令和4年度　第1回　長岡京市情報公開・個人情報保護運営審議会

令和4年7月14日（木曜日）午後2時30分から午後4時20分まで

長岡京市役所　会議室7

委員（敬省略、五十音順）

井原悠造、植田利江子、小暮浩史、小松浩、齊藤晶子、瀧川正子、馬場昌子、本多滝夫（リモートで参加）

欠席者

下村誠

事務局

市民協働部長　城田賢二、総務課長　秦谷耕平、市民相談担当主幹　馬場愛、課長補佐　木村映美、

総務課　松岡裕司　

諮問及び案件関係部署

総合政策部参事兼公共資産活用推進室長　桝田勝利、公共資産活用推進室 室長補佐　近藤昇、

子育て支援課長　中島早苗、子育て支援課主幹　庄巧郎

なし

当日机上配布

1.次第

2.【令4－1】諮問案件

3.長岡京市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱（案）

4.【令4－1】意見書の集約

5.【令4－2】諮問案件

【個人情報保護法の改正について】

6.個人情報保護法の改正に関する資料

7.市が独自に定められる部分について

【参考資料】

8. 長岡京市情報公開条例

9.長岡京市情報公開条例施行規則

10.長岡京市個人情報保護条例

11.長岡京市個人情報保護条例施行規則

12.令和3年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書

審議前配布

14．【令4－1】答申書（案）

開　会

1  案　件

　案件　諮問　令4－1、2について

【案件1】長岡京市通話録音装置の設置に伴う個人情報の外部提供について（公共資産活用推進室）

【案件2】京都府子育て家庭緊急支援事業（図書カードの配布）に係る個人情報の外部提供について（子育て支援課）

2　個人情報保護法の改正について

3　その他

【諮問案件1】令4－1　長岡京市通話録音装置の設置に伴う個人情報の外部提供について（公共資産活用推進室）

 ア　事業所管課（公共資産活用推進室）より説明

　長岡京市通話録音装置の設置に伴う個人情報の外部提供についてご説明いたします。通話録音装置を本庁舎の電話交換機の前に設置いたしまして、本庁舎で受けた電話、あるいは本庁舎から発信した電話に対して録音をしていくということを検討しております。そこで得た通話録音データをどのように取り扱うかということで要綱案をお示ししました。次に、併せて事前にいただいた意見書の集約についてご説明いたします。

　一つ目のご質問です。「要綱10条の通話録音データの保存期間は、通話録音装置の記録上限を超えて自動で上書きされるまでとする」に記載の保存期間へのご質問ですが、クラウドの容量的には2ケ月くらいです。ただこれは電話の件数でのクラウドの容量の縛りがありますので、ご指摘にもございますが電話が集中する期間でしたら想定よりも期間が短くなり、電話が少ない期間ですと想定より期間が長くなるということが発生するかと思います。もう一つの考え方として、容量は上限にはなってしまいますが、それを少し短く設定、例えば1ケ月に設定し、1ケ月以上録音は残さないように機械上設定することは可能です。その方が一律1ケ月ということでルール化できると考えておりますので、ご意見いただければと思います。

　続きまして二つ目のご質問です。「録音データが個人情報保護条例の適用を受ける個人情報だとすれば、個人情報保護条例に委ねるべき事項だと思います」というご意見ですが、個人情報保護条例に委ねるべきだと考えております。ただ一点、外部利用と聴取請求の二つの項目ですが、聴取請求は同じようなことをこちらの要綱に記載しております。外部利用につきまして、要綱第8条の2「通話録音データは、法令に基づき裁判所、捜査機関、弁護士会等から提供を求められた場合、前項の目的を達成するために必要と市長が認めた場合以外に外部へ提供してはならない」と記載しており、市長が目的を達成するため必要だと認めた場合は外部提供してよいとさせていただきたいと思っております。この点は個人情報保護条例には記載がない部分だと思っております。こちらについてもご意見をいただきたいです。

　続きまして三つ目でございますが、こちらは賛成というご意見です。

　四つ目です。警察から照会があった場合は拒否することを想定していないのかというご質問ですが、個人情報保護条例に則った対応をしたいと考えております。

　五つ目ですが、「市役所にかかってきた通話のみ録音され市役所から市民等にかけた電話は録音されないのでしょうか」というご質問です。冒頭にも申しましたが、市役所から市民への電話、市民から市役所への電話、両方とも録音の対象です。

