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令和3年度 第1回 情報公開・個人情報保護運営審議会

[2021年7月2日]

ID:11373

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日時

令和3年6月8日(火曜日)午前10時から午前11時まで

場所

長岡京市役所 大会議室A

出席者

委員(敬省略、五十音順)

井原悠造

木村武

小松浩

下村誠

瀧川正子

本多滝夫

山根光礼

吉田勝


欠席者 小暮浩史


事務局

市民協働部 部長 城田賢二

総務課 課長 秦谷耕平

総務課 市民相談担当 主幹 馬場愛、課長補佐 木村映美

総務課 松岡裕司


諮問及び案件関係部署

交通政策課長 柳沢茂樹、主幹 坂出謙三

福祉政策室長 名和敦史、総括主査 宮橋美保子


傍聴者

なし

配布資料

当日机上配布

  1. 次第
  2. 【令3-1、2、3】諮問案件
  3. 【令3-1、2、3】意見書の集約
  4. 【令2-6】報告書
  5.  参考1 諮問案件の内容にかかる一部変更について
  6. 長岡京市情報公開条例
  7. 長岡京市情報公開条例施行規則
  8. 長岡京市個人情報保護条例
  9. 長岡京市個人情報保護条例施行規則

事前配布                                                                                                                                           10.令和2年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書

審議前配布                                                                                                                          11.【令3-1、2】 答申書(案)


議事

開 会

案 件 (1)諮問 令和3-1、2、3について

【案件1】高齢者等タクシー移動支援事業に係る対象者に関する個人情報の目的外利用及び施設等を利用している者に関する個人情報の目的外利用について

【案件2】「長岡京市ながすく応援券事業」に係る支援対象者、虐待等により施設等に入所措置が講じられている者及び契約により施設等を利用している者並びに妊娠している者に関する個人情報の目的外利用について

【案件3】アンケート実施に伴う個人情報の目的外利用及び一部の外部提供について

(2)報告案件 令2-6について

   教育振興基本計画策定に向けた校区別児童生徒数推計作成のための個人情報の外部提供について

(3)その他

閉 会

開会までの経過

5月18日 諮問令3-1、2について委員にメール送付、事前意見聴取

内容(以下、概要)

1.諮問 令3ー1、2、3について

【案件1】諮問 令3-1 高齢者等タクシー移動支援事業に係る対象者に関する個人情報の目的外利用及び施設等を利用している者に関する個人情報の目的外利用について

ア 事業所管課(交通政策課)より資料に沿って説明

 

・高齢者等タクシー移動支援事業として、コロナ禍において高齢者の外出が難しい状況の中、必要な外出を支援するための事業という位置づけで実施するもの。

・対象者は75歳以上の市民全員と移動が困難であると考えられる65歳以上の介護認定者、一定の障がい認定者。

・事務については、対象者からの申請ではなく市で対象者の抽出を行い、委託業者による通知書の印刷、封入、封緘をし、簡易書留での発送を予定している。

・一定要件すべての方を対象とし、移動が必要な方を支援していく制度です。実施にあたり、対象者全員を抽出し郵送するという手続きが必要となるため、住基等の個人情報の目的外利用が必要となり、お諮りいただきたい。

 

イ 事前意見に対する説明及び質疑

   

(委員より当日意見)

【会長】

 要配慮者の個人情報に関しては本市の職員のみが扱うとのことですが、補助券の郵送事務も本市の職員のみが行うということですか。

 

【担当課】

 基本的に郵送事務は要配慮者であるかどうかに関わりなく、送付先の情報のみ必要で、この部分については市の職員のみが取り扱い、郵送自体はまとめて発送します。

 

(委員より事前意見への質疑なし)

 

【会長】

 所管課は退席し、委員で審議する。

 

ウ 審議

 

事務局より答申案を委員へ配布

 

【会長】

 本日は、こちらの「答申案」をたたき台として審議、事務局は本日の審議内容を踏まえ「答申案」を修正する。修正後、審議会の「答申書」として確定する手続きについては、会長へ一任いただくということでよろしいか。

