令和5年度第1回　長岡京市情報公開・個人情報保護運営審議会

令和5年7月27日（木曜日）午前10時から11時30分まで

長岡京市役所　会議室402

委員（敬称略、五十音順）

井原悠造委員、植田利江子委員、小暮浩史委員、小松浩委員、齊藤晶子委員、瀧川正子委員、馬場昌子委員、本多滝夫会長

欠席者：下村誠委員

事務局：市長　中小路健吾、市民協働部長　川上善子、総務課長　秦谷耕平、市民相談担当主幹　望月夏奈子、市民相談担当課長補佐　木村映美、総務課　松岡裕司

0名

当日机上配布

 ・　次第

 ・【資料①】「令和5年度個人情報目的外利用協議」一覧  

・【資料②】個人情報目的外利用・提供の考え方

・「令和4年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書」　          　

開会

市長あいさつ

案　件

（1）　・個人情報保護法の改正について

　　　　　　・「令和5年度個人情報目的外利用協議」について

　　　　　　・「個人情報目的外利用・提供の考え方」について

　　　 ・令和4年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書について

（2）その他

閉会

【会長】

　事務局から意見を求められている論点は2点。1点目に、本人の同意がある場合に目的外利用の可否の協議をする必要があるのか、2点目に、法第69条第2項第2号の内部利用を根拠規定としている今回の案件について、記載している「目的外利用の理由」が「相当な理由」に当たるものと考えてよいか、この2点についてご意見をいただきたい。それ以外のご意見もあれば頂戴したい。

【委員】

　本人同意の件についても協議の対象にされているのは非常に丁寧な扱いだと思うが、行政の効率化等の点ではどうか。手間がかかるのではないか。

【事務局】

今まで本人同意がある案件については諮問の必要がなかったこともあり、同意のある件についても協議をするとなると、やはり手間は増える。ただし、担当課が本人同意を取得していると思っている件でも、確認すると本人同意には当たらないという可能性もあるため、慎重に協議させていただいた。ただ、今回はこのフロー図に乗せて協議したが、本人同意がある件で間違いないことを確認できたら、フロー図に掲載されているすべての手順を得なくてもよいとも考えている。

【会長】

　その場合、書式等は何もなく、口頭確認ということか。

【事務局】

　基本的には、目的外利用依頼課が個人情報保有課に「目的外利用依頼書」を提出する際に、同意書等の補足資料を添付してもらう。それらの資料を私たち総務課と個人情報保有課が共有し、同意のある案件として確認する。確認ができた場合は、その後の手順を省略するというのが一つの案。

【会長】

　フロー図の手順に従うと時間がかかるのか。

【事務局】

　まず、目的外利用依頼課が「目的外利用依頼書」提出について決裁し、個人情報保有課に提出。その後、個人情報保有課が「目的外利用協議書」提出について決裁し、総務課に提出。総務課は個人情報保有課から協議書の内容について詳しく聴取した上で、協議書に意見を付して決裁、個人情報保有課に提出。個人情報保有課は付された意見を基に「目的外利用回答書」を決裁、目的外利用依頼課に提出という手順となる。各課合わせて4回決裁をとることになり、かなり時間がかかる。

【会長】

長岡京市の決裁システムはデジタル化されているのか。

【事務局】

　電子決裁となっており、以前の紙決裁と比較するとかなり時間は短縮されている。

【会長】

　本人同意がある場合の個人情報の取り扱いは情報プライバシー権の観点からしても特に問題ないのではないか。なお今後、本人同意のある案件については、今回のように資料は作成されなくなるのか。簡易的な表でもいいので作成してもらうのはいかがか。本当に「本人同意」の案件かどうかを確認する必要がある。

【事務局】

　同意書や承諾書等の欄にしっかりと同意の欄があり、それに基づいて「同意がある」と判断しているということを確認すべきと考えている。フロー図のすべての手順を踏む必要はないが、同意の案件については、協議案件一覧とは別に、同意案件一覧のような別資料を作成することも含めて検討し、今度も引き続き審議会に報告させていただく。

