令和5年度第2回　長岡京市情報公開・個人情報保護運営審議会

令和5年11月29日（水曜日）午前10時から11時20分まで

長岡京市役所　会議室402

委員（敬称略、五十音順）

井原悠造委員、植田利江子委員、上米良大輔委員、下村誠委員、瀧川正子委員、寺嶋智美委員、本多滝夫委員

欠席者：小暮浩史委員、小松浩委員

事務局：市長　中小路健吾、市民協働部長　川上善子、総務課長　秦谷耕平、市民相談担当主幹　望月夏奈子、総務課　松岡裕司

0名

当日机上配布

　開会

1　委嘱状の交付
2　市長あいさつ
3　案　件
（1）会長の選出について
　　　　⇒　本多滝夫委員が会長に選出される。
（2）会長職務代理の指名について
　　　　⇒　小松浩委員が会長職務代理に指名される。
（3）「令和5年度個人情報目的外利用協議」について
（4）その他

閉会

【会長】
　今回初めて当審議会に加わった方もいらっしゃるので、改めて説明する。
　収集した個人情報は目的の範囲内で利用しなければならず、目的外に利用することは原則禁止されている。ただし、個人情報保護法第69条第1項において、「法令に基づく場合」であれば、利用目的以外であっても保有個人情報を利用や提供ができるということになっている。また、個人情報保護法第69条第2項では、法令に基づく場合ではないが、第1号から第4号の規定に該当する事由があれば、目的外利用や外部への提供ができるという作り立てになっている。
今回、事務局から議論を求められている論点は2点。1点目は、法令に基づく場合でも、目的外利用の可否の協議をしなければいけないのかということ。
本日の報告案件のうち、【5の18】「裁判員候補者予定者名簿の作成に係る個人情報の提供について」と【5の19】「検察審査員候補者予定者名簿の作成に係る個人情報の提供について」は、市民課が選挙管理委員会に本籍情報を提供することと、選挙管理委員会が京都地方裁判所や検察審査会に選挙人名簿に本籍情報を付したものを情報提供することが法第69条第1項の法令に基づく場合に該当すると理解している。法第69条第1項に「法令に基づく場合は、利用目的以外の目的のために保有個人情報の利用や提供ができる」と記載してある以上、目的外利用をすることは特に問題にはならない。各所管課で法令の解釈をし、法令に基づいて処理すれば事足りるため、個人情報保護担当課と個人情報保有課は目的外利用の可否について協議する必要があるのかどうか。

2点目は、法第69条第2項を根拠規定としている案件について。【5の14】【5の15】【5の16】【5の17】【5の20】の5件は、法令に基づくものではなく、法第69条第2項の各担当課の所掌事務に関するもので、必要性のある場合、「相当の理由」がある場合について、目的外利用等ができるというもの。個人情報保有課と個人情報保護担当課である総務課市民相談担当で「相当な理由」がある場合に該当するかどうかを協議し、目的外利用等の可否判断をしている。本日はその協議結果を報告いただいているが、それらの判断で問題がなかったかということについて、委員の皆様からご意見を伺いたい。
まずは、法第69条第2項を根拠規定としている案件5件について、ご意見はあるか。

【委員】
　適切に処理されていると思われるので、報告は了とする。

【会長】
報告は了とするというご意見をいただいたが、特に異論がなければ了とさせていただく。
次に、「法令に基づく場合」の目的外利用の協議の必要性についてご意見をいただきたい。旧条例のもとでは、「法令に基づく場合」については、諮問をしていなかった。新しく個人情報保護法となり、個人情報の目的外利用については審議会が諮問を受けることができなくなったが、事後的に報告を受けることとなった。そのため、今までに比べ、“広く投網をかける”こととなり、協議をした結果を審議会で報告をしてもらうこととなった。そのため、従来の実務運用よりも、報告事項を広げてしまっていることとなっている。

