○人事異動及び人事記録に関する規程

平成8年12月25日

合同訓令第1号

(趣旨)

第1条 この訓令は、職員の人事異動及び人事記録に関して必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 職名 職員及びその他保有する身分を表すものをいう。

(2) 職種 一般事務、土木技師、運転手、調理員その他の採用時の区分であり、職員が専ら行う業務の種類をいう。

(3) 補職 係長、主事、主任、運転手その他の長岡京市職員の職の設置に関する規則(昭和58年長岡京市規則第12号)第2条第1項に定める職等であり、職員が組織上占める職階の名称をいう。

(4) 職位 一般職、主査級、係長級、主任級その他の職員が組織上しめる職階の階級の名称をいう。

(人事異動の種類)

第3条 人事異動(長岡京市職員の育児休業等に関する条例施行規則(平成4年長岡京市規則第6号)第7条各号に掲げる場合を含む。以下「異動」という。)の種類は、別表異動の種類欄に掲げるとおりとする。

(辞令)

第4条 任命権者(任命権の委任を受けた者を含む。以下同じ。)は、職員について異動を行う場合においては、別記様式による辞令を作成し、当該職員に交付しなければならない。

2 辞令は、異動の種類に応じ、別表異動用語記載例により作成しなければならない。

(人事記録の作成又は保管)

第5条 任命権者は、任用、給与、勤務能率、身分保障その他職員の人事に役立てるために、人事記録を作成し、又は保管しなければならない。

(人事記録の種類)

第6条 人事記録は、次に掲げるものをいう。

(1) 人事台帳

(2) 職員が任命権者に提出した履歴書

(3) 学校の卒業、修業又は在学の証明書で任命権者が必要と認めるもの

(4) 免許、検定その他資格に関する証明書で任命権者が必要と認めるもの

(5) 健康診断の結果の記録で任命権者が必要と認めるもの及び長岡京市職員の分限に関する条例(平成6年長岡京市条例第24号。以下「分限条例」という。)第4条第2項の規定により行われた診断の結果の記録

(7) 勤務成績の評定の結果に関する記録

(8) 研修に関する記録

(9) 公務災害に関する記録

(10) 職員が任命権者に辞職の申出をした書面

(11) 地方公務員法(昭和25年法律第261号。以下「法」という。)第49条第1項又は第3項の規定により交付した説明書の写し

(12) 退職手当に関する記録

(13) 前各号に掲げるもののほか、人事に関する記録で任命権者が必要と認めるもの

(人事台帳の記載事項)

第7条 前条第1号の人事台帳は、次に掲げる事項を記載しなければならない。

(1) 氏名

(2) 生年月日

(3) 性別

(4) 本籍地(都道府県名に限る。)

(5) 現住所

(6) 学歴

(7) 免許、検定その他の資格

(8) 前歴

(9) 発令又は通知事項

(10) 賞罰

(11) その他任命権者が必要と認めるもの

(人事台帳の記載要領)

第8条 第6条第1号の人事台帳は、次の各号に掲げる記載事項ごとに当該各号に定めるところにより記載するものとする。

(1) 学歴 学校名、学部科名、修学期間及び卒業、修業、中退又は在学の別を年代順に記載し、初任給決定の基礎となった学歴にあっては、その旨表示するものとする。その後の学歴の追加による給与再計算の場合も同様とする。

(2) 免許、検定その他の資格 任命権者が必要と認めるものについて、その名称、取得年月日等を記載し、初任給決定の基礎となった免許、検定その他の資格にあっては、その旨表示するものとする。その後取得したものの追加による給与再計算の場合も同様とする。

(3) 前歴 職員の採用前の履歴を記載する。この場合において、職員が採用の際に任命権者に提出した履歴書からその経歴をそのまま転載(公務員としての経歴及びその身分、在家庭その他の経歴で、給与、退職手当及び共済年金の決定に関係のあるものはこれらの関係を明確にするよう適宜整備して記載)するものとする。

(4) 発令又は通知事項 職員に係る採用、昇任、降任、転任、分限、専従、育児休業、懲戒、退職、勤務延長及び再任用並びに給与に関して決定又は処分のあった一切の事項についてその内容を辞令書(通知書)の文言に従い、発令(通知)年月日、発令権者とともにそのつど順次記載する。

(5) 賞罰 任命権者が必要と認めるものにつき記載する。

(6) その他任命権者が必要と認めるもの 適宜記載する。

(人事記録の保管)