　六つ目です。資料の「統括管理責任者」の規定に「長岡京市情報セキュリティ対策基準第4条に規定する統括情報セキュリティ責任者」とあり、この第4条が見つけられなかったとのご指摘です。要綱の別表（第3条関係）の「担当職員」の欄への記載の誤りのご指摘でございます。長岡京市情報セキュリティ対策基準第4条ではなく第2条の誤りですので訂正いたします。こちらの「長岡京市情報セキュリティ対策基準」は内部の規程として定めているもので、長岡京市情報セキュリティ対策基準に定める統括管理責任者とは、情報政策担当部長となり、現体制でいきますと総合政策部長を想定しております。以上、事前にいただいたご質問の説明とさせていただきます。　

イ　質疑

【会長代理】

　ありがとうございました。ただいまご説明がありましたが、ご質問ありますでしょうか。

【会長】

　事前質問に記載しましたが、市民から市役所に電話がかかってきたときはガイダンスが流れますよね。こちらから相手にかけた時は、ガイダンスは流れないのですね。（途中音声途切れる）

【担当課】

　説明が漏れておりました。ご指摘のとおり市役所から市民へかけた際は、「この通話は録音します」というガイダンスが流れないまま録音がスタートします。現状想定しているのはその都度、会話ごとに「この通話は録音されています」と申し上げるということは想定しておらず、その代わりに事前に広報紙に、「市役所へのお電話、市役所からのお電話、両方ともに録音対象となります」ということの周知や、ホームページで幅広く公表することで対応したいと考えています。 

【会長】

　一方はガイダンスを流して一方は録音することへの注意を促さないというのは違和感があります。そのあたりの対応はどうですか。ホームページでそのようなことを記載しているからいいですと言うことではなく、市民からの電話にもガイダンスを流さなくてもいいのではないかと思います。どうして区別するのですか。

【担当課】

　電話を受ける時だけガイダンスを流す設定ができる機能であり、ホームページに掲載し公表していることで、その制度自体は説明ができていると思っており 、ホームページに掲載し公表していることで、その制度自体は説明ができていると思っております。

【会長】

　機能として、付けられないのは理解できます。趣旨が徹底していないのではないか。市の立場であるならば、市民からかかってきた電話にもガイダンスを流さなくてもいいのではないですか。

　ホームページで説明、最低限の周知をします。今回初めて導入しますので、録音されるということを追加、付加的にご説明したいと思っております。 

【会長】

　私自身もっと他に理由があるのではないかと思っており、録音されると思うと職員への不当な圧力が減る。一方、こちらからかけた時に録音していることを伝えると、恐らく最後まで話を聞かないというようなことが起こることが予想できます。事務に支障が生ずるので、一方は流す、一方は流さないということをされるのかと思いました。 

【担当課】

　そういう意味でしたら、要綱に「業務の公正かつ適正な執行の確保、犯罪防止、不正圧力排除」と謳っており、録音していることでいわゆる圧力を一定防止できないかと考えております。 

【会長】

　そのような抑止的効果のためにガイダンスを流すということですね。 

【担当課】

　そういうことでございます。 

【会長】

    こちらから架電するときはその必要がないので、ガイダンスを流さないということですね。行政的な考え方としてはよく理解できますが、個人に対する保護という観点からすると、違っていいのだろうかという疑問は残ります。

　もう一点は、個人情報保護条例との関係です。個人情報保護条例が適用されるのであれば、適用される部分については要綱に書かなくてもいいのではないか。あるいは何条の趣旨に従って開示に関する手続についてはこのように定めるというように書く必要があるのではないか。

　要綱と条例の関係を整理してください。事前の質問メールに記載しましたが、適用除外については個人情報保護条例が適用されるのでそれはいいのですが、あとは微妙に違う部分について要綱に記載しても良いのではないか。手続き的なところは特に問題はありません。先程言ったように提供することについて、個人情報保護条例と少し違うところは要綱で定めなくてはいけないと思います。