【会長】

　次に、法第69条第2項第2号の内部利用を根拠規定としている件について、記載している「目的外利用の理由」が「相当な理由」に当たるものと考えてよいのか、ご意見をいただきたい。

【委員】

資料①「【5-4】健康増進法による健康診査事業の受診票送付における生活保護被保護者に関する個人情報の目的外利用について」。生活保護被保護者に健康診査の受診票を送付する必要があるため、個人情報の目的外利用をするものについて協議。健康診査事業を実施するのは、大変良いことだとは思うが、生活保護被保護者の情報は非常にセンシティブな情報。こういう情報こそ本人同意を取得したほうがよいと思う。本人同意を取得しない理由は何か。

【事務局】

もちろん同意を取得するほうが良いとは考えるが、受診票を送付することで健診受診に繋げることが本人の利益になることや同意を取得する際の負担の軽減などを勘案し、本件は法第69条第2項第2号を根拠とした目的外利用とさせていただきたい。

【委員】

同意を取得するのは相当手間がかかるのか。また、対象人数とかどのぐらいなのか。

【事務局】

対象人数は把握できていないが、生活保護の方に同意を取得するというのはやはり手間がかかると考える。本件は平成12年の答申の中の、「保健福祉サービスの提供等にあたり対象者の個人情報を収集する場合」に当たるということで以前から個人情報の提供をしていたと聞いている。

【会長】

本件は、今回初めて実施した案件ではないのではないか。

【事務局】

こちらの健診事業については、以前から実施していたもの。個人情報保護法改正に伴い、担当課から改めて協議依頼があった。

【会長】

　同意を取得する場合、きちんとした承諾書がいるとなると、生活保護被保護者のご自宅に全件訪問して、そこで署名等をもらわなければならない。長岡京市の生活保護被保護者は多く、ケースワーカーはあまり多くないと思われる。生活保護被保護者になかなか会えないこともある。また、生活保護受給開始決定時に同意まで取得するのは難しいのではないか。40歳以上の生活保護被保護者に健診をきちんと受けてほしいということ。

個人情報を提供された課は、情報はずっと保管しているわけではないのか。

【事務局】

　個人情報の使用終了後は、適切に廃棄してもらうよう意見を付している。

【会長】

　生活保護被保護者の情報について、同意を取得したほうがよいというご意見は、非常に重要なものとは思うが、過去からそのように運用していたこと、また生活保護被保護者からクレームがあったという情報もないことから、適切に管理されているのではないか。事務処理を迅速にするという点からいうと、この扱いでよいのではないか。

　また、資料①「【5-7】まちづくり条例施行規則第10条第2項の規定に基づく申出（建築確認）に係る書類の個人情報の目的外利用について」。

固定資産税評価業務のために、建築確認に係る書類を提供してもらうという案件だが、長岡京市は建築主事を置いているのか。

【事務局】

長岡京市は建築主事という立場のものはいない。本市の場合、京都府の土木事務所に建築確認する建築主事がいらっしゃり、本市においてはその事前協議という位置付けで、書類を提出いただいている。

【会長】

都市計画課は条例があるから、当該情報を持っているのであって、なければ持てないはず。もし持っていなかったらどこかから取得するつもりであるのかと思い、確認したかった。

京都府あるいは指定確認検査機関に依頼することになるのか。

【事務局】

今回の建築確認は、まちづくり条例に基づくまちづくり協議のもの。乙訓土木事務所に出すために一定要件あるものは、長岡京市長にまちづくり協議を先にしなければならない。そこで提出される書類を市長が保有しているため、同じ市長部局の中の税務課がそれを目的外で利用したいということで今回協議している。もし長岡京市で保有していない書類が必要ということになったら、税務課が京都府に依頼するということになる。まちづくり協議での書類を利用することでそれには至っていないと思う。

