○長岡京市文書取扱規程
令和3年3月30日
訓令第2号
長岡京市文書取扱規程(平成9年長岡京市訓令第4号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の受領、配付及び収受(第11条―第12条)
第3章 文書の処理(第13条―第19条)
第4章 文書の施行(第20条―第24条)
第5章 文書の整理及び保管(第25条―第28条)
第6章 文書の保存及び廃棄(第29条―第36条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本市における文書の処理に関する基本的な事項を定めることにより、文書の適正な管理を図り、事務が適正かつ効率的にされることを目的とする。
(1) 文書 本市の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、本市の機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 白書、広報紙、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売等することを目的として発行されるもの
イ 第36条に規定する歴史資料
(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、次号の文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものをいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) 課 長岡京市事務分掌規則(平成28年長岡京市規則第33号)第4条に規定する室、課及び出先機関並びに長岡京市会計管理者の補助組織設置規則(昭和49年長岡京市規則第18号)第1条に規定する課をいう。
(6) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(文書処理の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務の円滑適正を図り、及び事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。
2 文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(課長の職務)
第4条 課長は、常に当該課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任及びファイル担当者)
第5条 課に文書取扱主任を置き、係長及び係長相当職以上の職員のうちから課長が指定する。
2 係にファイル担当者を置き、主事又は主事相当職以上の職員のうちから課長が指定する。
3 課長は、文書取扱主任及びファイル担当者を指定したときは、速やかにその職及び氏名を文書主管課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任及びファイル担当者の担任事務)
第6条 文書取扱主任は、課長の命を受けて課における文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の収受、配付、浄書及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
2 ファイル担当者は、課長の命を受けて係における文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。
(1) 配付文書の受付、収受及び発送に関すること。
(2) 係の中心となり文書の整理、保管、保存、移管及び廃棄の事務処理に関すること。
(3) その他係の文書事務に関すること。
(文書取扱主任会議)
第7条 文書主管課長は、文書事務の連絡調整を図るため、必要があるときは、文書取扱主任会議を招集することができる。
(備付帳票)
第8条 文書等の管理のため次の帳票を置く。
(1) 特殊文書受領表(別記様式第1号)
(2) 例規番号表(別記様式第2号)
(3) 公示令達表(別記様式第3号)
(4) 指令番号表(別記様式第4号)
(5) 文書処理カード(別記様式第5号)
(6) 起案用紙(別記様式第6号)
(7) ファイル管理表(別記様式第7号)
(文書の種類)
第9条 市において取り扱う文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(3) 訓令 所属機関に対して指揮命令するもの
(4) 合同訓令 複数の執行機関及び行政機関が市長以外の行政機関等(議会、行政委員会その他市長以外の執行機関をいう。以下同じ。)が自己の所属する機関に対して合わせて指揮命令するもの
(5) 告示 法令の規定又はその権限に基づいて処分し、又は決定をした事項を広く一般に公示するもの
(6) 公告 法令により公告すべき旨が規定されている、又は明文の規定はないが一定の事実を公表して一般に周知させるために公示するもの
(7) 指令 申請又は願に対し、指示命令するもの
(8) 一般文書 前各号に定めるもの以外のもの
2 文書の文例及び書式は、別に定める。
(文書の記号番号)
第10条 収受し、又は施行する文書には、次の各号に掲げる区分により記号及び番号を付けるものとする。
(2) 一般文書の記号は、処理年度の数字並びに市、部及び課名の略称を用いて、文書主管課長が別に定めるものとし、番号は、文書管理システムにより毎年4月1日から登録され、翌年3月31日に終わるものとする。
(3) 同一内容の文書が複数あるときは、必要により番号の後に枝番号を付けて処理することができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、文書記号番号を省略することができる
(1) 案内状、感謝状、契約書その他記号番号を付けることが適当でないもの
(2) 文書の内容が軽易なもの又は各部課間を送付されるもの。この場合において、「事務連絡」と表記するものとする。
第2章 文書の受領、配付及び収受
(文書の受領及び配付)
第11条 到着した文書は、各課において直接受領したものを除き、文書主管課において受領するものとする。