　主旨は個人情報保護条例が適用されると言われるが、個人情報保護条例と違う手続きが書いてあると、それは要綱で個人情報保護条例を変えたことになるので、許されないと思います。プラスαはいいと思います。個人情報保護条例の規定に従って行うのであれば、関係をもう少し整理して明確に記載してほしいです。

【担当課】

　具体的に言いますと、聴取請求は個人情報保護条例の適用を受けるので、このルールでいいと思っております。 

【会長】

　個人情報保護条例に基づいて開示請求すると言うことですね。 

【担当課】

　そうでございます。 

【会長】

　開示請求に則って、その関係でこの手続きを取るということですね。 

【担当課】

　はい。 

【会長】

　そこをわかりやすく書いてもらわないといけないですね。 

【担当課】

　関係性ですね。承知しました。 

【会長】

　先程、外部提供で個人情報保護条例と違うところがあった場合に、個人情報保護条例を厳しくするならともかく、市長が目的を認めた時は出すということは条例の趣旨と違ってくるので、そこは要綱に記載せず条例を変えなければならないと思います。 

【担当課】

　想定としては、市に不当な要求が起こった際に、市として相談したい案件で、捜査機関や裁判所などの機関に相談できるようにしておきたいという思いです。 

【会長】

　プラスαはわかります。以前カメラについて似たような要綱がありましたが。 

【担当課】

　環境の不法投棄のカメラの要綱と同じ文言です。

【会長】

　その要綱と合わせているのですね。 

【担当課】

　はい。 

【会長】

　そちらについては以前、当審議会で了承しているのでこの表現で理解しました。 

【会長代理】

　他、いかがでしょうか。

　私も会長と同じ意見で、市長の判断で適用できるというところは個人情報保護条例を逸脱していると思います。事前に質問を提出しましたが、ここだけに限らず個人情報保護条例の場合もそうだと思いますが、基本的に警察から照会があれば出すことは、憲法の立場からすると条例主義の観点で言うと、乱暴な扱いなのではと思います。

　では、よろしいでしょうか。 

【担当課】

　外部提供につきましては、条例との関係性をしっかり明記したいと思っております。 

【会長代理】

　それでは、担当課は退室していただき、審議に移りたいと思います。

　ここで審議に当たり、事務局より事前に作成した答申案をお配りいたします。

ウ　審議

―　事務局より答申案配布　―

【会長代理】

　本日は、こちらの「答申案」をたたき台として皆様にご審議いただき、事務局が本日の審議内容を踏まえて「答申案」を修正いたします。修正後、審議会の「答申書」として確定する手続きについては、会長へ一任いただくということで、委員の皆さんには、ご同意いただけますでしょうか。

　－異議なし－

　それでは、事務局の答申案にお目通しをお願いします。

　－各自　答申案確認－

【会長代理】

　この答申案について何かご意見等はございませんか。

【会長】

　この答申案の1通話録音装置の設置目的について、要綱に記載の目的を記入されているが「排除」で終わっています。この点について、我々がどういう結論に達したのかがわからないです。「排除するためのものであり、妥当である」ということですよね。そういう結論を書き加えていただきたい。

【事務局】

　記載いたします。

【会長代理】

　他はいかがでしょうか。

【会長】

　先程の外部提供で、市長が認めたときというのは、あまりにも一般的すぎるので、提供することについては私自身もありだと思うのですが、比例原則があって、この通話記録を、録音データを提供する以外に他に方法がない、目的を達成することができない。警察や捜査機関から提供を求められた場合に、捜査機関が提供を求める目的が、本通話録音データを聴取また外部提供するしか他に適切な方法はないときに限るとか、そのような記載にしていただきたい。今の記載だと提供を求められたら「はい結構ですよ」と言う感じがする。本人に外部提供する場合はいいですが、第三者への外部提供は慎重であるべきだと思います。中には令状が無い場合はダメではないかという意見もありましたが、私はそこまで求めなくてもいいと思っておりますが、やはり提供することについて厳密に比例原則を適用して記載をしていただきたい。それと、個人情報保護条例と要綱との関係を明確にするような規定ぶりにしてください。