 【会長】

固定資産税評価に関して、このような運用でよいのか若干疑問に思っている。地方税法第20条の11の規定が根拠規定ではないのか。こういう規定があるから法令上提供しなければいけないのかとは思うが、この規定を簡単に使っていいのか。固定資産の所有者がどれだけ必要書類を正直に出してくれるかどうかによるため、職権で収集する必要があるのではないかという思いもある。

【事務局】

事務局のほうでも地方税法第20条の11を根拠に、法第69条第1項の「法令に基づく場合」に該当するのかどうかを検討したが、果たして本当に法令に基づく場合と言い切っていいのかと判断に迷ったため、法第69条第2項第2号として整理させていただいた。

【会長】

それでよいと思う。

本来は税務課が本人に書類を提出するよう依頼をして、提出がない場合に地方税法第20条の11を使うのが本来の筋ではないかと思うが、その場合は手間がかかる。また、特に新しくできた家屋を評価する場合、建築確認の書類は非常に便利だと考える。税務課職員が街を回って、新築家屋を確認するのも大変だと思う。

ちなみに、今回協議した13件は全くの新規案件ではないのか。

【事務局】

「【5-10】児童手当の現況届に係る事務における児童手当・特例給付受給資格者の加入医療保険情報の目的外利用について」は、児童手当法施行規則改正に伴い、新規で協議した案件。また、「【5-12】市民ワークショップ「考える場」の参加候補者抽出のための個人情報の目的外利用について」は単年度案件。それ以外は、以前から目的外利用していた案件。

【会長】

個人情報の目的外利用の可否判断については、比較的しっかりチェックされていると思った。今まで諮問されないと見えてこなかったものが、今回、非常に可視化されていてよかった。いろいろ相互に情報を共有して目的外利用の協議をしていることがよくわかって興味深かった。本人同意を取得することは、住民の負担となる場合もある。

行政手続きのデジタル化で、1回その情報提供したら、その情報を何回も提出するというふうなことがないように、行政機関内部で情報を共有するといった方法はそれはそれで一つ合理性がある。先ほど委員からの指摘があったように生活保護に関する情報などは性質的に少し慎重にしたほうが良いのではないかと思う。

なお、法第69条第2項第2号の内部利用を根拠規定としている今回の案件について、記載している「目的外利用の理由」が「相当な理由」に当たるものと考えてよいのではないかと審議会としても確認した。

 【事務局】

　次に資料②について説明したい。この資料は、過去の答申の例を参考に、目的外利用・提供の理由や根拠法令を参考として示したもので、会長相談のもと完成させた。今後、各課と個人情報保護担当課である総務課で目的外利用等の協議をする場合の参考として、全職員に共有する予定。

【会長】

　過去の答申を整理し、新法のもとで生かしていくことができるように作成した。整理の仕方におかしい点あればご指摘いただきたい。また、令和5年4月から答申はなくなったが、協議という形で目的外利用を処理することになった。それらの新規案件も、この資料に付け加えていくのか。

【事務局】

　類似案件であれば掲載する必要はないと考えるが、新しい視点のあるような案件であれば資料に追記し、全庁的に共有できたらと考えている。

【会長】

　それでは、事務局から「令和4年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告」をお願いしたい。

【事務局】

　本日「令和4年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書」をお配りしている。6月議会において、市議会に報告させていただき、7月号の広報紙に掲載するとともに、ホームページへの掲載、市役所の市民情報コーナーに配架し公表している。情報公開請求、自己情報の開示請求ともに開示率は100％となり、市民の知る権利を確保し、より開かれた市政の実現につながった。ご意見・ご質問等あれば、事務局まで連絡をお願いしたい。