  

(委員より異議なし)

 

(答申案を各自黙読)

 

【委員】

 諮問書には「75歳以上または65歳以上の方」と記入があるが、答申案に「75歳以上」と記載がないのはなぜでしょうか。

  

【事務局】

 「答申案」の内容の4行目「本審議会は、利用しようとする住基情報」とありますが、この「利用しようとする住基情報」に75歳以上の住基情報が含まれています。

  

【委員】

    諮問書と答申案の記載を統一した方がよいのではないでしょうか。

 

【会長】

 趣旨はどのデータベースを使用するのかということなので、75歳以上の情報は住基情報から取得するという趣旨です。65歳以上74歳以下については、要介護認定を受けている者の情報から抽出する。抽出する対象のことを指している。データベースを指しているので敢えて記載する必要はないと思います。

 

【委員】

 理解しました。

 

【委員】

 受託業者との契約で問題が起こるパターンとして、受託業者が再委託をして再委託先から個人情報の流出につながる事象がある。契約書や覚書で再委託禁止になっていますか。

 

【事務局】

 再委託禁止と契約書の中でうたっております。

 

【委員】

 ペナルティの規定はありますか。

 

【 事務局】  

  再委託に関わらず契約書に反した場合は10分の1の違約金を請求することなどを盛り込むことが一般的です。

 

【会長】

 その他ご意見ございませんか。

   それでは、時間の都合もありますので、審議をまとめていきたいと思います。答申案について、委員から異議や修正の意見がありませんので、「諮問案件1」    についての審議を終了します。事務局は審議の内容を踏まえて「答申案」を確定し手続きを進めてください。確定した「答申書」は会長名で事務局から諮問された市長に交付します。答申書 交付の報告が事務局から会長へありましたら、会長名で各委員に答申書の写しを送付し、一連の手続きが終了します。それでは、諮問案件2に移ります。

 

【案件2】諮問 令3-2「長岡京市ながすく応援券事業」に係る支援対象者、虐待等により施設等に入所措置が講じられている者及び契約により施設等を利用している者並びに妊娠している者に関する個人情報の目的外利用について

ア 事業所管課(福祉政策室)より資料に沿って説明


【担当課】

 今般の新型コロナウィルスの再度の感染拡大により、京都府では4月12日からまん延防止等重点措置が適用され、4月25日には緊急事態措置に移行後、3度目の緊急事態宣言が発令され、6月20日まで延長されるということで、事態が長期化し先行きの見通しが困難な状況となっています。感染防止の取り組みなど制限のある生活が続いている状況の中、長岡京市の未来を担う子どもたちが、すこやかに成長し、夢や希望に向かって「生きる力」を育んでいくため、0歳から満18歳までの子ども一人一人に、1人あたり5,000円の応援券(商品券)を配布し、速やかな消費を促すことでコロナ禍において鈍化している地域の経済を活性化していきたいということでございます。この事業の交付対象につきましては、令和4年3月31日現在において満18歳までの児童、「意見書の集約」11ページのご質問に対する回答の方にもお示ししておりますが、生年月日で申しますと、平成15年4月2日以降に生まれた者、妊娠中の胎児についても対象です。交付対象者は、令和3年7月1日付でデータ抽出を行い満18歳までの児童約16,000人、基準日以降の転入者約300人、妊娠届出書の受理 約700人、合わせて約17,000人を見込んでおりまして、応援券については、全国共通の1,000円券3枚と地域専門専用の500円券4枚、合計7枚の商品券と表表紙と裏表紙2枚の合計9枚を冊子とし、令和3年8月初旬から簡易書留郵便にて発送し、11月30日までを使用期限としています。なお、令和3年7月1日基準日にデータ抽出に反映されていない転入者には、住民登録の所管課である市民課と、妊娠中の方は母子健康手帳所管課の健康づくり推進課、DV・児童虐待については、京都府家庭支援総合センターと本市の男女共同参画センターと子育て支援課、障がい者の入所については、障がい福祉課とそれぞれ協力連携をし、対象者に事業の案内と応援券の交付をいたします。