【委員】

　外部提供のアの部分ですが、市長が認めたときは、これは統括管理責任者という趣旨ではなかったでしょうか。要綱第11条以下の聴取請求についてです。

　私がお伺いしたいのは本人が自分の通話を聞かせてくれというのが聴取請求だと思っていたのですが、答申では外部提供で、本人が自分の通話を「聞かせて欲しい」というのを「聞かせましょう」となっています。また、11条は統括管理責任者が判断権者になっていますが、この答申では、市長が判断権者になっているように思います。外部提供の中に入っているので8条の問題として「市長が認めたときは」ということになっているので、より要件が厳しくなっているのかなと思ったのですが、それが答申の趣旨、結論の趣旨でよいかお伺いしました。

【事務局】

　今の委員のお話の中で、市長と統括管理責任者の関係ですが、様式を見ていただくとわかりますが、市長宛てに請求し市長が決定する形となっております。この聴取につきましては、市長に対して請求をし、市長が行政処分を行い、開示決定、非開示決定を行います。最終的には市長が決定するということになりますので、市長が認めた場合と言う案を記載させていただきました。ただ、市長が全ての市の事務を行うわけではなく、副市長、部長、課長と順番に専決という形でおろしてきますので、実務的には11条や13条にありますように、統括管理責任者が認めた場合には、結局市長が認めた扱いになると考え、こちらの答申案には市長という書き方をしましたが、わかりやすい表現に修正したいと思います。

 　また、個人情報保護条例に基づく開示請求について、アは通話を録音された個人のことについて記載しているので、個人情報保護条例でいきますと、開示は全て聴取の場合ですと提供という形になります。令和5年4月1日からの新個人情報保護法の場合も、個人情報の提供という形になっていますので、少しご検討いただきたいですけれど、今の条例の間は、市民さんから開示の希望が出てきた場合、本人への提供という形で録音を聞いていただくくのが良いかなと思います。

 　次に2外部提供でまとめてしまいましたが、お話にありましたように、本人への提供と、弁護士会や捜査機関への捜査事項照会の外部提供として、2と3に分けて記載する必要があるとご意見を聞き思いましたので、ご指示をいただきましたら修正いたします。

【会長代理】

 　要するにこちらの答申案の2外部提供は、本人への提供のことを記載していて、警察や捜査機関等への外部提供のことでは無いということですね。では後程修正をしていただくということでよろしいでしょうか。

【事務局】

　はい。本人の提供について記載しておりました。修正いたします。

【会長代理】

　他はいかがでしょうか。

　それでは、そろそろ時間の都合もありますので、審議をまとめていきたいと思います。

―　審議終了　―

　では、「諮問案件1」についての審議を終了します。

　事務局は審議の内容を踏まえて「答申案」を修正し、手続きを進めてください。確定した「答申書」は会長名で事務局から諮問された市長に交付します。答申書交付の報告が事務局から会長へありましたら、会長名で各委員に答申書の写しを送付し、一連の手続きが終了します。

　それでは、諮問案件2へうつります。

　【諮問案件4－2】　京都府子育て家庭緊急支援事業（図書カードの配布）に係る個人情報の外部提供について（子育て支援課）

 ア　事業所管課（子育て支援課）より説明

【担当課】

　京都府子育て家庭緊急支援事業（図書カードの配布）に係る個人情報の外部提供について諮問をさせていただきます。これからご説明をさせていただきますので、ご審議のほどよろしくお願いいたします。

　京都府の事業としまして、京都府子育て家庭緊急支援事業がございます。報道等でも紹介されましたが、未就学児に1人あたり5，000円の図書カードを配布することが京都府の議会で決定されたところでございます。対象者は、平成28年4月2日以降生まれの児童、つまり未就学児で、住民基本台帳への登録が完了している児童でございます。京都府から対象の家庭に申請書を送付し、申請書を受付、図書カードが配布されますので、市町村の方から申請書の送付先データを提供するものです。対象児童及び世帯員の氏名、住所、生年月日のデータを提供する必要があります。京都府で考えておりますのが、京都府内の市町村に住民登録を置いたままDVで別な場所で生活している児童、施設等に入所措置が取られている児童、契約により施設を利用している児童、これらのDV避難者等については、こちらの方にも勧奨通知を送付する予定ですので、関係課からこれに関する個人情報の提供を受け、市から京都府に提供をするものです。利用項目については、児童及び世帯員の氏名、住所、生年月日。DV避難者等については、そちらに加え現に居住している住所、施設名になります。保護措置についてですが、住基情報については、本市職員、京都府職員、委託業者のみが取り扱います。こちらは、DV避難者等の情報についても同様の取扱いです。条例に基づき個人情報の保護の徹底を行います。情報の受け渡し方法については現在京都府で検討中ですが、安全な方法でということでU S Bなどは使わずアップローダーを使用する方法を考えているところでございます。本市でも電算室など特定の場所で作業を行い、安全確実な方法で情報の受け渡しを行いたいと考えております。

