○長岡京市議会の会議等における情報通信機器の使用に関する規程
令和5年12月20日
議会規程第4号
(目的)
第1条 この規程は、長岡京市議会(以下「議会」という。)のICT化に関する取組を進めるに当たり、議会における情報通信機器の使用に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の定義は、次に定めるところによる。
(1) 会議 長岡京市議会基本条例(平成24年長岡京市条例第1号)に規定する定例会及び臨時会における本会議、常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会並びに長岡京市議会会議規則(昭和48年長岡京市議会規則第1号)第163条第1項に規定する協議等の場をいう。
(2) 情報通信機器 議長が貸与するタブレット端末及び長岡京市情報ネットワークに接続された庁内情報系端末をいう。
(3) グループウェア 議会の情報連絡、スケジュール管理等のサービスを提供するソフトウェアをいう。
(4) 文書共有・会議システム 主に会議資料等のデータを閲覧するために使用するシステムのことをいう。
(5) アカウント ネットワーク、コンピューター等にログインするための付与された権利をいう。
(6) 会議の出席者 議員及び議会事務局職員並びに執行機関の議事説明員及び他の職員(以下「議事説明員等」という。)をいう。
(タブレット端末の貸与)
第3条 議長は、会議その他の議員活動に使用するため、議員にタブレット端末(タッチペン、専用カバー、充電コードを含む。)を貸与するものとする。この場合において、議員は、タブレット端末貸与申請及び誓約書(別記様式第1号)により、議長に申請するものとする。
2 議員は、貸与されたタブレット端末(以下「貸与端末」という。)を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
3 議員は、貸与端末の使用権限がなくなったときは、直ちに議長に返却しなければならない。この場合において、返却するときは、パスワードの解除及びデータの初期化を行い、返却しなければならない。
4 議員は、貸与端末を紛失し、又は破損した場合は、速やかに議長に届け出るものとする。
(会議における情報通信機器の使用)
第4条 会議の出席者は、会議で情報通信機器を使用することができる。
2 議員が会議で使用できる情報通信機器は、前条第2項に規定する貸与端末とし、個人所有の情報通信機器を使用してはならない。
3 議長又は会議の長は、議事説明員等が使用する情報通信機器又はその使用方法が会議運営上適切でないと判断する場合は、使用を停止させることができる。
4 会議の出席者は、会議に情報通信機器を持ち込んで使用する場合は、当該会議の目的以外で使用してはならない。
(貸与端末の取扱い)
第5条 議員は、会議並びに会派及び議員の幅広い活動を通して、貸与端末を積極的に活用し、市民に還元していくよう努めるものとする。
2 議員は、円滑かつ迅速な情報伝達のために、可能な限り貸与端末を携帯するものとする。
3 議員は、貸与端末を善良な管理者として適切に管理するものとする。
4 議員は、貸与端末の使用に当たっては、適切なパスワード管理等の認証設定を行い、第三者に不正利用されないようにしなければならない。
5 貸与端末の初期設定は、議会事務局が行うものとする。
6 貸与端末に入れるソフトウェアは、前項で初期設定されたもののほか、議会活動及び議員活動に必要なものに限定するものとする。
7 議員は、貸与端末を紛失し、又は破損した場合は、貸与端末のレンタル及び修理に係る費用を実費弁償するものとする。ただし、使用者の責めに帰することができない事由によることが明らかなときは、この限りでない。
(グループウェア等の利用者)
第6条 グループウェア及び文書共有・会議システムは、アカウントを持つ会議の出席者(次項において「利用者」という。)でなければ利用してはならない。
2 グループウェア及び文書共有・会議システムの利用者は、使用パスワードを責任をもって適正に管理しなければならない。
(使用上の禁止事項)
第7条 議員が貸与端末を使用する場合、次に掲げる事項を禁止するものとする。
(1) 貸与端末に初期設定されたソフトウェアを削除すること。
(2) 議会活動及び議員活動以外の用途に使用するソフトウェアを貸与端末に追加すること。
(3) 第三者を誹謗中傷する情報を発信すること。
(会議中における禁止事項)
第8条 会議の出席者が会議中に情報通信機器を使用するときは、次に掲げる事項についてはこれを禁止するものとする。
(1) 情報通信機器以外の機器を会議で使用すること。
(2) 音声又は操作音を発する等、会議の運営上支障となる行為を行うこと。
(3) 審議及び審査中の情報を外部へ発信すること。
(4) 電子メールの送信、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)、掲示板等への投稿等外部との通信を行うこと。
(5) 議長又は会議の長の許可なく会議の写真、映像等の撮影、録音等をすること。
(6) その他議長が定めたことに違反する行為
(遵守事項)
第9条 貸与端末を使用する議員は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 情報の受信及び発信は、自己の責任において行うこと。
(2) 議員は、データの正確性を保持し、データ等の紛失、破損等の防止に努めること。
(3) 個人情報をディスプレイに表示する際には、第三者にディスプレイを見られることのないよう留意すること。
(4) 議員は、情報の漏えいがあったときは、速やかに実情を把握し、議長に報告するとともに必要な措置を講じること。
(5) 貸与端末、グループウェア及び文書共有・会議システムの是正措置を講ずる必要があるときは、議員は、議長が指示する方法により速やかに対処すること。
(6) 文書共有・会議システム及びグループウェアにアクセスして得た情報のうち、保護されるべき個人情報その他議会及び市において一般に公開されていない情報(将来一般に公開される情報であって、その取得の時点で一般に公開されていない情報を開示することを含む。)については、開示しないこと。
(違反行為における措置)
第10条 議長又は会議の長は、前3条に違反する行為をし、又はしようとする者に対しては、注意を与えるものとする。ただし、再三の注意によっても違反する行為が改められない場合は、貸与端末の使用の停止を命ずることができる。
2 議長は、前項本文の規定により、会議の運営、事務連絡その他議会運営に支障が生ずると認める場合、当該使用者に対し、議会の規律を維持するために必要な措置を講ずるものとする。
(貸与端末の使用範囲)
第11条 貸与端末の使用範囲は、別に定める範囲とする。
(セキュリティ対策)
第12条 議員は、市の情報及び文書共有・会議システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
(各種通知・届出等)
第13条 議員及び議会事務局は、双方の間で各種通知、届出等をグループウェアで行うことができる。ただし、文書によることが必要な場合は、文書で通知又は届出を行うものとする。
2 前項本文の場合において、貸与端末、通信回線等に不具合等が生じたときは、復旧するまでの間、文書により通知、届出等を行うものとする。
(情報通信機器運用推進員)
第14条 貸与端末を効率的かつ適正に運用するため、各会派(会派に所属しない議員を含む。)に1人の情報通信機器運用推進員を置く。
2 情報通信機器運用推進員の職務は、次のとおりとする。
(1) 所属会派内議員に対する貸与端末の操作説明、質疑応答、指導等に関すること。
(2) 議会事務局との連絡調整に関すること。
(3) その他議会事務局からの依頼に基づく必要な事項
(費用負担)
第15条 議員は、貸与端末の通信において、議会が指定する通信費の上限を超えた場合、当該議員がその超過分を負担するものとする。
2 議員は、貸与端末に議会活動及び議員活動の用途に使用するソフトウェアなどを追加し、料金が発生する場合、当該議員がその超過分を負担するものとする。
3 第5条第7項の規定により生じた費用は、当該議員が負担するものとする。
(その他)
第16条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は議会運営委員会に諮って定める。
附則
この規程は、令和5年12月20日から施行する。