 外部委託業務については、「意見書の集約」11ページ下から3段目、項目2にありますように、商品券の交付対象者及び世帯主の氏名、住所、生年月日、住基情報データの抽出を行い、商品券を発送するための送付状印刷プログラムの開発を併せてお願いをするものです。それに合わせ、送付書、使用店舗一覧、案内文書など送付物の印刷、封入、封緘作業を予定しています。なお、個人情報の抽出に関しては、委託業者立会いのもと、市担当職員が抽出の処理を行い、抽出データはCD-Rに保存した後に委託業者に貸し出しを行います。その際、個人情報の取扱いについて、長岡京市個人情報保護条例及び長岡京市個人情報保護事務取扱要綱の趣旨並びに本委託業務に係る契約に基づき適正に処理及び管理を行うよう徹底し、委託業務終了後、郵便局の配達が終了する8月31日にデータが格納されたCD-Rを破断し、それ以降データの再利用が不可となるよう適正に処理をします。個人情報の目的外利用についてご審議いただきたいと思います。

 

イ.事前意見に対する説明及び質疑


【委員】

 利用項目の書き方について事前に質問させていただいたが、この回答を読んでもなお世帯主の生年月日が必要な理由が理解できません。どのようなことに世帯主の生年月日を利用するのかご説明いただきたい。


【担当課】

 住基データの中で、世帯主を特定するにあたり、生年月日でデータの突合をしていくことが必要ですので、世帯主についても送付対象である子どもと同様の方法で抽出したいと考えております。

 

【委員】

 18歳以下の者の抽出の際、生年月日が必要であることは理解できますが、世帯主は何歳であっても構わないと思います。システム上、氏名と住所のみで世帯主を抽出することは可能ではないのでしょうか。それとも、抽出時に世帯主の生年月日も付帯するので個人情報利用項目として「生年月日」を掲載しておられるのでしょうか。

 先程データの突合と仰いましたが、世帯主の生年月日が必要なのは子どもがいるような年齢であるとか、そう言ったことを確認するということなのでしょうか。もう少し説明いただければと思います。

 

【担当課】

 今回の場合、子ども一人一人に応援券を発行するということで、子どもの名前で案内通知をするのですが、住所要件に方書として世帯主を設定しており宛名に世帯主名を記載します。確かに、世帯主の生年月日が必ず必要なのかどうかということはありますが、世帯主の個人のデータとして生年月日を利用し抽出したいと思っております。

 

【会長】

 委員のご質問は、必要性がよくわからないということであり、世帯主の生年月日を利用しないと応援事業に係る商品券の送付作業ができないのかということです。その部分をもう少し明瞭にご説明いただけませんか。生年月日を利用しなくても送付作業ができるのであれば、抽出の際、生年月日を利用しなくてもいいということになります。先程委員からもありましたように、システム上どうしても世帯主情報の抽出の際、生年月日が付帯するということであれば致し方ないと思います。説明を聞いても私自身もまだ得心いかないところですのでご説明いただきたいと思います。

 

【担当課】

 宛名の住所の方書に世帯主名を記載したいと考えています。抽出設定の際、世帯主の生年月日が必要かどうかにつきましては、宛名の住所の方書に世帯主名が記載できればこちらも問題はありません。

 

【会長】

 宛名を記載するだけですので、生年月日を付して発送するわけではないですから、生年月日を何らかの形で突合する必要性があるのでしょうか。先程の委員のご質問と同じ質問ですけれど、何か他のデータと突合するから生年月日が必要だということでしたら、今回はどのようなデータと突合させるのですか。

 

【担当課】

 世帯主の変更という要素もありますので、世帯主には個人番号というものがあり、その部分について把握する必要があるかと考えており世帯主の生年月日の取得を考えておりましたが、実際のところ宛名の方書に世帯主名が記載できれば特段問題はありません。

 