第9条 人事記録は、任命権者の定める方法により保管するものとする。

2 任命権者は、人事記録を職員の離職後10年間保管しなければならない。ただし、人事台帳は、永年保存しなければならない。

3 職員が死亡した場合又は職員が離職後死亡した場合においては、共済年金に関する手続きその他人事管理上の事務について、保管の必要がなくなったと認められるときは、前項本文の規定にかかわらず、その時以後保管することを要しない。

(臨時的任用職員の特例)

第10条 法第22条第5項の規定に基づき臨時的に任用された職員の人事異動及び人事記録については、第3条から前条の規定にかかわらず、任命権者が定める。

(補則)

第11条 この訓令の施行に関し必要な事項は、任命権者が定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成9年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前に改正前の人事異動及び人事記録に関する規程により作成された辞令は、この訓令により作成されたものとみなす。

3 この訓令の施行の日に現に保管されている職員の人事に関する記録で第6条各号に定めるものに相当するものは、同条各号に定める人事記録とみなす。

4 任命権者は、前項の規定により第6条第1号の人事台帳とみなされた人事台帳でこの訓令の施行の日に現に在職する職員に係るものを、第7条及び第8条の規定に従い、速やかに整理しなければならない。

附 則(平成14年3月29日訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成16年3月31日訓令第6号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年11月17日訓令第16号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の人事異動及び人事記録に関する規程の規定は、平成16年8月1日から適用する。

附 則(平成19年3月30日訓令第15号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月28日合同訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年11月26日合同訓令第3号)

この訓令は、平成20年12月1日から施行する。

附 則(平成28年7月29日合同訓令第4号)

この訓令は、平成28年8月1日から施行する。

附 則(平成29年8月18日合同訓令第2号)

この訓令は、平成29年10月1日から施行する。

別表(第3条、第4条関係)

異動の種類

意味

異動用語記載例

採用

現に職員でない者を職員に任用する場合、出向により任命権者を異にする他の機関から異動してきた者をその職員に任用する場合、公益的法人等への一般職の地方公務員の派遣等に関する法律(平成12年法律第50号)第10条の規定により退職派遣者を職員に任用する場合又は他の公共団体の身分を持ったままその者を職員に任用する場合をいう。

(1) 主査級又は主任級(以下「主査級」という。)以上の職位に任用する場合

長岡京市職員に任命する

〇職給料表〇級に決定する

〇号給を給する

〇部〇課〇係〇〇を命ずる

(2) (1)以外の職員に任用する場合

長岡京市職員に任命する

〇職給料表〇級に決定する

〇号給を給する

〇〇を命ずる

〇部〇課〇係勤務を命ずる

(3) 非常勤職員に任用する場合

〇〇に任命する

報酬日(月)額〇円を給する

〇〇を命ずる

〇部〇課〇係勤務を命ずる

(4) 他の公共団体の身分を持ったまま任用する場合、かつ、給与の発令を行わない場合

長岡京市職員に併せて任命する

〇部〇課〇係〇〇を命ずる

(〇〇を命ずる)

(〇部〇課〇係勤務を命ずる)

昇任

現に有する補職より上位の補職を命ずる場合をいう。

〇部〇課〇係〇〇に任命する

降任

現に有する補職より下位の補職を命ずる場合をいう。

(1) 主査級以上の職位に降任する場合

〇部〇課〇係〇〇に任命する

(2) (1)以外の職位に降任する場合

〇〇に任命する

〇部〇課〇係勤務を命ずる

転任

配置換え

同一の任命権者のもと、職名及び職位の変更を伴わないで、職員の担当職務の変更を命ずる場合をいう。

(1) 主査級以上の職位の場合

〇部〇課〇係〇〇に任命する

(2) (1)以外の職位の場合

〇部〇課〇係勤務を命ずる

兼職

1つ又はそれ以上の補職にあるままで更に他の補職につける場合をいう。

(1) 本職と同位の補職につける場合

〇部〇課〇係〇〇を兼ねて命ずる

(2) 本職より下位の補職につける場合

〇部〇課〇係長事務取扱を兼ねて命ずる

(3) 一般の職務につける場合

〇部〇課〇係勤務を兼ねて命ずる

解除

(1) 本職と同位の補職の場合

〇部〇課〇係〇〇の兼職を解く

(2) 本職より下位の補職の場合

〇部〇課〇係長事務取扱の兼職を解く

(3) 一般の職務の場合

〇部〇課〇係勤務の兼職を解く

併任

他の任命権者に属する職員をその職にあるままで当該機関の職員に任命する場合をいう。

(1) 長岡京市職員に併せて任命する

(2) 〇〇委員会書記に併せて任命する

解除

長岡京市職員の併任を解く

〇〇委員会書記の併任を解く

職務

その職員の本来の職務等について職務執行上特に必要な関係辞令を交付する場合をいう。(従たる補職の発令)