【委員】
　「法令に基づく場合」については、協議不要でよいのではないかと考える。担当部門の判断でよいのではないか。

【委員】
　実際の現場の意見はどうなのか。法令に基づく場合の判断が不安なので、協議したいといった意見は現場にないのか事務局に伺いたい。

【事務局】
　所管課単独で個人情報の目的外利用が「法令に基づく場合」に該当かどうかの判断ができるかというのは不安な面もある。そのような場合は、個人情報保護担当課に相談いただき、場合によっては審議会の委員の方々に対し、法の解釈のご意見もいただきながら判断したほうがより確実に「法令に基づく場合」の判断ができるのではないかと考える。

【委員】
　そもそも「法令に基づく場合」は「協議しなければならない」のか「協議することができる」なのか。運用マニュアルでは、「法令に基づく場合」でも協議がルートの中に入っている。これまでこの審議会が担ってきた機能を、協議によって代替してもらっていると思う。これまで審議会を通すと時間がかかってしまうこともあったと思うが、行政内部で協議をするのみであれば、それほど時間もかからないのではないか。もし、現場に不安の声があるのであれば、協議というルートを残してもよいのではないかと考える。

【会長】
　事務負担がそれほどないのであれば、個人情報保護を適正に運用するという観点から協議があったほうがよいのではないかという意見であった。
　旧条例のもとでは、「法令に基づく場合」は諮問対象でなかったため、おそらく所管課では諮問不要ということで、総務課には相談なく進んでいたのではないかと思っている。今回、資料を拝見したところ、法の運用が若干アバウトな点があるように感じた。【5の18】の案件では、選挙管理委員会が市民課に、氏名、住所、生年月日の3情報と本籍情報の提供を求めるように記載されていたが、法律を厳密に読むと選挙管理委員会は選挙人名簿に記載されている氏名、住所、生年月日はすでに持っている。ただし、本籍情報は持っていない。裁判員候補者の資格要件を確認するために必要な本籍情報を選挙管理委員会は持っていないため、市民課に本籍情報の提供を求めるということ。「法令に基づく」といっても、法令の根拠が違うので、法律家として、ここは少し厳密に区別してもらったほうがいいのかと思っている。そのためには、【5の18】、【5の19】のように協議してもらったほうが適正な運用が確保できるのではないかと思う。それほど手間でないということであれば、引き続き協議をしていただくことで、市部局全体において個人情報の適正な運用が確保できるようになり、協議一覧として報告されれば市の情報公開の透明性や住民に対する説明責任も果たせるのではないかと思う。引き続き協議の対象としてもらったほうがよいと考えている。

【事務局】
　当案件については、選挙管理委員会が市民課から提供を受けるのは本籍情報のみ。選挙管理委員会は、選挙人名簿で保有している3情報に市民課から提供をうけた本籍情報を付して裁判所に提供するという2段階になっている。市民課から選挙管理委員会に情報提供するものと、選挙管理委員会から裁判所に情報提供するものは、それぞれに法の根拠があると考える。法の解釈については、法の専門家である委員の方々にご相談しながら適正に判断をさせていただいたほうがより確実かと考えている。今後、「法令に基づく場合」に該当するかどうかについてご相談させていただきたい。

【会長】
適正な個人情報保護の運営を確保するという観点から、引き続き協議対象とし、審議会に報告していただきたい。
それでは、案件(4)その他について、委員の皆様からなにかあるか。

【委員】
委託先の契約について、契約書等に盛り込む内容が市のガイドライン等で定まっているのか。委託先から情報漏えいする事例が多いと思うが、どのようにされているのかお聞かせいただきたい。

【事務局】
　委員のおっしゃる通り、委託先の業者から個人情報が漏えいしてしまうという事例が後を絶たない。市では適正に個人情報を保護していても、委託先から漏えいしてしまうことが多いため、委託先の監督というのは大変重要なことと考えている。契約書の内容に委託先への注意事項を盛り込んでもらうよう周知しており、その内容は「個人情報の保護に関連する法律及び個人情報の保護に関する条例等に従い、個人情報を適切に扱うこと」という文言である。個人情報を扱う案件を業者に委託契約する場合は、より慎重になるよう職員には伝えているところである。