【会長】

 わかりました。他にご質問ありますか。

 

【委員】

 18歳以下の子どもとありますが、この18歳はどのようなイメージを持っておられますか。例えば、18歳といえば投票権もあり早い人は結婚もしています。今回の事業で18歳をどのような位置づけで設定されたのか教えていただきたい。

 

【担当課】 

 18歳は義務教育を終え、それぞれがご自身の目指す方向性を持ち進んでおられると思います。実際18歳の方が生活をしていくうえで十分でない面もあり、未成年であっても外出する機会が少なくなっている状況であり、生活の中の生活品等が不足する傾向にありますのでその部分を支援し生活支援につなげていきたいと考えております。

 

【委員】

 18歳で既に働いている人もいます。働いている人も対象とするのですか。

 

【担当課】

 今回の事業は収入面については対象者選定要件としておりません。一律18歳以下の方を対象としています。

 

【会長】

 申し訳ありません。この場は個人情報の提供の諮問の場であり、市の政策の当否を問うところではありません。質問としてご発言いただきましたが、個人情報の提供ができないという趣旨ではありませんので、その点を委員の方々にはご了解いただきたいと思います。

 では、よろしいでしょうか。世帯主の生年月日につきましては、若干疑問があるということで委員より質問がありましたが、担当課につきましてはご承知おきいただきたいと思います。他に質問はありませんか。質問がなければ担当課への質疑を以上とさせていただきます。

 

 所管課は退席し、委員で審議する。

 

ウ 審議

 

  事務局より答申案を委員へ配布

 

 (答申案を各自黙読)

 

【会長】

 ご意見ございますか。


 【委員】

 世帯主の生年月日が不要になりましたので、「イ 個人情報の保有課と利用項目」の「・住基情報(市民課)」のところは、「18歳以下の者」と「世帯主」に分けて書かないといけないと思います。18歳以下の者については、「氏名」「住所」「生年月日」3つを並べて記入、世帯主については、「氏名」「住所」のみ記入になるかと思います。

 「虐待等により施設等に入所措置がとられている子や契約により施設等を利用している子」についても同じように世帯主の生年月日が不要でしたら、「虐待等により施設等に入所措置がとられている子」と「契約により施設等を利用している子」それぞれ利用項目への記載が必要です。

 

【会長】

  「契約による利用者」は「措置による入所者」ではなく契約で利用している者を指しており、措置入所者以外の利用者の生年月日ということですね。

 

【委員】

 そうです。「答申案」のイの2つ目の「・要配慮の情報」欄に「要配慮者」と「契約利用者」を2つ並べて記載すればいいと思います。


【会長】

 また、先程議論した件ですが、住基情報としては18歳以下の者と世帯主を分けて記入し、24行目「本審議会は、審議の結果、以下の意見を付したうえで、個人情報を目的外利用することについては問題ないとの結論に達した。」冒頭①番に「世帯主の生年月日については、応援券を送付するには必要な情報ではないので、これを除くこと」と加筆いただくといことでいかがでしょうか。

 委員の言われた通り、「・住基情報」に18歳以下の「氏名」「住所」「生年月日」及び世帯主の「氏名」「住所」「生年月日」と分けて記入したうえで、先程の議論について、①番に世帯主の生年月日は不必要ですので取得情報から外すことを記入し、番号を繰り下げるということでいかがでしょうか。

 

【事務局】

 5行目の「本審議会は、利用しようとする住基情報、本市に住民登録を残したまま入所措置又は契約により施設等に入所している18歳以下の者」を「要配慮者」と略していましたが、この表記をやめまして、イの二つ目の「・要配慮者の情報」をそれぞれ「入所措置者」「契約入所者」に分けて記載修正させていただくということでよろしかったでしょうか。

 

【会長】 

 そのように修正をお願いします。他にご意見はありませんか。それでは、そろそろ時間の都合もありますので、審議をまとめさせていだたきたいと思います。他にご意見がなければ、諮問案件2につきまして審議を終了したいと思います。