〇〇員を命ずる

解除

〇〇員を解く

出向

職員としての身分を中断することなく任命権者を異にする他の機関へ異動させる場合をいう。

〇〇〇へ出向を命ずる

事務代理

上位又は同位の職にある職員に事故があるときに、現に有する職を保有させたまま、その職より上位又は同位の職の代行を命ずる場合をいう。

○部○課長事務代理を命ずる

解除

○部○課長事務代理を解く

派遣

職員としての身分を中断することなく他の公共団体等で勤務させる場合をいう。

(1) 法人派遣

公益的法人等への一般職の地方公務員の派遣等に関する法律第2条第1項の規定により○○○へ派遣を命ずる

派遣期間は○年○月○日から○年○月○日までとする

(2) 一般派遣((1)以外の規定による派遣で災害派遣を含む。)の場合

○○○へ派遣を命ずる

派遣期間は○年○月○日から○年○月○日までとする

(3) 研修派遣の場合

○○研修生として派遣を命ずる

派遣期間は○年○月○日から○年○月○日までとする

(4) 休職派遣の場合

○○の規定により休職を命ずる

休職の期間は○年○月○日から○年○月○日までとする

○○○へ派遣を命ずる

更新

〇〇〇への派遣の期間を更新する

期間は〇年〇月〇日から〇年〇月〇日までとする

解除

〇〇〇への派遣を解く

給与

昇給又は降給

同一職務の級のうちで号給又は給料月額を上位の号給又は給料月額にする場合又はこの逆の場合をいう。

(1) その者の給料月額がその属する職務の級における最高の号給の額を超えている場合

〇〇職給料表〇級特に〇〇〇円を給する

(2) (1)以外の場合

〇〇職給料表〇級〇号給を給する

昇格又は降格

同一の給料表のうちで上位の職務の級にする場合又はこの逆の場合をいう。

(1) その者の給料月額がその属する職務の級における最高の号給の額を超えている場合

〇〇職給料表〇級に決定する

特に〇〇〇円を給する

(2) (1)以外の場合

〇〇職給料表〇級に決定する

〇号給を給する

給料表の異動

職種変更その他の異動によりその職員に適用されている給料表以外の給料表を適用する場合をいう。

昇格又は降格の例による。

給料額等改定

一般職以外の職員の月額等を改定する場合をいう。

報酬日(月)額〇〇円を給する

分限

休職

法第28条第2項の規定又は分限条例第2条の規定により休職にする場合をいう。

(1) 給与の支給がある場合

〇〇の規定により休職を命ずる

休職の期間は〇年〇月〇日から〇年〇月〇日までとする

休職期間中の給与は〇〇の規定により支給する

ただし、〇年〇月〇日から無給とする

(2) 給与の支給がない場合

〇〇の規定により休職を命ずる

休職の期間は〇年〇月〇日から〇年〇月〇日までとする

休職期間中の給与は〇〇の規定により支給しない

更新

〇〇の規定により休職の期間を〇年〇月〇日まで更新する

以下休職発令の例による。

復職

復職させる

 

降任

法第28条第1項の規定により職員の意に反して降任する場合をいう。

(1) 主査級以上の職位に降任する場合

〇〇の規定により〇部〇課〇係〇〇に任命する

(2) (1)以外の職位に降任する場合

〇〇の規定により〇〇に任命する

〇部〇課〇係勤務を命ずる

 

免職

法第28条第1項の規定により職員の意に反して免職する場合をいう。

〇〇の規定により免職する

専従許可

法第55条の2第1項ただし書又は地方公営企業等の労働関係に関する法律(昭和27年法律第289号)第6条第1項ただし書の規定によって在籍専従を許可する場合をいう。

〇〇の規定により職員団体の業務にもっぱら従事することを許可する

有効期間は〇年〇月〇日から〇年〇月〇日までとする

延長

職員団体の業務にもっぱら従事することの許可の有効期間を〇年〇月〇日まで延長する

解除

職員団体の業務にもっぱら従事することの許可を〇年〇月〇日限り取り消し業務に復帰させる

育児休業

育児休業

地方公務員の育児休業等に関する法律(平成3年法律第110号。以下「育児休業法」という。)第2条第3項の規定により育児休業を承認する場合をいう。

育児休業を承認する

育児休業の期間は〇年〇月〇日から〇年〇月〇日までとする

期間延長

育児休業の期間は〇年〇月〇日まで延長することを承認する

解除

(1) 解除と承認(当該育児休業に係る子以外の子に係る育児休業を承認する場合)