2 文書主管課において受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(2) 書留扱い等による文書(現金書留、簡易書留、特定記録、配達証明、内容証明等をいう。)は、特殊文書受領表に所要の事項を記載し、関係課の文書取扱主任に交付する。
3 前項の規定による配付又は交付の処理は、文書主管課長が別に定める方法により行う。
4 郵便料金その他送付に要する費用が未払又は不足の文書は、発信者が官公庁であるもの及び文書主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払ってこれを受領することができる。
(文書の収受)
第12条 各課の文書取扱主任は、配付を受け、又は直接受領した文書について収受したときは、次に掲げる方法により処理しなければならない。
(1) 文書管理システムに件名その他必要な事項を登録する。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、収受の処理を省略することができる。
(1) 文書管理システムに代わるべき帳票を設けてその処理経過を明確にしているもの
(2) 申告書、申請書、証明等の届書、願書その他これらに類するもの
(3) 儀礼的な通知書、案内書等で軽易なもの
(4) 新聞、定期刊行物、パンフレットその他これらに類するもの
(5) 庁内連絡文書等軽易なもの
(6) その他回答等の事務処理を要しない軽易なもの
第3章 文書の処理
(配付文書の指示)
第13条 文書取扱主任は、第12条の規定に基づく手続を終えたときは、速やかに課長の閲覧に供さなければならない。
2 課長は、前項の規定に基づく手続を終えた文書について、担当係長に処理の方針を示し、担当課、回答の要否、処理期日、必要により供覧先の課等を指示して処理させなければならない。
3 課長は、前項の文書が重要な文書で上司の指揮により処理する必要があると認めたとき又は処理前に上司の供覧に付す必要があると認めたときは、先に上司の供覧に付し、指示を受けなければならない。
4 課長から指示を受けた担当係長は、文書の処理に必要な事項及び別表第2の規定による保存年限を担当者に具体的に指示して当該文書を回付しなければならない。
(事案の処理)
第14条 事案の処理は、全て文書で行い、長岡京市事務決裁規程(昭和49年長岡京市規程第3号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところにより、上司の決裁を受けなければならない。
2 起案は、文書管理システムに件名、起案を行うべき理由その他必要な事項を入力し、処理しなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合については、その限りではない。
(1) 定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であって、一定の帳票により起案できるとき。
(2) 軽易な事案の処理を行う場合であって、文書の余白に必要事項を記載して処理できるとき。
(3) 法令等別に定めのあるとき。
(起案文書の作成)
第15条 起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 1事案ごとに作成すること。
(2) 法令により定められたもの及び文書主管課長が特に必要と認めるものを除き、左横書き及び口語体とし、用字、用語等については別に定める公用文作成の手引によること。
(3) 起案文書には、内容のよくわかる標題をつけ、本文、理由、経過、根拠となる参考法規等の順に簡潔明瞭に記載し、必要により最小限の関係資料等を添付すること。
(4) 経費を伴う事案についての起案文書には、予算との関係を明らかにすること。
(5) 施行者名は、市長、会計管理者、福祉事務所長その他職務権限を有する者の職名及び氏名又は市名若しくは市役所名を記載すること。ただし、軽易なものについては職名のみの記載とすること又は事案の軽重若しくは宛先名の区分により、副市長、部長若しくは課長の職名及び氏名の記載とすることができる。
(6) 収受文書に基づいて起案する文書には、必ず収受文書を添付すること。
(起案文書の審査)
第16条 起案文書は、次に掲げる事項について文書取扱主任の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。ただし、第14条第2項各号に掲げる場合又はあらかじめ課長が指定する文書についてはこの限りでない。
(1) 起案文書の件名、起案の年月日、文書の記号番号、保存年限及びその他必要事項
(2) 決裁権者及び合議先
(3) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の形式、用字、用語及び課長が指示する事項
(合議)
第17条 他の部又は課に関係のある文書は、主管の部又は課の回議を終えた後、決裁権限を有する者の決裁を受けるまでに、事務決裁規程の定めるところにより、その関係する部課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた部課長に異議がある場合は、主管の部課長と協議し、協議が整ったときは、協議経過を起案文書に明記して決裁権限を有する者に回付するものとし、なお決定しないときは、意見を付して上司の指揮を受けなければならない。
3 合議を終えた後主管の課において原案を改廃したときは、再度合議及び決裁を受けなければならない。
4 合議した案件について、合議を受けた者が回議の結果を知ろうとするときは「要再回」とその旨を表示するものとする。この場合、決裁後に、合議を受けた者に再回付しなれければならない。
(回議の緊急処理及び持回り)
第18条 起案文書で緊急を要するものは、「至急」を表示するものとする。
2 急施、秘密又は説明を要する文書は、決裁若しくは承認を得、若しくは閲覧に供し、又は意見を調整するため自ら持回りをしてこれを行うことができる。
3 前2項の場合において、特に緊急に処理すべき必要があり、かつ、正規の手続を経るいとまがない事務で所管部長が必要と認めたときは、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合においては、事後速やかにこの章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。