　こちらにつきましては京都府の方で7月下旬から申請書の送付を始めたいということですので、7月20日頃にはこのような形で実施できるのか、回答をすることになっております。答申が遅くなるにしても、本日方向性だけでもお示しいただけたらと思っております。

イ　質疑

【会長代理】

　それでは、ご質問いかがでしょうか。

　他の案件でもあるような外部提供の内容でしょうか。コロナでも実施した内容と同じような内容ですね。

【担当課】

　こちらの内容につきましては、この間、国の事業として指定されました給付金などと同じような利用の仕方になります。今回は主体が国・市ではなく、府という違いはございます。

【会長代理】

　他にご質問ありませんか。会長いかがですか。

【会長】

　特にありません。

【会長代理】

　では特にご質問がございませんので、担当課にはご退室いただき、審議に移りたいと思います。

ウ　審議

【会長代理】

　ご意見等いかがでしょうか。

　これまでもあった提供の形ですが、尼崎の事件がありましたので、データの受け渡しの方法については、外部流出がないよう留意していただきたいです。

【委員】

　委託業者が再委託する案件がありましたね。U S Bの紛失は流出事件が大問題になりました。流出事件が起こった理由は、再委託、再々委託業者が原因です。今回、そのような委託はしないですよね。

【会長代理】

　そもそも再委託はできないですよね。尼崎市はそうなっていたけれど、再委託していたということでしょうね。

【事務局】

　京都府が委託業者を選定し契約をするのですが、契約した委託業者のみその情報を取り扱うこととなっていると担当課より聞いております。

【会長代理】

　そういうことを徹底していただくことをお願いしたい。

　それでは他よろしいでしょうか。

　では、「諮問案件2」についての審議を終了します。

　事務局は審議の内容を「答申（案）」として文書化し、後日答申案の提案をお願いします。

　それでは、引き続き「個人情報保護法の改正について」にうつります。事務局から説明をお願いします。

【事務局】

　前回、令和3年11月24日開催の審議会におきまして、全ての地方公共団体にとって最重要課題である「個人情報保護法の改正」について、会長から「制度の見直し」「法改正の内容」「地方公共団体が取り組むべき課題」を中心に解説いただきました。ありがとうございました。

　それを基に、事務局において、国の個人情報保護委員会が提供する資料の読み込みを行っていましたが、令和4年度、個人情報保護法対応支援業務を事業者と委託契約し、現在、サポートを受けているところです。お手元の資料に業者作成の「個人情報保護法の改正に関する資料」を配布しておりますので、その資料について説明いたします。委員の皆様からご意見を賜り検討を加え、条例案を作成し、またお示ししたいと考えています。ただいまから説明させていただきますので、よろしくお願いいたします。

～　事務局資料説明　～

【会長代理】

　案件3についてご意見、ご質問いかがでしょうか。

【会長】

　死者は法律が排除しているので入れないのですね。

【事務局】　

　条例で謳うことができませんが、法律での運用で可能かと思っております。

【会長】

　運用ですね。何故死者の情報を条例で入れてはいけないのかと思います。医学関係で死者の情報を使いたいということでしょうね。

　議会は置いておいて、オンライン結合は制限、諮問であるとか、あるいは様々な目的外とか第三者提供については先程説明があったように、類型的な諮問はすべきではないということを個人情報保護委員会が言っておりますので、個人情報保護法に合わせて条例には書かないということになったと思いますが、個人情報保護条例の審議会の諮問等については、運用でやろうと思えばできないことはないと思いますが、事務局はどうお考えですか。

