類するものその他1年の保存を必要と認める文書で永年、10年及び5年に属さないもの。

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別記様式第11号 削除

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長岡京市文書取扱規程

平成9年3月28日 訓令第4号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成9年3月28日 訓令第4号
平成10年3月30日 訓令第2号
平成12年3月31日 訓令第6号
平成13年2月14日 訓令第1号
平成13年3月30日 規則第13号
平成16年3月31日 訓令第12号
平成19年3月9日 訓令第2号
平成19年3月20日 訓令第7号
平成19年9月28日 訓令第16号
平成26年3月28日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第2号