【委員】
雛形のようなものはあるのか。

【事務局】
　電算業務等のシステム開発業者に委託する際、契約書の他に「機密保持に関する覚書」を設けている等、個人情報を扱う案件を委託契約する場合は、より厳密を期すため、本来の契約書に加えて覚書を交わすように案内しているところである。

【委員】
　覚書の中でUSBは持ち出し禁止ということにはなっていないのか。

【事務局】
　USBメモリーを通して情報漏えいする事例が非常に多いことは承知している。ただし、データを持ち運びする際にネットワークを切り離した状態で、持ち運びする必要があるという場面があるというのも事実。そういった場合に暗号化したUSBを用いることで、情報漏えいのリスクを減らしている。委託業者がUSBを扱うことはほぼないが、もしもデータを扱う場合は、機密保持を図った上で厳重に運搬をする。また万が一紛失しても、復元できないように暗号化を施し、安全管理の措置をしている。

【委員】
　多くの個人情報に接する役職についているため、個人情報保護や機密保持に関する研修を受けているが、実際の支援における個人情報の取扱いが難しいところ。情報が入ると、その情報をどのように保持するか、そしてどのようにつなげるかについて研修を受けているのでマニュアルに沿って行うが、一般の市民が個人情報を保有していることがある。そのため、個人情報保護の意識を高めることも非常に大事ではないかと思っている。また、相談員の活動において、レポートを書くに当たり、個人の名前は個人情報となるため、個人名を伏して報告をすることとなっている。個人情報の取扱いについて、非常に意識の高い方と、そこまで意識なく多く情報を保有している方もいらっしゃる。長岡京市はパートナーシップ宣誓制度もとられているので、アウティングのリスクについても市民に啓蒙活動をしていく必要があるのではないかと思っている。

【会長】
　ご指摘にあったように、個人が様々な業務で個人情報を取得されていることは言うまでもないが、そうした業務の中でみだりに個人情報を扱うことは民事法上、刑事法上の責任を問われることになり、行政との関係の中でどのようにしていくかは重要な課題。個人情報保護について、市民の方々の意識を高めていくことについては、当審議会の課題かどうかについては難しいところもあるが、今後の検討課題とさせていただく。

【事務局】
　市民の方は、その役職によっては大変デリケートな情報や、場合によっては要配慮個人情報を扱うこともある。デリケートな情報を扱う市民の方々に対し、市としても個人情報保護について周知を進めていきたい。

【事務局】
　事務局から1点伺いたい。法改正により今年度の4月から、個人情報の目的外利用の可否判断を審議会への諮問ではなく、行政内部における協議に変わった。4月から10月末までで20件の案件を協議したが、その案件の中には、毎年度、定例の業務として発生するものがある。今回すでに協議した案件について、翌年度以降も同じ業務をする場合、毎年度改めて協議をする必要があるのか。もしくは、一度協議をして、目的外利用可能と判断された案件に関しては、今後は協議不要で目的外利用の提供ができるのか、ご意見をいただければありがたい。

【会長】
　類型的承認の話。ご意見はいかがか。

【委員】
　旧条例において類型的承認は認めないということであったが、法制が変わったこともあり、そこまで厳しいことを言わなくてもよいのではないか。

【会長】
　今までにおいても、毎年度実施している業務に対して審議会で諮問するのは大変なので、会長の専決事項で済ませ、審議会には報告していただくということでいいのではないかと話をしていたが、法改正によりそもそも諮問ができなくなってしまった経緯もある。今、法改正後、諮問が協議に変わったが、毎年度同じ業務に対して協議はしなくてもいいのではないかという問題提起であった。改めて協議は必要ないが、所管課からの通知はあってもよいのではないか。ただし、業務の方法が変わるとか、対象が変わるなどの場合は、当然改めて協議が必要となるとは思う。

【事務局】
では、毎年度実施している業務に対しては、改めての協議は不要。所管課からの通知はもらうということで翌年度以降は進めさせていただく。

【会長
　それでは、事務局から事務連絡等をお願いする。

（事務局より事務連絡）
　
【会長】
本日は、以上で閉会とする。