 先程も言いましたが、諮問内容につきまして、世帯主の生年月日についての議論がありましたので、その議論を踏まえましてその部分を修正させていただくことと、契約利用者ということを明確にするために、その部分につきましても修正させていただきます。事務局は審議の内容を踏まえて「答申案」を修正し、手続きを進めてください。

 

【案件3】諮問 令3-3 アンケート実施に伴う個人情報の目的外利用及び一部の外部提供について

ア 事業所管課(総務課)より資料に沿って説明

 

【主幹】

 資料8ページになります。こちらは平成30年度第1回審議会において、事務局より類型承認について提案いたしました続きとなります。その際、類型承認について条例化や承認フロー図などの御意見をいただき答申には至りませんでした。ただ、諮問が増えていますので、定型処理できるものは会長専決で答申し、審議会で事後報告するという形や定型処理できる諮問案件としてアンケートについて可能であると御審議いただきました。また、他市の状況やアンケート以外にもあるかどうかについては、今後の事例を踏まえ研究を重ねていきたいと考えております。

 本日は、定型処理として可能であるアンケートについて整理し諮問という形で御提案させていただきました。審議件名は「アンケート実施に伴う個人情報の目的外利用及び一部の外部提供について」としております。この一部とは、市長が保有する住基情報を市の他の実施機関、教育委員会等が利用できるようにしたいため、一部と限定した形として提案しております。次に、目的・理由としまして、添付資料の9ページ、10ページ「アンケート調査に係る諮問一覧表」を見ていますと、大半が、法令等に基づき定める計画等を制定するための市民の意識調査を実施しておりました。その内容につきましては公益性があり、会長専決とし審議会へ報告案件としてもよいのではないかと考えました。法令等に基づかない独自施策につきましては、従来通りの諮問案件とするものです。

 本日は、委員の皆様の御意見をお伺いし、御意見を反映させ、答申として第2回目の審議会の際に提案させていただきたいと考えております。また、資料12ページの中段あたり事前にいただいた御意見の1つ目、「法令等に基づく定例的・定型的・定期的なアンケートについては、諮問は不要で報告事項で可と考える。但し、新規の目的で初めて実施するアンケートなどは諮問した方が良いかと思う。」この御意見につきましては、答申に含めていきたいと考えております。2つ目、「一般論として、住基情報を外部の委託業者が取り扱う場合は、個人情報が適正に保護されているか等の実行状況を定期的に実地で監査するなど具体的な徹底策を図っていただきたい。」の御意見につきまして、現状では契約書に加え、機密保持に関する覚書、個人情報の取扱いに関する覚書等を結んでおりますが、実地調査につきましては、ハード面の更新時にハードを壊す際に立ち会いをしておりますが、その他具体的な徹底策につきまして委員の皆さまから御意見を頂戴したいと考えております。御審議のほどよろしくお願いいたします。

 

【会長】

 今、説明がありましたが、委員の皆様から御質問はありますか。

 

【委員】

 事前質問の2番目は私からの意見ですが、実地で監査するということを通常「実査」と言いますが、年1回もしくは2年に1回でもよいので外部委託業者のところに出向き、データの保管状況、施錠できる場所に保管できているのか、USB等の媒体の保管状況など一定のチェックリストを作成していただきたい。それが抑止効果に繋がると考えますので、是非御検討いただきたいと思います。

 

【主幹】        

 本市の情報システム管理を行っておりますのがデジタル戦略課となりまして、外部委託業者への外部実地調査をしております。現在は機器更新時の5年に1回実地調査を行っている状況です。実地調査を行う期間を短縮するなど今後担当課と調整したいと考えております。

 

【会長】

 委託業者に対して実査をするということは、契約書に書いてあるのですか。

 