また、本日の報酬は8月21日にお振り込みさせていただくので、お願いしたい

【会長】

「令和4年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書」については、以前は事務局の方が、内容を説明いただいていたが、ここ数年、案件が多く、内容説明を省いていた。できたら概括的に説明していただきたい。

【事務局】

それでは、「令和4年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書」について説明する。

～事務局資料説明～

【会長】

　情報公開請求において、文書不存在として処理した件が4件あったようだが、不存在の理由は何か。そもそも作成していないのか、すでに廃棄しているのか。どちらなのか。

【事務局】

　各々の案件について、それぞれどのような理由だったのかは今すぐにはわからないが、もともと文書を作成していなかった件や、文書の保存期間を過ぎていて廃棄している件等がある。「情報不存在による非公開決定通知書」を請求者にお渡ししているが、その通知書に不存在の理由のチェック項目があり、該当理由にチェックをしてお渡ししている。チェック項目は、①作成又は取得をしていないため、②保存期間満了による廃棄のため、③はその他として自由記述式になっている。その他の欄に記入する例としては、情報公開の対象文書ではない場合など。昨年度は、もともと作成していない件や、すでに廃棄した件があったと記憶している。

【会長】

　不存在の場合は、請求者に理由を伝え、通知しているということか。

【事務局】

　はい。不存在の場合は、「情報不存在による非公開決定通知書」に不存在の理由を記載することになっている。

【会長】

　そのような形で理由を示しているということで、審査請求が出てこないということは、それで納得されているということだと思う。

【委員】

　運用状況報告書の8ページに審議会の諮問に関する記載があるが、諮問【令4-5】「自衛官募集に係る募集対象者情報の外部提供について」には報告書に答申の添付がない。その後の進捗はどうなっているのか。

【事務局】

　本件は、10月31日に審議会の案件としてご議論をいただき、その時点ではいったん保留ということであったかと認識している。諮問5については、結論までは出ておらず、まだ審議中ということで認識している。また、こちらの方でも新たな自衛隊の動きや法改正の動き等がないかについて、会議で確認をしている。6月に開催された会議で、自衛官募集対象者情報の外部提供について本市でも議論しているが、実際にその法律の改正をされる予定があるのかをお尋ねした。その会議で、同じ文面を都道府県、市町村に粘り強く出すことで理解を求めていくことと、法改正の予定は当面ないということで、回答をいただいている。

【会長】

本件は、審議会で継続審議中であるため、当面提供する予定はないということで、審議の方は保留とし、継続審議とさせていただく。

なお、本件は、旧条例のもとで諮問があって審議中である件であるが、現在の個人情報保護法のもとでは、法第69条第2項第3号に当たると思う。その場合、この審議会で諮問をする必要はないということになってしまうが、そのあたりはいかがか。

【事務局】

　個人情報保護法第129条に、「地方公共団体の機関は特に必要であると認めるときは、審議会その他の合議制の機関に諮問をすることができる」という規定がある。本件については、法律が令和5年度から変わったとはいえ、非常に重要なことであるため、丁寧に理解を求めながら、審議を経ながら、結論を導いていきたいと考えている。

【事務局】

　経過措置として、長岡京市個人情報の保護に関する法律施行条例の附則第3条第4項に、「施行日前に旧条例の規定により審議会に諮問がされた場合における旧条例に規定する当該諮問に係る調査審議については、なお従前の例による。」とされている。そのため、その取り扱いについてはこの審議会でのご判断になるかと思う。

【会長】

　確認すると、長岡京市個人情報の保護に関する法律施行条例の附則第3条第4項があるということと、個人情報保護法の規定でも審議できるということなので、引き続き審議させていただければと思う。

なお、本年10月に任期満了に伴う委員改選を予定している。現委員の皆様につきましては、令和5年10月18日に任期満了となる。本日、令和5年度1回目の会議を開催させていただいたが、2回目は新体制となり、10月以降の開催を予定しているので、よろしくお願いしたい。

以上で閉会とする。