【事務局】

　年に一回は審議会を開催し、一年間のご報告をさせていただき、それに対してご意見をいただきたいと思っておりますので、運用面でさせていただければと思っております。

【会長】

　それは事前ではなく事後ですね。

【事務局】

　事前はできませんので事後での報告をさせていただこうと思っています。また、次年度からのマニュアルを作成し、そのマニュアルについては事前に来年2月位に皆様にご審議いただきたいと思っております。

【会長】

　内容的には慎重に行った方が良いので、重要審議事項として諮問をしてもらったほうが私は良いと思うのですが、そのあたりは事務局のお考えもあります。

　開示請求前置については、個人情報保護委員会のQ＆Aでそれについては、前置を前提にしなくてもよいと答えがありましたので、そちらはいいと私は思います。

　要配慮個人情報については、結局、長岡京市でプラスαはしないということで良いのですね？

【事務局】

　本市としては定義づけ等が難しいということ等を踏まえまして運用の面で進めていけたらと思っております。本日皆様のご意見も頂戴しながら決定していきたいと思っておりますので、今、しないということを決めたわけではありません。

【会長代理】

　その他、ご意見、ご質問いかがでしょうか。

【会長】

　内容が難しいかもしれませんね。

【会長代理】

　会長からご説明がありましたけれど、地方自治の観点からすると、今まで個人情報保護条例という形で国の法律よりもずっと先行してやってきて、個人情報の保護についても国よりも進んだことをやってきて、本市もそうだと思いますけれども、国の法律が変わると条例は法律の範囲内でということになってくると、今までやってきた対応がなかなかできにくくなるということは残念です。また、運用でやるということになるかと思いますが、条例で書くということは難しくなってきます。

【会長】

　運用マニュアルは審議会にお示しいただけるということですので、そちらに期待しております。それで審議会の役割を果たせればと思っております。今後の運用と運用マニュアルについてしっかり議論させていただけたらなと思っています。

【会長代理】

　それではよろしいでしょうか。

　案件その他について事務局の方か何かございますか。

【事務局】

　お手元の資料「市が独自に定められる部分」についてご説明いたします。

～　事務局資料説明　～

　以上が独自に定められる部分となっておりますので、この内容につきまして、後日でも構いませんのでご意見をいただければと思い、追加でご説明させていただきました。

　本日「令和3年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況報告書」をお配りしております。6月議会において、市議会に報告させていただき、7月号の広報紙に掲載するとともに、ホームページへの掲載、市役所の市民情報コーナーに配架し公表いたしました。こちらにつきまして、本日お時間の都合でご意見をお伺いできませんでしたが、ご意見・ご質問等ございましたら、事務局までご連絡ください。

　また、本日の報酬は8月10日に振り込みさせていただきますので、よろしくお願いします。

【会長代理】

　他には、よろしいでしょうか。

【会長】

　審査会は条例改正しなくても大丈夫なのでしょうか。

【事務局】

　審査会も条例改正いたします。

【会長】

　それは個人情報保護条例ではなく審査会の条例の方で改正ですね。

【事務局】

　そちらにつきましても後日お示しさせていただきますが、それほど多くの改正ではなく、この法律に基づく部分で審査請求があった場合に諮問するであるとか、議会の方で独自に条例ができそちらで審査請求があればそれを審査するといったところの改正になると考えております。法律を受けて特に大きく変わるということはございません。

【会長】

　わかりました。あともう一点、今日施行条例について意見交換させていただきましたが、議会へはいつ上程予定ですか。

【事務局】

　12月に上程しますが、11月くらいには最終案を決定する予定です。

【会長】

　そうすると、10月くらいまでということでしょうか。

【事務局】

　そうです。9月くらいにパブリックコメント行いますので、そちらも踏まえて10月くらいに次の審議会を開催したいと考えております。

【会長】

　それはありがたいです。よろしくお願いします。

【会長代理】

　他になにかございますか。

【事務局】

　諮問案件令4－2の答申案について、本日の内容を踏まえまして作成し、委員の皆様にメールでお送りさせていただきご意見を頂戴したいと思いますので、よろしくお願いいたします。　

【会長代理】

　では、本日の案件は全て終了いたしましたので、これをもって閉会といたします。