○長岡京市マイクロフィルム文書取扱規程
昭和59年10月1日
規程第7号
(目的)
第1条 この規程は、本市における文書の保存の方法としてマイクロシステムを導入し、マイクロフィルム文書を原文書と同様に取扱うことに関して必要な事項を定め、もつて文書管理の適正化及び能率化を図ることを目的とする。
(1) 文書 長岡京市文書取扱規程(令和3年長岡京市訓令第2号。以下「文書取扱規程」という。)第2条第1号に定めるものをいう。
(3) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の複製等のため市民協働部総務課長(以下「総務課長」という。)が保存するマイクロフィルム文書をいう。
(4) 活用フィルム文書 日常利用するために文書を撮影したマイクロフィルム及びマスターフィルム文書を複製したマイクロフィルムをいう。
(5) 原文書 マイクロフィルムに撮影された文書をいう。
(撮影する文書の範囲)
第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、文書取扱規程第29条に規定する永年保存文書及び総務課長が特に必要と認める文書とする。
(文書引継ぎの特例)
第4条 文書をマイクロフィルムに撮影するときは、文書取扱規程第31条の規定にかかわらず必要に応じ、文書の引継ぎをすることができるものとする。
(文書の撮影)
第5条 文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、所管課長は撮影する文書にマイクロフィルム撮影依頼書(様式第1号)を添えて、総務課長に提出しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により撮影を依頼されたときは、その文書の撮影の適否について審査し、不適当なものがあるときは、所管課長に対し完備又は修正を求めることができる。
(検収)
第6条 撮影受託者は、文書の撮影を終了したときは検査結果を検査表に記入し、これを撮影指示書(様式第2号)マイクロフィルム文書及び原文書とともに速やかに総務課長に引き渡さなければならない。
3 総務課長は、前項の検査の結果マイクロフィルム文書に不良の箇所等が発見されたときは、改めて撮影させなければならない。
4 総務課長は、マイクロフィルム文書を収納したときは、フィルム整理票(様式第3号)に撮影文書名その他必要な事項を記入するものとする。
(認証及び証明の範囲)
第7条 マスターフィルム文書は、図面等の文書を撮影したものである場合を除き、権利又は効力の発生、変更又は消滅に関係するおそれがあるものにあつては認証を行い、それ以外のものにあつては証明を行うものとする。
2 活用フィルム文書は、認証及び証明を要しないものとする。
(マスターフィルム文書認証人等)
第9条 市にマスターフィルム文書認証人(以下「文書認証人」という。)及びマスターフィルム文書証明人(以下「文書証明人」という。)を置く。
2 文書認証人は、総務課長とする。
3 文書証明人は、総務課長又は所管課長とする。
4 文書認証人は、マスターフィルム文書の認証の事務を掌理し、文書証明人は、マスターフィルム文書の事務を掌理するものとする。
(認証の方法)
第10条 認証は、文書認証人が原文書の存在すること及びマスターフィルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書認証書(様式第6号)に必要事項を記入し、当該マスターフィルム文書認証書を当該マスターフィルム文書の末尾に貼付することにより行うものとする。
2 文書認証人はマスターフィルム文書を認証したときは、当該認証人について認証記録票(様式第4号)に記載するとともに、認証した旨を総務課長に通知するものとする。
(証明の方法)
第11条 証明は、文書証明人が原文書の存在すること及びマスターフィルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書(様式第7号)に必要事項を記入し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムを当該マスターフィルム文書の末尾に接合することにより行うものとする。
(保存期間)
第12条 マイクロフィルム文書の保存期間は、文書取扱規程第29条に規定する原文書の保存期間とする。
(保存場所)
第13条 マスターフィルム文書の保存は原則としてロール保存とし、保存場所は総務課長が指定する場所とする。
(1) 撮影後6箇月を経過する日の属する月
(2) 毎年10月
2 前項第2号の時期に行う検査は、抽出により行うものとする。
3 総務課長は、第1項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは、これらの原因を除去し、破損等を発見したときは、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときは、マスターフィルム文書の再製の措置を講じなければならない。
(閲覧及び複写)
第16条 マスターフィルム文書を閲覧し、又はその写しの交付を受けようとする者は、マスターフィルム文書閲覧・複写票(様式第8号)により総務課長の承認を得なければならない。
(貸出しの禁止)
第17条 マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
(複製)
第18条 マスターフィルム文書の複製を必要とするときは、総務課長の承認を得なければならない。
(活用フィルム文書の利用)
第19条 活用フィルム文書の利用は、その用途に応じて所管課長が行うものとする。この場合において所管課長は、あらかじめその利用方法について総務課長と協議しなければならない。
(原文書の廃棄)
第20条 原文書の廃棄は、第14条第1項第1号及び第4項の規定による撮影後6か月を経過したときに行う定期検査が終了したときに行うものとする。ただし、次の各号の1に該当するもので総務課長が特に保存を必要と認めるものは、この限りでない。
(1) 訴訟に関係し、又は関係することが予想されるもの
(2) その他原文書をそのまま保存することが必要と認められるもの
(マイクロフィルム文書の廃棄)
第21条 保存期間の満了したマイクロフィルム文書の廃棄については、文書取扱規程第34条の規定を準用する。
(委任)
第22条 この規程に定めるもののほか、マイクロフィルムシステムの実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
この規程は、昭和59年10月1日から施行する。
附則(平成9年3月28日訓令第4号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月31日訓令第12号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月30日訓令第3号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