(決裁済文書の取扱い)
第19条 決裁が終了したときは、決裁年月日その他必要な事項を文書管理システムに登録するとともに、起案用紙を用いる決裁の場合には、起案用紙に決裁年月日を記入しなければならない。
第4章 文書の施行
(浄書の依頼)
第20条 決裁済文書又は帳票類の浄書(印刷を含む。以下同じ。)をするときは、所管課において浄書するものとする。ただし、文書主管課長が予算編成時期に承認したものは、文書所管課長に依頼することができる。
(公印)
第21条 施行文書には、長岡京市公印規程(昭和54年長岡京市規程第6号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書等で文書所管課長が必要でないと認めたものについては、「公印省略」の表示をし、公印を省略することができる。
(電子署名)
第22条 前条の規定にかかわらず、電子署名を付さなければならない文書については、電子署名を付与しなければならない。
2 施行文書に電子署名を付そうとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済原議書を当該文書に添えて、文書主管課長が所属職員のうちから指名する者に呈示し、その承認を受けなければならない。
(施行文書の登録)
第23条 施行を要する文書は、最終決裁後文書管理システムに登録し第10条に規定する文書の記号番号をもって施行する。
2 施行を行ったときは、施行年月日その他必要な事項を文書管理システムに登録するとともに、起案用紙を用いる決裁に係る施行の場合には、起案用紙に施行年月日を記入しなければならない。
(文書の発送)
第24条 文書の発送は、直接主管課で発送する必要がある場合を除き、全て文書主管課が行う。
2 文書を発送しようとするときは、主管課において封かんし、又は包装し文書主管課に到着するようにしなければならない。この場合において、大量又は特殊な発送文書については、文書主管課の指示により直接主管課で種別に分類し、又は必要な発送区分を表示するなどの事前処理のうえ依頼しなければならない。
第5章 文書の整理及び保管
(整理及び保管の原則)
第25条 文書の施行(施行を要しない文書にあっては、決裁)が終了したときは、その文書の件名、完結日その他必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。電子文書以外の文書は、系統的に整理、配列及び保管し、必要な文書が必要なときに、速やかに取り出せるようにしておかなければならない。
2 文書取扱主任及びファイル担当者は、課内の文書の整理保管状況を常に点検し、文書の円滑な整理保管に努めるものとする。
3 文書主管課長は、必要に応じて各課の文書整理保管状況について点検を行い、適切な助言及び指導を行うものとする。
(1) 電子文書 保存期間が経過するまでの間
(2) その他の文書 文書が完結した日の属する年度の翌年度の末日までの間
(文書の完結日)
第26条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 条例、規則、訓令、合同訓令、告示及び公告は、所定の手続により公布又は公示された日
(2) 照会、進達、副申、許可、申請等の往復文書は、これらに対して、回答、通達、許可の指令等が発送又は配付された日。ただし、照会、不服の申立てその他再度必要とする場合は、これらに対する回答等が発送又は配付された日
(3) 前2号以外の文書は、次に定める日
ア 復命書、供覧文書、届、辞令等で上司の決裁を必要とするものについては、その決裁が終わった日
イ 契約関係文書は、当該契約期間満了の日
ウ 出納関係の証拠書類は、当該事件が完結した日
エ 訴訟関係書類は、当該事件が完結した日
オ 賞状、表彰状、感謝状等については、該当者に交付した日
(文書の整理及び保管)
第27条 完結文書及び未完結文書でその内容がすでに処理されているものは、原則、課を単位として、とじないでフォルダーに収納しなければならない。
(ファイル管理表の作成等)
第28条 文書取扱主任は、毎年保管文書の移換え時までにファイル管理表を作成しなければならない。
2 文書取扱主任は、文書分類の増減その他の事由によりファイル管理表の記載事項に変更が生じたときは、ファイル管理表を補完訂正しなければならない。
第6章 文書の保存及び廃棄
(保存年限)
第29条 文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4区分とする。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。
2 文書の保存年限は、次に掲げる事項を考慮し、かつ、別表第2の規定に基づき決定しなければならない。
(1) 証拠書類としての価値
(2) 歴史的文化的な価値
(3) 行政資料としての価値
(保存年限の起算)
第30条 文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。
(文書の引継ぎ)
第31条 各課長は、文書の保管期間を経過した文書でなお保存を必要とする文書を文書主管課長に引き継ぐものとする。ただし、文書主管課長の承認を得たものにあっては、あらかじめ指定した保存場所に置き換えることができる。
2 文書主管課長は、文書の引継ぎを受ける場合は、保存年限その他保存方法の適否を審査し、不適当と認めるときは、保存年限の修正等必要な措置を求めることができる。
3 引継ぎを受けた保存文書は、書庫において文書主管課長が、置換えを行った保存文書は当該課の課長が、適正に管理しなければならない。
(保存文書のマイクロフィルム化)
第32条 保存文書のうち、保存年限が永年である文書及び文書主管課長が適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルムを、その文書に代えて保存することができる。
(保存文書の借閲覧)
第33条 執務のため保存文書を借覧し、又は閲覧しようとするときは、引継ぎをした文書にあっては文書管理担当係長の承認を、置換えをした文書にあっては当該課の文書取扱責任者の承認を得なければならない。
(保存文書の廃棄)
第34条 保存期間が満了した文書は、当該保存文書を廃棄しなければならない。