【課長】

 契約書に明記しているかという御質問ですが、機器調達の際の仕様書にハード面は完全に復元不可能な状態で処分することを盛り込んでおります。その面でサーバー類や一般のツールの更新の際には情報が廃棄されたことを書面で取るようにしておりましたが、2年前の12月くらいに神奈川県で情報が流出する事件がありましたので、それを受けまして本市でもより厳しく対応していかなければならないということで、昨年サーバー類の更新を行った際、書面だけではなく我々職員がデータセンターへ出向き情報が廃棄される流れについて目で見て確認しております。それを踏まえて今後も対応していきたいと考えております。

 

【会長】

 他に御質問ありますか。

 

【委員】

 現在の業者への情報提供の媒体の種類や方法をお聞きしたい。

 

【課長】

 委託業者にもよりますが、委託業者が本市のシステムの運用に合わせています。媒体を使用せずネットワーク上でデータのやり取りをし、媒体をできるだけ持ち出さないような配慮をしています。CD-Rの場合は暗号化したうえでやりとりをしています。完全に情報を破棄したうえで復元不可能にすることを徹底しています。

 

【会長】

 物理媒体を受け渡しする時に、受託業者でどのような管理をしているか委員のほうから懸念されている件についてですが、実査ができるような仕組みを作ってほしいということですので、所管課と調整いただき、外部委託の際必要に応じ監査ができるなど、そのような内容が契約書の中に記載されているといいのではと思います。何も記載されていないといけないと思いますのでご検討いただければと思います。

 今まで、逐一この審議会で案件として挙げていたものを基本的にはオープン事項にさせていただきたいということです。行政において機動的にいろいろと情報を使用し運営していくうえで審議会の審議を常に経ることなく報告事項で済ませるものも定型的な内容の案件ではあると思います。そのような趣旨で今回の諮問を前提として今後運用させていただければと思います。新しく個人情報保護法が改正され、個人情報保護法が地方公共団体に適用されるようになり、従来の個人情報保護条例のあり方をリセットすると国会で答弁されていますが、決して個人情報保護条例の本市のあり方を変えるつもりではありません。

 それでは時間の都合もありますので、審議をまとめさせていきたいと思います。御意見がありませんので、「諮問案件3」についての審議を終了します。事務局は審議の内容を「答申(案)」として文書化し、第2回目審議会で提案をお願いします。 

 

2.報告案件 令2-6「教育振興基本計画策定に向けた校区別児童生徒数推計作成のための個人情報の外部提供」について

【会長】 

 昨年度答申した「教育振興基本計画策定に向けた校区別児童生徒数推計作成のための個人情報の外部提供について」ですが、今年度外部提供された旨の報告がありましたので報告いたします。抽出項目等変更はありませんので、特に御質問等なければ次の案件にうつります。

3.その他

【会長】

 では、本日の議題の最後になりますが、「案件(3)その他」について、委員の皆様から何かありますか。なければ、事務局から何かありますか。

【事務局】

 先日郵送で、「令和2年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書」をお配りしています。特に委員の皆様から御意見等はありませんでした。この後、6月議会において市議会に報告させていただき、7月号の広報誌に掲載するとともに、ホームページへの掲載、市役所の市民情報コーナーに配架し公表します。 ご意見・ご質問等ありましたら、事務局までご連絡ください。

   

【会長】

 他にはよろしいでしょうか。

 少し話が戻りますが、運用状況報告書を読みますと、審査請求があったのですね。審査請求は初めてですね。

 

【事務局】

 はい。初めて審査請求がありました。令和元年度に情報公開請求のあった件について審査請求がありました。それに対し、当初部分公開でありましたが、答申では公開となり、公開決定としたことに対して第三者から審査請求が出ました。その様な経緯で、現在2回目を審査会で御審査いただいているところです。

 

【会長】

 なお、本年10月に任期満了に伴う委員改選を予定しております。現委員の皆様につきましては、令和3年10月18日任期満了となります。

 本日、令和3年度第1回目の会議を開催させていただきましたが、緊急の案件がなければ、2回目は新体制となりました10月以降の開催を予定しておりますので、よろしくお願いいたします。

 以上で本日の案件は終了いたしましたので、閉会いたします。

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長岡京市市民協働部総務課市民相談担当

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