育児休業を取り消し、○年○月○日付けで請求のあった育児休業を承認する

育児休業の期間は○年○月○日から○年○月○日までとする

(2) (1)以外の解除の場合

育児休業の承認を取り消す

職務に復帰した(○年○月○日)

満了

職務に復帰した(〇年〇月〇日)

部分休業

育児休業法第19条第1項の規定により部分休業を承認する場合をいう。

部分休業を承認する

部分休業の期間は〇年〇月〇日から〇年〇月〇日までとする

解除

部分休業の承認を取り消す

任期付採用

育児休業法第6条の規定により職員の身分に異動が生ずる場合をいう。

地方公務員の育児休業等に関する法律第6条第1項の規定により長岡京市職員に任命する

任期は○年○月○日までとする

○職給料表○級に決定する

○号給を給する

○○を命ずる

○部○課○係勤務を命ずる

更新

任期を○年○月○日まで更新する

退職

任期の到来により○年○月○日限り退職とする

懲戒

戒告

法第29条第1項の規定により戒告する場合をいう。

〇〇の規定により戒告する

減給

法第29条第1項の規定により減給する場合をいう。

〇〇の規定により今後〇日(月)間給料及び給料に対する調整手当の〇分の〇を減ずる

停職

法第29条第1項の規定により停職する場合をいう。

〇〇の規定により〇年〇月〇日から〇年〇月〇日まで停職を命ずる

免職

法第29条第1項の規定により免職する場合をいう。

〇〇の規定により免職する

失職

法第28条第4項の規定又はその他の法令の規定により当然に職を失う場合をいう。

〇〇の規定により失職した

退職

法第28条の2の規定、公益的法人等への一般職の地方公務員の派遣等に関する法律第10条第1項の規定又はその他の理由で退職する場合をいう。

(1) 派遣による場合

○○の規定により○年○月○日限り退職とし○○○へ派遣を命ずる

(2) 定年による場合

○○の規定により○年○月○日限り定年退職とする

(3) 自己都合による場合

辞職を承認する

(4) 死亡による場合

死亡により○年○月○日限り退職とする

(5) 併任による場合

長岡京市職員の併任を解く

勤務延長

法第28条の3の規定により職員の身分に異動が生ずる場合をいう。

〇年〇月〇日まで勤務延長する

延長

勤務延長の期限を〇年〇月〇日まで延長する

繰上

勤務延長の期限を〇年〇月〇日に繰り上げる

退職

〇〇の規定による期限の到来により退職とする

再任用

法第28条の4から法第28条の6までの規定により職員の身分に異動が生ずる場合をいう。

長岡京市職員に再任用する

任期は○年○月○日までとする

○職給料表○級に決定する

○部○課○係勤務を命ずる

更新

再任用の任期を○年○月○日まで更新する

退職

再任用の任期の到来により○年○月○日限り退職とする

任期付採用

長岡京市一般職の任期付職員の採用等に関する条例(平成29年長岡京市条例第2号。以下「任期付条例」という。)第2条又は第3条の規定により職員の身分に異動が生ずる場合をいう。

(1) 任期付条例第2条第1項の規定により職員を任用する場合

長岡京市一般職の任期付職員の採用等に関する条例第2条第1項の規定により長岡京市職員に任命する

任期は○年○月○日までとする

特定任期付職員給料表○号給を給する

○部○課○係○○を命ずる

(2) (1)以外の職員に任用する場合

ア 主査級以上の職位に任用する場合

長岡京市一般職の任期付職員の採用等に関する条例第○条第○項(第○号)の規定により長岡京市職員に任命する

任期は○年○月○日までとする

○職給料表○級に決定する

○号給を給する

○部○課○係○○を命ずる

イ ア以外の職員に任用する場合

長岡京市一般職の任期付職員の採用等に関する条例第○条第○項(第○号)の規定により長岡京市職員に任命する

任期は○年○月○日までとする

○職給料表○級に決定する

○号給を給する

○○を命ずる

○部○課○係勤務を命ずる

更新

任期を○年○月○日まで更新する

退職

任期の到来により○年○月○日限り退職とする

備考

1 出向発令にともなう採用辞令中職名の記載については、長岡京市を省略できるものとする。

2 法第28条第2項第2号の規定により分限休職にする場合の休職の期間は、記載を要しない。

3 法第28条第4項の規定又はその他の法令の規定により失職した場合は、辞令の交付を行わない。

4 法第28条の5の規定により短時間勤務職員となった場合は、配属部課係の次に「(週○○時間)」を加える。

画像

人事異動及び人事記録に関する規程

平成8年12月25日 合同訓令第1号

(平成29年10月1日施行)