2 文書主管課長は、保存期間中の文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、関係課長と協議してこれを廃棄することができる。
3 文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、関係課長と協議してさらに保存することができる。
4 永年保存の文書については、文書主管課長は、10年ごとに関係課長と協議して、その必要性を精査し、保存期間が満了したものとすることができる。
(廃棄の方法)
第35条 文書は、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。
(歴史資料)
第36条 文書主管課長は、第34条第4項の規定により保存期間が満了した永年保存文書について、歴史資料として別に保存することができる。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の長岡京市文書取扱規程に規定する様式により作成した帳票は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。
(地方公共団体組織認証基盤における長岡京市登録分局の運営に関する規程の一部改正)
3 地方公共団体組織認証基盤における長岡京市登録分局の運営に関する規程(平成19年長岡京市訓令第7号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(令和5年8月4日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第9条、第10条関係)
文書の種類、文書の記号番号
文書の種類 | 文書記号の使用区分 | 文書記号 |
条例 | 執行機関ごと | 長岡京市条例 |
規則 | 長岡京市規則 | |
訓令 | 長岡京市訓令 | |
合同訓令 | 長岡京市合同訓令 | |
公告 | 長岡京市公告 | |
告示 | 長岡京市告示 | |
指令 | 課ごと | 長岡京市指令( ) |
備考 指令の括弧内には、部及び課名の略称を入れる。
別表第2(第13条関係) 文書保存年限基準表
ア 共通文書
文書名 | 取扱い | 保存年限 |
(1) 共通全般 | ||
庁内通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
照会・回答(庁内) | 1 | |
事務引継書 | 不必要となった時点で廃棄 | 1 |
総合計画 | 基本計画・実施計画(各課報告控を含む。)新版と差替え | 5 |
○○計画書 | 〃 | ― |
庁議 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
主要施策の成果等説明書 | 資料編等各課報告を含む。 | 1 |
(2) 広報・広聴・情報管理 | ||
広報長岡京 | 広報紙等依頼原稿を含む。 | 1 |
事業(行事)予定表 | 1 | |
陳情・要望 | 回答文書を含む。未解決は常用扱い | 5 |
情報公開・個人情報保護 | 公開・開示請求書、決定通知(控) | 5 |
庁内ネットワーク管理 | 外部媒体接続等を含む。 | 1 |
(3) 例規・文書 | ||
例規立案(原議) | 条例・規則・訓令・要綱制定及び改廃 | 5 |
審査請求 | 未解決は常用扱い。重要は永年保存 | 10 |
訴訟 | 〃 〃 | 10 |
公告・告示 | 5 | |
ファイル管理表 | 年度別に分冊。原本は文書主管課で永年保存 | 5 |
文書取扱主任会議 | 1 | |
(4) 議会 | ||
市議会議案書 | 1 | |
市議会本会議答弁資料 | 1 | |
市議会○○委員会答弁資料 | 1 | |
継続問題答弁経緯・資料 | 解決事項は適宜内容を整理して廃棄 | ― |
予算・決算委員会資料 | 1 | |
(5) 人事・給与 | ||
人事・服務・給与通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
各種休暇届 | 翌月指定日までに人事担当課へ | ― |
各種職員手当・勤務命令簿(給与振込分) | ― | |
会計年度任用職員 | 出勤簿及び明細書は翌月指定日までに会計担当課へ | ― |
(6) 研修・福利厚生 | ||
研修・講演・講座通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
職員健康診断 | 〃 | 1 |
市町村職員共済組合 | 〃 | 1 |
長岡京市職員厚生会 | 〃 | 1 |
(7) 予算編成 | ||
予算編成方針・通知・報告 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
予算書 | 1 | |
当初予算見積書 | 1 | |
補正予算見積書 | 1 | |
予算資料 | 1 | |
(8) 予算執行 | ||
予算執行方針・通知・報告 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
執行計画書・通知書 | 1 | |
領収済通知書 | 5 | |
収入(調定)・支出関係 | 1 | |
財務関係伝票(課控) | ||
財務会計各種打出しリスト | 不必要になった時点で廃棄 | 1 |
債権者コード一覧表 | 新版と差替え | ― |
(9) 決算 | ||
決算通知・報告 | 内容により適宜又は移替え時廃棄 | 1 |
決算書 | 1 | |
(10) 監査 | ||
監査通知・報告 | 定期監査資料、決算審査資料 | 1 |
監査結果 | 1 | |
(11) 備品・物品 | ||
共通備品要求依頼 | 1 | |
在庫物品要求分類表 | 分類表は新版と差替え | ― |
備品台帳 | 記載備品が廃棄されるまで | ― |
イ 共通文書以外の文書
永年保存 | 10年保存 | 5年保存 |
○市行政の総合計画及び運営に関する基本方針の決定に関する文書 | ||
○重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 | ○比較的重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 | ○比較的軽易な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 |
○市の区域の変更並びに町及び字の区域の変更等並びに名称の変更等に関する文書 | ||
○条例・規則・訓令・要綱制定及び改廃並びに重要な通達に関する文書 | ||
○公示、告示等に関する文書で重要なもの | ○公示、告示等に関する文書で比較的重要なもの | ○公示、告示等に関する文書で比較的軽易なもの |
○市議会関係の文書で重要なもの | ○市議会関係の文書で比較的重要なもの | ○市議会関係の文書で比較的軽易なもの |
○他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの | ○他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書 | |
○附属機関等に関する諮問、答申及び建議に係る文書で重要なもの並びに会議録で重要なもの | ○附属機関等に関する諮問、答申及び建議に係る文書並びに会議録 | |
○請願、陳情、要望等に関する文書で重要なもの | ○請願、陳情、要望等に関する文書で比較的重要なもの | ○請願、陳情、要望等に関する文書で比較的軽易なもの |
○審査請求、訴訟等に関する文書で重要なもの | ○審査請求、訴訟等に関する文書 | |
○通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で重要なもの | ○通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的重要なもの | ○通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的軽易なもの |
○許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で重要なもの | ○許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的重要なもの | ○許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的軽易なもの |
○行政代執行に関する文書で重要なもの | ○行政代執行に関する文書 | |
○市長及び副市長の事務引継ぎに関する文書 | ○部長、次長及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書 | ○課長、課長補佐及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書 |
○職員の任免及び賞罰に関する文書 | ||
○職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で重要なもの | ○職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的重要なもの | ○職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的軽易なもの |
○重要な儀式、表彰及び行事に関する文書 | ○比較的重要な儀式、表彰及び行事に関する文書 | ○儀式、表彰及び行事に関する文書 ○後援名義等の使用に関する文書で将来の例証となるもの |
○予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で重要なもの | ○予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的重要なもの | ○予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的軽易なもの |
○金銭の出納に関する証拠書類 | ||
○契約及び協定等に関する文書で重要なもの | ○契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの | ○契約及び協定等に関する文書で比較的軽易なもの |
○公有財産の取得及び処分に関する文書 | ||
○公有財産の管理に関する文書で重要なもの | ○公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの | ○公有財産の管理に関する文書で比較的軽易なもの |
○補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの | ○補助金の申請及び交付に関する文書で比較的重要なもの | ○補助金の申請及び交付に関する文書 |
○貸付金に関する文書で重要なもの | ○貸付金に関する文書で比較的重要なもの | ○貸付金に関する文書 |
○寄附又は贈与の受納に関する文書で重要なもの | ○寄附又は贈与の受納に関する文書で比較的重要なもの | ○寄附又は贈与の受納に関する文書で比較的軽易なもの |
○損失補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの | ○損失補償及び損害賠償に関する文書 | |
○市政と特に関係の深い史実に関する文書 | ||
○調査研究、統計等に関する文書で重要なもの | ○調査研究、統計等に関する文書で比較的重要なもの | ○調査研究、統計等に関する文書で比較的軽易なもの |
○工事施行図書等で重要なもの | ○工事施行図書等で比較的重要なもの | ○工事施行図書等で比較的軽易なもの |
○台帳、原簿等で重要なもの | ○台帳、原簿等で比較的重要なもの | ○台帳、原簿等で比較的軽易なもの |
○前各項に掲げる文書に類するものその他永年保存を必要と認める文書 | ○前各項に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認める文書 | ○前各項に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認める文書 |
1年保存
1 決定事項の単なる連絡に関する文書
2 一時的な各種照会、回答等の往復文書
3 係員の事務引継に関する文書
4 共通文書に掲げる文書に類するものその他1年の保存を必要と認める文書で永年、10年及び5年に属さないもの。
